公司物資申購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資申購流程，加強(qiáng)物資管理，提高物資使用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)物資申購的管理。（三）基本原則1.按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購物資，避免浪費(fèi)和積壓。2.預(yù)算控制原則：物資申購應(yīng)嚴(yán)格控制在部門預(yù)算范圍內(nèi)，不得超預(yù)算申購。3.審批規(guī)范原則：物資申購需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保申購的合理性和必要性。4.集中采購原則：對于通用物資，應(yīng)盡量實(shí)行集中采購，以降低采購成本。二、物資分類及申購流程（一）物資分類1.辦公用品：包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、文具、紙張等。2.辦公設(shè)備耗材：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、色帶等。3.通訊設(shè)備及耗材：手機(jī)、固定電話、電話機(jī)、充值卡、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。4.勞保用品：安全帽、工作服、手套、防護(hù)鞋、口罩等。5.維修材料及配件：用于設(shè)備維修的各類材料和配件。6.其他物資：不屬于以上分類的其他物資。（二）申購流程1.提出申購各部門物資需求人員根據(jù)工作需要填寫《物資申購單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申購理由等?！段镔Y申購單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申購內(nèi)容真實(shí)、合理。2.部門初審部門負(fù)責(zé)人對本部門的物資申購進(jìn)行初審，審核申購的必要性、合理性以及是否在預(yù)算范圍內(nèi)。對于不符合要求的申購，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與申購人員溝通，要求其修改或調(diào)整申購內(nèi)容。3.歸口審核涉及固定資產(chǎn)申購的，需經(jīng)歸口管理部門審核。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理制度，對申購的固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)性能、配置合理性等方面的審核。對于涉及專業(yè)性較強(qiáng)的物資申購，如維修材料及配件等，需經(jīng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門審核，確保申購物資的適用性。4.財務(wù)審核財務(wù)部門對物資申購進(jìn)行財務(wù)審核，重點(diǎn)審核申購是否在預(yù)算范圍內(nèi)，以及是否符合公司財務(wù)制度規(guī)定。對于超預(yù)算申購或不符合財務(wù)制度的申購，財務(wù)部門有權(quán)拒絕，并反饋給申購部門說明原因。5.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，《物資申購單》依次報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般物資申購由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額較大或重要物資申購需報公司總經(jīng)理審批。6.采購執(zhí)行經(jīng)審批通過的《物資申購單》交至采購部門，采購部門根據(jù)申購內(nèi)容進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)按照公司采購管理制度，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。對于集中采購的物資，采購部門應(yīng)按照集中采購流程進(jìn)行操作。7.驗(yàn)收入庫物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門負(fù)責(zé)對物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合申購要求。倉庫管理部門負(fù)責(zé)對物資的入庫數(shù)量、外觀等進(jìn)行核對，并辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。8.領(lǐng)用發(fā)放使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取物資。倉庫管理人員按照《物資領(lǐng)用單》發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。對于貴重物資或限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)建立相應(yīng)的領(lǐng)用臺賬，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。三、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)在每年年底根據(jù)本部門下一年度的工作任務(wù)和發(fā)展規(guī)劃，編制物資申購預(yù)算。2.物資申購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計金額等，并說明申購理由。3.預(yù)算編制應(yīng)遵循實(shí)事求是的原則，充分考慮工作實(shí)際需求，避免高估或低估。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的物資申購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算申購。2.如因工作需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行調(diào)整。3.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對物資申購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可申請預(yù)算調(diào)整：因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、工作任務(wù)變化等原因，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足實(shí)際需求。因市場價格波動等原因，導(dǎo)致原預(yù)算物資采購成本大幅增加。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及調(diào)整金額等，并按照預(yù)算審批程序進(jìn)行審批。四、采購管理（一）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和審核。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（二）采購方式1.根據(jù)物資的性質(zhì)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于通用物資、金額較大的物資采購，應(yīng)優(yōu)先采用招標(biāo)采購方式，以確保采購的公平、公正、公開。3.對于采購金額較小、市場貨源充足的物資，可采用詢價采購方式。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批通過的《物資申購單》，制定采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等要求。2.按照采購方式的不同，組織實(shí)施采購活動。如采用招標(biāo)采購方式，應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)等活動；如采用詢價采購方式，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較報價后確定供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。4.采購?fù)瓿珊?，采購部門應(yīng)及時整理采購資料，包括采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報告等，歸檔保存。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物資驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號、數(shù)量等進(jìn)行。2.對于國家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的物資，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉物資的驗(yàn)收方法和標(biāo)準(zhǔn)。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同和申購要求，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收場地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀等是否與合同約定一致。3.使用部門負(fù)責(zé)對物資的質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式進(jìn)行。對于技術(shù)要求較高的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜，并做好記錄。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)填寫《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時間、驗(yàn)收人員、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等。2.《物資驗(yàn)收單》應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，交倉庫管理部門和采購部門存檔。3.對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。六、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)每月進(jìn)行一次，由倉庫管理部門自行組織；不定期盤點(diǎn)根據(jù)公司需要，由財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T組織。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、賬面數(shù)、實(shí)有數(shù)、盤盈盤虧情況等。4.對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。（二）庫存限額1.為合理控制庫存水平，減少資金占用，公司對各類物資設(shè)定庫存限額。2.庫存限額由倉庫管理部門根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場需求等因素進(jìn)行制定，報財務(wù)部門審核后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照庫存限額控制物資庫存，對于超出庫存限額的物資，應(yīng)及時安排處理。（三）庫存物資保管1.倉庫管理部門應(yīng)按照物資的性質(zhì)、特點(diǎn)等，合理安排庫存場地，確保物資安全存放。2.對庫存物資應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.加強(qiáng)對庫存物資的日常保管和維護(hù)，定期檢查物資的質(zhì)量狀況，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立物資管理監(jiān)督小組，由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對物資申購、采購、驗(yàn)收、庫存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對物資管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評價1.建立物資管理考核評價制度，對各部門物資管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括物資申購的合理性、采購成本控制、驗(yàn)收工作質(zhì)量、庫存管理水平等方面。3.考核結(jié)果與部門績效掛鉤，對于物資管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予