合同存檔安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同存檔管理，確保合同檔案的安全、完整與有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同的存檔管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：合同存檔應(yīng)真實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：全面收集合同從洽談、起草、簽訂、履行到終止等各階段的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行合同存檔管理，確保檔案的質(zhì)量和可查性。二、合同存檔管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同存檔管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管公司各類合同檔案，建立合同檔案目錄和索引。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定提供合同檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)合同檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門存檔。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、分類、編號(hào)等工作。3.按照規(guī)定的查閱、借閱流程，申請(qǐng)查閱、借閱本部門的合同檔案。（三）合同審批部門職責(zé)1.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.協(xié)助檔案管理部門做好涉及本部門合同檔案的管理工作。三、合同存檔范圍（一）合同文本1.合同正式文本，包括合同正本、副本及附件。2.合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。（二）合同簽訂過程文件1.合同審批表、審批意見及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。2.合同洽談?dòng)涗?、?huì)議紀(jì)要、往來函件等。3.合同招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。（三）合同履行過程文件1.合同執(zhí)行情況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.合同款項(xiàng)收付憑證、發(fā)票、結(jié)算清單等財(cái)務(wù)資料。3.合同糾紛處理文件，如協(xié)商記錄、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書等。四、合同存檔流程（一）合同簽訂后1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、合同期限等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案管理部門接收1.檔案管理部門收到合同檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，檢查合同文本及相關(guān)資料是否齊全、完整，填寫是否規(guī)范。2.對(duì)符合要求的合同檔案，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并錄入合同檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)不符合要求的合同檔案，應(yīng)及時(shí)退回合同承辦部門，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（三）合同履行過程中1.合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同履行過程中的各類文件資料收集整理，并定期移交檔案管理部門存檔。2.檔案管理部門應(yīng)將新收到的合同履行資料與原合同檔案進(jìn)行合并整理，確保合同檔案的連貫性和完整性。（四）合同終止后1.合同履行完畢或提前終止后，合同承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同終止情況報(bào)告及相關(guān)證明文件移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同終止檔案進(jìn)行專項(xiàng)整理，注明合同終止原因、終止日期等信息，并按照長(zhǎng)期或永久保存的要求進(jìn)行保管。五、合同存檔整理與編號(hào)（一）整理要求1.合同檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、排列有序。2.合同文本應(yīng)逐頁編號(hào)，附件應(yīng)與正文統(tǒng)一編號(hào)，并在編號(hào)上注明附件順序號(hào)。3.合同檔案中的文件資料應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保整齊美觀。（二）編號(hào)規(guī)則1.合同編號(hào)采用“年份+部門代碼+合同類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：取合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。3.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為各部門設(shè)定兩位數(shù)字代碼，如“01”代表總經(jīng)理辦公室，“02”代表人力資源部等。4.合同類別代碼：按照合同的性質(zhì)和用途，設(shè)定兩位數(shù)字代碼，如“01”代表采購合同，“02”代表銷售合同，“03”代表租賃合同等。5.順序號(hào)：按照合同簽訂的先后順序，為每份合同編制四位數(shù)字順序號(hào)，從“0001”開始。例如，人力資源部2023年簽訂的第5份勞動(dòng)合同，編號(hào)為“2302040005”。六、合同存檔保管期限（一）短期保管1.涉及金額較小、履行期限較短的合同，保管期限為[X]年。2.短期保管的合同檔案，在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，可進(jìn)行銷毀處理。（二）中期保管1.一般業(yè)務(wù)合同，保管期限為[X]年。2.中期保管的合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）長(zhǎng)期保管1.涉及公司重大資產(chǎn)、重要權(quán)益、核心業(yè)務(wù)的合同，保管期限為[X]年以上，直至合同所涉事項(xiàng)終結(jié)。2.長(zhǎng)期保管的合同檔案，應(yīng)作為公司重要檔案資料，妥善保管，以備查閱和審計(jì)。（四）永久保管1.公司章程、股東協(xié)議、董事會(huì)決議等具有法律效力的重要文件，保管期限為永久。2.涉及公司歷史沿革、重大訴訟、行政處罰等重要事項(xiàng)的合同檔案，保管期限為永久。七、合同存檔安全保護(hù)措施（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲(chǔ)方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤、磁帶、移動(dòng)硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和查詢。（三）安全保密1.嚴(yán)格限制合同檔案的查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱合同檔案。2.查閱、借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》或《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案進(jìn)行妥善保管，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）應(yīng)急處置1.制定合同檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，能夠迅速采取有效的應(yīng)急措施，減少損失。2.定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.對(duì)因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、丟失的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。八、合同存檔查閱與借閱（一）查閱流程1.查閱人填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱合同的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢合同檔案信息，并確定檔案存放位置。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員將合同檔案歸還原位。（二）借閱流程1.借閱人填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表要求，辦理合同檔案借閱手續(xù)，填寫《合同檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱合同名稱、編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人憑《合同檔案借閱登記表》到檔案庫房領(lǐng)取合同檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還。5.借閱人歸還合同檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在《合同檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，未經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.合同檔案的查閱、借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.同一合同檔案在同一時(shí)間內(nèi)，只能由一人查閱或借閱。如需多人查閱或借閱，應(yīng)分別辦理查閱、借閱手續(xù)。九、合同存檔信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高合同檔案管理的信息化水平。2.合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照合同存檔整理要求，將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行電子化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、合同期限、合同內(nèi)容摘要、審批意見等信息。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)合同檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.及時(shí)更新系統(tǒng)中的合同檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作合同檔案管理系統(tǒng)。十、合同存檔監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案的整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整