印花服裝發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范印花服裝發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司印花服裝的發(fā)貨操作及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)貨信息必須準(zhǔn)確無誤，包括訂單號(hào)、款式、顏色、尺碼、數(shù)量等，確保貨物與訂單要求一致。2.及時(shí)性原則：按照訂單約定的時(shí)間安排發(fā)貨，避免延誤，確?？蛻裟馨磿r(shí)收到貨物。3.安全性原則：在發(fā)貨過程中，要采取必要的防護(hù)措施，確保服裝不受損壞、污染，保證貨物安全運(yùn)輸。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并及時(shí)將訂單信息傳遞給生產(chǎn)部門和發(fā)貨部門。2.發(fā)貨部門收到訂單后，首先對(duì)訂單信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核訂單的完整性、準(zhǔn)確性，包括客戶聯(lián)系方式、收貨地址、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有誤，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通確認(rèn)。（二）庫存核對(duì)1.根據(jù)審核后的訂單信息，發(fā)貨部門核對(duì)庫存情況。庫存管理人員應(yīng)確保有足夠的貨物滿足訂單需求，并確認(rèn)貨物的質(zhì)量狀況。2.如庫存不足，庫存管理人員應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門安排補(bǔ)貨，同時(shí)告知銷售部門與客戶協(xié)商交貨時(shí)間的變更。（三）貨物分揀與包裝1.庫存核對(duì)無誤后，發(fā)貨人員按照訂單要求進(jìn)行貨物分揀。分揀過程中要嚴(yán)格按照款式、顏色、尺碼等進(jìn)行分類，確保貨物準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于印花服裝，要注意檢查印花質(zhì)量，避免有瑕疵的產(chǎn)品發(fā)貨。3.貨物分揀完成后，進(jìn)行包裝。包裝材料應(yīng)符合環(huán)保、安全要求，能夠有效保護(hù)服裝在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝時(shí)要注意將服裝折疊整齊，放入合適的包裝袋或紙箱中，并在包裝內(nèi)放置必要的產(chǎn)品說明書、合格證等資料。（四）發(fā)貨單制作1.發(fā)貨人員根據(jù)分揀和包裝好的貨物，制作發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)包含訂單號(hào)、客戶信息、產(chǎn)品明細(xì)（款式、顏色、尺碼、數(shù)量）、發(fā)貨日期等詳細(xì)信息。2.發(fā)貨單制作完成后，要進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。核對(duì)無誤后，將發(fā)貨單的一聯(lián)隨貨物一同發(fā)送給客戶，一聯(lián)留存發(fā)貨部門作為發(fā)貨記錄，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為結(jié)算依據(jù)。（五）物流選擇與發(fā)貨1.根據(jù)客戶要求和貨物特點(diǎn)，發(fā)貨部門選擇合適的物流公司進(jìn)行發(fā)貨。在選擇物流公司時(shí)，要綜合考慮物流成本、運(yùn)輸時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量等因素。2.與選定的物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物運(yùn)輸安全、運(yùn)輸時(shí)間、賠償責(zé)任等條款。3.將包裝好的貨物交付給物流公司，并辦理貨物交接手續(xù)。交接時(shí)要仔細(xì)核對(duì)貨物數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與發(fā)貨單一致，并要求物流公司在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)。4.發(fā)貨人員及時(shí)跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，通過物流公司提供的查詢系統(tǒng)或其他方式，了解貨物的運(yùn)輸進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)貨物運(yùn)輸出現(xiàn)異常情況（如延誤、丟失、損壞等），應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的措施解決問題。（六）發(fā)貨后的確認(rèn)與反饋1.貨物發(fā)出后，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)與客戶取得聯(lián)系，確認(rèn)客戶是否收到貨物，并了解客戶對(duì)貨物的滿意度。2.如客戶反饋貨物存在問題（如數(shù)量不符、質(zhì)量問題、款式錯(cuò)誤等），發(fā)貨部門應(yīng)詳細(xì)記錄客戶反饋的問題，并及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。處理結(jié)果要及時(shí)反饋給客戶，直至客戶滿意為止。三、發(fā)貨人員職責(zé)（一）發(fā)貨專員1.負(fù)責(zé)訂單接收與初步審核，確保訂單信息準(zhǔn)確完整。2.按照訂單要求進(jìn)行貨物分揀、包裝，保證貨物質(zhì)量和包裝規(guī)范。3.制作準(zhǔn)確無誤的發(fā)貨單，并及時(shí)與相關(guān)部門傳遞發(fā)貨信息。4.選擇合適的物流公司，辦理貨物交接手續(xù)，跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)。5.及時(shí)處理客戶關(guān)于發(fā)貨的咨詢和反饋，協(xié)調(diào)解決發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題。（二）庫存管理人員1.負(fù)責(zé)庫存貨物的日常管理，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。2.根據(jù)訂單需求，及時(shí)核對(duì)庫存，發(fā)現(xiàn)庫存不足時(shí)及時(shí)通知生產(chǎn)部門補(bǔ)貨。3.協(xié)助發(fā)貨人員進(jìn)行貨物分揀，提供庫存貨物的相關(guān)信息。（三）發(fā)貨部門主管1.負(fù)責(zé)發(fā)貨部門的整體管理工作，制定發(fā)貨計(jì)劃和工作流程，確保發(fā)貨工作有序進(jìn)行。2.監(jiān)督發(fā)貨人員的工作執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.定期對(duì)發(fā)貨工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施，提高發(fā)貨效率和服務(wù)質(zhì)量。4.與其他部門（如銷售部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等）保持良好的溝通協(xié)調(diào)，確保發(fā)貨工作與公司整體業(yè)務(wù)流程順暢銜接。四、貨物運(yùn)輸管理（一）物流公司選擇1.建立合格物流公司名錄，定期對(duì)物流公司進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估指標(biāo)包括運(yùn)輸價(jià)格、運(yùn)輸時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)等方面。2.根據(jù)訂單情況和貨物特點(diǎn)，優(yōu)先從合格物流公司名錄中選擇合適的物流公司進(jìn)行合作。如遇特殊情況需要選擇名錄外的物流公司，需經(jīng)過相關(guān)審批流程。（二）運(yùn)輸合同簽訂1.發(fā)貨部門在與物流公司確定合作意向后，負(fù)責(zé)起草運(yùn)輸合同。運(yùn)輸合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物運(yùn)輸安全、運(yùn)輸時(shí)間、賠償責(zé)任、費(fèi)用結(jié)算等條款。2.運(yùn)輸合同起草完成后，提交給公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門審核通過后，由發(fā)貨部門與物流公司簽訂合同，并加蓋公司公章。（三）貨物運(yùn)輸安全保障1.要求物流公司對(duì)運(yùn)輸車輛進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保車輛性能良好，符合安全運(yùn)輸要求。2.在貨物運(yùn)輸過程中，物流公司應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如防潮、防雨、防震等，確保貨物安全。3.發(fā)貨部門應(yīng)要求物流公司為運(yùn)輸?shù)呢浳镔徺I足額的運(yùn)輸保險(xiǎn)，以降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)生貨物損失或損壞，按照保險(xiǎn)合同進(jìn)行理賠。（四）運(yùn)輸時(shí)間跟蹤與延誤處理1.發(fā)貨人員通過物流公司提供的查詢系統(tǒng)或其他方式，實(shí)時(shí)跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，掌握貨物的運(yùn)輸進(jìn)度。2.如發(fā)現(xiàn)貨物運(yùn)輸出現(xiàn)延誤情況，發(fā)貨人員應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通了解原因，并將情況反饋給客戶。同時(shí)，協(xié)調(diào)物流公司采取措施盡快解決延誤問題，如調(diào)整運(yùn)輸路線、增加運(yùn)輸車輛等。3.根據(jù)延誤情況和對(duì)客戶造成的影響，按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)物流公司進(jìn)行相應(yīng)的處罰，并要求物流公司承擔(dān)因延誤給公司造成的損失。五、發(fā)貨異常情況處理（一）貨物短缺或損壞1.客戶收到貨物后，如發(fā)現(xiàn)貨物短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)通知發(fā)貨部門。發(fā)貨部門接到通知后，要詳細(xì)了解情況，并要求客戶提供相關(guān)照片或證明材料。2.發(fā)貨部門對(duì)客戶反饋的問題進(jìn)行核實(shí)，如屬于物流公司運(yùn)輸過程中的責(zé)任，按照運(yùn)輸合同的約定要求物流公司進(jìn)行賠償。3.如屬于公司內(nèi)部發(fā)貨環(huán)節(jié)的問題，發(fā)貨部門應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并及時(shí)為客戶補(bǔ)發(fā)貨物或提供相應(yīng)的解決方案，確保客戶滿意。（二）訂單信息錯(cuò)誤1.發(fā)貨過程中發(fā)現(xiàn)訂單信息錯(cuò)誤（如客戶地址錯(cuò)誤、產(chǎn)品規(guī)格錯(cuò)誤等），發(fā)貨人員應(yīng)立即停止發(fā)貨操作，并及時(shí)與銷售部門溝通確認(rèn)。2.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系，協(xié)商修改訂單信息。如客戶同意修改，銷售部門應(yīng)及時(shí)將修改后的訂單信息傳遞給發(fā)貨部門，發(fā)貨部門按照新的訂單信息進(jìn)行發(fā)貨操作。3.如客戶不同意修改訂單信息，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如取消訂單、重新下單等。發(fā)貨部門根據(jù)協(xié)商結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）物流運(yùn)輸異常1.如物流運(yùn)輸過程中出現(xiàn)交通事故、自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致貨物運(yùn)輸延誤或無法按時(shí)送達(dá)，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通，了解具體情況，并將信息反饋給銷售部門和客戶。2.與物流公司協(xié)商解決方案，如調(diào)整運(yùn)輸路線、更換運(yùn)輸方式等，盡量減少對(duì)客戶交貨時(shí)間的影響。同時(shí)，按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)物流公司進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.及時(shí)向客戶通報(bào)物流運(yùn)輸異常情況及處理進(jìn)展，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。六、發(fā)貨記錄與檔案管理（一）發(fā)貨記錄1.發(fā)貨部門應(yīng)建立詳細(xì)的發(fā)貨記錄臺(tái)賬，記錄每一筆訂單的發(fā)貨信息，包括訂單號(hào)、客戶信息、發(fā)貨日期、發(fā)貨單號(hào)、貨物明細(xì)、物流公司名稱、運(yùn)輸單號(hào)等。2.發(fā)貨記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和核對(duì)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要妥善保存發(fā)貨記錄，以便日后查詢和追溯。（二）檔案管理1.發(fā)貨部門負(fù)責(zé)收集、整理與發(fā)貨相關(guān)的各類文件和資料，包括訂單復(fù)印件、發(fā)貨單、運(yùn)輸合同、物流運(yùn)單、客戶反饋記錄等。2.將上述文件和資料按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行歸檔，建立發(fā)貨檔案。發(fā)貨檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.定期對(duì)發(fā)貨檔案進(jìn)行清理和檢查，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.發(fā)貨準(zhǔn)確性：考核發(fā)貨信息與訂單信息的一致程度，包括訂單號(hào)、款式、顏色、尺碼、數(shù)量等。2.發(fā)貨及時(shí)性：考核是否按照訂單約定的時(shí)間安排發(fā)貨，按時(shí)發(fā)貨率。3.貨物運(yùn)輸安全性：考核貨物在運(yùn)輸過程中的損壞率、丟失率等情況。4.客戶滿意度：通過客戶反饋和調(diào)查，考核客戶對(duì)發(fā)貨服務(wù)的滿意度。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.在發(fā)貨工作中表現(xiàn)優(yōu)秀，發(fā)貨準(zhǔn)確性高、及時(shí)性強(qiáng)、貨物運(yùn)輸安全無事故、客戶滿意度高的發(fā)貨人員，給予月度或年度獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。2.對(duì)發(fā)貨流程優(yōu)化、降低發(fā)貨成本、提高發(fā)貨效率有突出貢獻(xiàn)的發(fā)貨部門或個(gè)人，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。（三）懲罰措施1.因工作失誤導(dǎo)致發(fā)貨信息錯(cuò)誤、發(fā)貨延誤