學(xué)校音像資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校音像資料的管理，有效保護(hù)和合理利用音像資料，提高學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各教學(xué)單位以及全體教職員工和學(xué)生對(duì)學(xué)校音像資料的管理、使用和維護(hù)。（三）定義1.音像資料：指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的，以聲音、圖像等形式記錄的各種資料，包括但不限于教學(xué)課件、講座視頻、會(huì)議錄音、實(shí)驗(yàn)演示錄像、活動(dòng)記錄影像等。2.管理部門：學(xué)校指定的負(fù)責(zé)音像資料管理工作的部門，承擔(dān)音像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用等管理職責(zé)。二、管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校音像資料管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)音像資料的統(tǒng)籌規(guī)劃和資源整合，制定音像資料的收集計(jì)劃，指導(dǎo)各部門、各教學(xué)單位做好音像資料的收集工作。3.建立學(xué)校音像資料管理系統(tǒng)，對(duì)音像資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管，確保音像資料的安全、完整和可檢索。4.負(fù)責(zé)音像資料的借閱、使用登記和統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)音像資料的使用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作提供數(shù)據(jù)支持。5.對(duì)損壞、丟失的音像資料進(jìn)行鑒定和處理，及時(shí)補(bǔ)充和更新音像資料，保證音像資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.開展音像資料管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高全體教職員工和學(xué)生對(duì)音像資料管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，促進(jìn)音像資料的合理利用。（二）資料形成部門職責(zé)1.按照學(xué)校音像資料管理的要求，負(fù)責(zé)本部門音像資料的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交學(xué)校管理部門。2.協(xié)助學(xué)校管理部門做好音像資料的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管等工作，提供必要的信息和資料。3.根據(jù)教學(xué)、科研及管理工作的需要，向?qū)W校管理部門提出音像資料的借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用音像資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或傳播。4.負(fù)責(zé)本部門音像資料的安全管理，定期檢查音像資料的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告學(xué)校管理部門。（三）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守學(xué)校音像資料管理制度，按照規(guī)定的程序和要求借閱、使用音像資料。2.愛護(hù)音像資料，不得擅自涂改、損壞、丟失音像資料，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校管理部門。3.使用音像資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照使用目的使用，不得用于與教學(xué)、科研及管理無關(guān)的活動(dòng)。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還音像資料，并辦理歸還手續(xù)。三、音像資料的收集（一）收集范圍1.學(xué)校組織的各類教學(xué)活動(dòng)，如課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、學(xué)術(shù)講座、教學(xué)研討會(huì)等形成的音像資料。2.學(xué)校開展的科研項(xiàng)目研究過程中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、研究成果演示、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等音像資料。3.學(xué)校管理部門組織的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的音像資料。4.學(xué)校師生創(chuàng)作的優(yōu)秀教學(xué)課件、多媒體作品、文藝演出、體育比賽等音像資料。5.學(xué)校引進(jìn)的國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀教學(xué)、科研、文化等音像資料。6.其他與學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作相關(guān)的音像資料。（二）收集要求1.音像資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的實(shí)際情況。2.音像資料的格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，便于存儲(chǔ)、保管和使用。推薦使用常見的視頻格式（如MP4、AVI等）和音頻格式（如MP3、WAV等）。3.音像資料應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)題、日期、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介、形成部門等信息，確保音像資料的可識(shí)別性和可追溯性。4.收集的音像資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的內(nèi)容，保證音像資料的質(zhì)量。（三）收集方式1.各部門、各教學(xué)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)音像資料的收集工作，定期將本部門形成的音像資料移交學(xué)校管理部門。2.學(xué)校管理部門可通過定期收集、專項(xiàng)征集、網(wǎng)絡(luò)下載等方式，收集各類音像資料。3.鼓勵(lì)師生個(gè)人向?qū)W校管理部門捐贈(zèng)有價(jià)值的音像資料，學(xué)校管理部門應(yīng)按照規(guī)定給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。四、音像資料的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循音像資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持音像資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和使用。2.按照音像資料的內(nèi)容、主題、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.對(duì)音像資料進(jìn)行編號(hào)管理，保證每個(gè)音像資料都有唯一的標(biāo)識(shí)，便于查詢和檢索。（二）整理方法1.分類：根據(jù)音像資料的內(nèi)容和用途，將其分為教學(xué)類、科研類、管理類、文化類等類別。每個(gè)類別下可再細(xì)分若干子類，如教學(xué)類可分為課程教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)活動(dòng)等子類。2.編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，對(duì)音像資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號(hào)等信息，例如：2023JX001，表示2023年形成的教學(xué)類音像資料，順序號(hào)為001。3.標(biāo)注信息：在音像資料的存儲(chǔ)介質(zhì)上或管理系統(tǒng)中，標(biāo)注清晰的標(biāo)題、日期、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介、形成部門、編號(hào)等信息。4.建立目錄：根據(jù)音像資料的分類和編號(hào)，建立詳細(xì)的目錄清單，包括音像資料的編號(hào)、標(biāo)題、日期、時(shí)長(zhǎng)、存儲(chǔ)位置等信息，便于查詢和管理。（三）歸檔要求1.音像資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)歸檔至學(xué)校管理部門指定的存儲(chǔ)設(shè)備或存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.歸檔的音像資料應(yīng)一式兩份，一份存儲(chǔ)于學(xué)校的本地存儲(chǔ)設(shè)備，另一份存儲(chǔ)于云端存儲(chǔ)或其他備份存儲(chǔ)設(shè)備，以確保音像資料的安全和可恢復(fù)性。3.建立音像資料歸檔清單，記錄歸檔的音像資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，并由歸檔人員和接收人員簽字確認(rèn)。4.定期對(duì)歸檔的音像資料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保音像資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。五、音像資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.根據(jù)音像資料的存儲(chǔ)需求和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、磁帶、光盤、云存儲(chǔ)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)性能、可靠性和安全性，能夠滿足音像資料長(zhǎng)期存儲(chǔ)的要求。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.音像資料的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對(duì)音像資料的損害。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防塵等安全措施，確保音像資料的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存儲(chǔ)設(shè)備的異常情況。（三）保管措施1.建立音像資料保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄音像資料的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保音像資料的流向清晰可查。2.對(duì)音像資料的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，標(biāo)明音像資料的編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)日期等信息，便于查找和識(shí)別。3.定期對(duì)音像資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或存儲(chǔ)地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)重要的音像資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，確保音像資料的保密性和完整性。5.加強(qiáng)對(duì)音像資料保管人員的培訓(xùn)和管理，提高保管人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保音像資料保管工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。六、音像資料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.學(xué)校教職員工和學(xué)生因教學(xué)、科研、管理等工作需要借閱音像資料的，應(yīng)填寫《音像資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至學(xué)校管理部門，由管理部門進(jìn)行審核。審核通過后，管理部門為申請(qǐng)人辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.音像資料的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向?qū)W校管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還音像資料，如需繼續(xù)使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用規(guī)定1.借閱人應(yīng)按照申請(qǐng)的借閱目的使用音像資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、傳播或用于其他與教學(xué)、科研及管理無關(guān)的活動(dòng)。2.使用音像資料時(shí)，應(yīng)愛護(hù)音像資料，不得擅自涂改、損壞、丟失音像資料。如發(fā)現(xiàn)音像資料有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將音像資料歸還學(xué)校管理部門，并辦理歸還手續(xù)。歸還時(shí)，管理部門應(yīng)對(duì)音像資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（四）歸還驗(yàn)收1.借閱人歸還音像資料時(shí)，學(xué)校管理部門應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行驗(yàn)收，檢查音像資料的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。2.如發(fā)現(xiàn)音像資料有損壞、丟失或逾期未還等情況，管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)借閱人進(jìn)行處理，包括責(zé)令賠償、暫停借閱權(quán)限等。3.驗(yàn)收合格后，管理部門在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將音像資料歸位存儲(chǔ)。七、音像資料的更新與維護(hù)（一）更新原則1.根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的發(fā)展需要，及時(shí)更新音像資料，確保音像資料的時(shí)效性和實(shí)用性。2.對(duì)已損壞、過時(shí)或不再使用的音像資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理，避免占用存儲(chǔ)空間。（二）更新方式1.定期收集學(xué)校各部門、各教學(xué)單位新形成的音像資料，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔和更新。2.根據(jù)教學(xué)大綱、科研項(xiàng)目、管理要求等變化，對(duì)現(xiàn)有音像資料進(jìn)行審查和篩選，對(duì)不符合要求的音像資料進(jìn)行更新或替換。3.關(guān)注國(guó)內(nèi)外教育、科研、文化等領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)引進(jìn)優(yōu)秀的音像資料，豐富學(xué)校音像資料資源。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)音像資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、音像資料的存儲(chǔ)完整性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。2.對(duì)音像資料的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換和升級(jí)，以適應(yīng)新的播放設(shè)備和軟件要求，確保音像資料的正常使用。3.建立音像資料維護(hù)記錄，記錄維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、處理結(jié)果等信息，便于跟蹤和管理。八、音像資料的安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)音像資料存儲(chǔ)場(chǎng)所和存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，采取必要的防火、防盜、防蟲、防塵、防潮、防磁等措施，確保音像資料的安全存儲(chǔ)。2.建立音像資料安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他安全事故時(shí)，能夠及時(shí)保護(hù)音像資料的安全。3.對(duì)音像資料的傳輸和使用過程進(jìn)行安全監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（二）保密措施1.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的音像資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、專人保管等保密措施，防止信息泄露。2.借閱和使用涉及保密的音像資料時(shí)，借閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾遵守保密規(guī)定，不得將音像資料泄露給無關(guān)人員。3.加強(qiáng)對(duì)音像資料管理工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因工作人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校管理部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校音像資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門、各教學(xué)單位的音像資料管理工作進(jìn)行抽查。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受全體教職員工和學(xué)生對(duì)音像資料管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查和處理。（二）檢查內(nèi)容1.音像資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.音像資料管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可檢索性等。3.音像資料的安全與保密措施是否落實(shí)到位，是否存在安全隱患和泄密風(fēng)險(xiǎn)。4.各部門、各教學(xué)單位對(duì)音像資料管理工作的重視程度和執(zhí)行情況，是否存在敷衍了事、違規(guī)操作等問題。（三）結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，