學(xué)院高校收文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院高校收文管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院高校各部門、各單位收到的各類文件、信函、資料等。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則對(duì)收到的文件要及時(shí)處理，確保不延誤工作。2.準(zhǔn)確無誤原則準(zhǔn)確登記、傳遞文件內(nèi)容，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤。3.安全保密原則妥善保管文件，防止文件丟失、泄密。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.機(jī)要渠道通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式傳遞的文件。2.郵政渠道通過郵政特快專遞（EMS）、掛號(hào)信等方式寄來的文件。3.電子渠道通過電子郵件、電子政務(wù)平臺(tái)等方式接收的文件。4.專人送達(dá)由上級(jí)部門、其他單位或個(gè)人直接送達(dá)的文件。（二）收文登記1.登記人員各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收文登記工作。2.登記內(nèi)容收文登記應(yīng)包括文件的編號(hào)、來文單位、來文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。3.登記方式收文登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式。紙質(zhì)登記應(yīng)使用專門的收文登記簿，電子登記應(yīng)使用學(xué)院高校統(tǒng)一的收文管理系統(tǒng)。三、文件簽收與初審（一）文件簽收1.簽收人員收到文件后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人員應(yīng)核對(duì)文件的數(shù)量、封裝情況等是否完好。2.簽收手續(xù)簽收人員應(yīng)在文件投遞單或送文簿上簽字，并注明簽收日期。（二）初審1.初審人員收文登記后，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或指定的專人進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容初審內(nèi)容包括文件的密級(jí)、緊急程度、是否屬于本部門職責(zé)范圍、是否需要辦理等。3.初審處理對(duì)于符合要求的文件，初審人員應(yīng)簽署初審意見，并及時(shí)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或承辦人員處理；對(duì)于不符合要求的文件，初審人員應(yīng)注明原因，并及時(shí)退回。四、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免擴(kuò)大或縮小。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)傳閱將文件打印或復(fù)印后，按照傳閱范圍依次傳遞給相關(guān)人員閱讀。2.電子傳閱通過學(xué)院高校統(tǒng)一的收文管理系統(tǒng)，將文件發(fā)送給相關(guān)人員閱讀。（三）傳閱要求1.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱讀文件，并簽署傳閱意見。2.傳閱過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的安全，避免文件丟失、損壞。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先傳閱，確保及時(shí)處理。五、文件承辦（一）承辦人員根據(jù)文件內(nèi)容和工作分工，確定文件的承辦人員。承辦人員應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作能力。（二）承辦要求1.承辦人員應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)辦理文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。2.辦理文件過程中，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查研究，提出切實(shí)可行的意見和建議。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，承辦人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，共同辦理。（三）辦理結(jié)果反饋1.承辦人員辦理完文件后，應(yīng)及時(shí)填寫文件辦理情況反饋表，將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.辦理結(jié)果反饋表應(yīng)包括文件標(biāo)題、文號(hào)、辦理情況、辦理時(shí)間等信息。六、文件催辦（一）催辦人員各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件催辦工作。催辦人員應(yīng)定期對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行檢查和督促。（二）催辦方式1.電話催辦通過電話與承辦人員聯(lián)系，了解文件辦理進(jìn)展情況。2.書面催辦向承辦人員發(fā)送文件催辦單，明確要求承辦人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件辦理。（三）催辦要求1.催辦人員應(yīng)及時(shí)掌握文件辦理情況，對(duì)于逾期未辦理的文件，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催辦通知。2.承辦人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待催辦工作，及時(shí)說明文件辦理延誤的原因，并盡快完成文件辦理。七、文件歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價(jià)值的文件、信函、資料等。2.經(jīng)過辦理的文件的定稿、正本、副本等。3.與文件辦理相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件，應(yīng)在次年上半年歸檔。2.跨年度辦理的文件，應(yīng)在辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，注明文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等信息。3.歸檔文件應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和裝訂。八、文件保密（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，確保文件不泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.在文件處理過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的安全，避免文件丟失、損壞。（二）保密責(zé)任1.各部門、各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確保密責(zé)任。2.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露文件內(nèi)容。3.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余文件。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等不宜留存的文件。（二）銷毀方式1.集中銷毀對(duì)于數(shù)量較多、需要統(tǒng)一銷毀的文件，可采用集中銷毀的方式。集中銷毀應(yīng)在學(xué)院高校指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.自行銷毀對(duì)于數(shù)量較少、不需要集中銷毀的文件，可由文件管理人員自行銷毀。自行銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。（三）銷毀程序1.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行清理和登記。2.填寫文件銷毀審批表，注明文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀，并在文件銷毀審批表上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.文件銷毀后，文件