公司寄出樣品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品寄出流程，確保樣品能夠安全、準確、及時地送達客戶手中，同時加強對樣品寄出過程的管理與控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品寄出的部門及人員。（三）基本原則1.準確性原則：確保所寄樣品與客戶需求完全一致，包括樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.及時性原則：按照客戶要求的時間節(jié)點安排樣品寄出，避免因延誤給客戶造成不良影響。3.安全性原則：采取必要的包裝和運輸措施，保證樣品在運輸過程中不受損壞、丟失或變質(zhì)。4.成本效益原則：在保證樣品安全、及時送達的前提下，合理控制樣品寄出成本。二、樣品寄出申請（一）申請流程1.業(yè)務部門或相關人員根據(jù)客戶需求，填寫《樣品寄出申請表》，詳細注明客戶信息、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、要求寄出時間等內(nèi)容。2.《樣品寄出申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認樣品信息準確無誤且符合業(yè)務需求。3.若涉及特殊樣品或高價值樣品，還需經(jīng)相關主管領導審批同意。（二）申請信息要求1.客戶信息應包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等詳細內(nèi)容，確保信息準確可查，以便后續(xù)溝通與跟蹤。2.樣品信息必須清晰、準確，對于復雜樣品應附上詳細的產(chǎn)品說明或圖紙，避免因信息不明確導致樣品錯誤寄出。3.要求寄出時間應根據(jù)客戶需求合理填寫，同時考慮公司內(nèi)部樣品準備時間和物流運輸時間，確保能夠按時送達。三、樣品準備（一）樣品整理1.倉庫管理人員根據(jù)《樣品寄出申請表》，對所需樣品進行整理、核對，確保樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量與申請表一致。2.檢查樣品的外觀質(zhì)量，確保無損壞、缺陷等問題。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題，應及時通知相關部門進行更換或處理。（二）樣品包裝1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、特點和運輸要求，選擇合適的包裝材料和方式。對于易損、易碎樣品，應采取特殊的防護措施，如使用泡沫、氣墊等進行填充，并在外包裝上標明“易碎品”標識。2.包裝應牢固、密封，防止樣品在運輸過程中受到碰撞、擠壓、潮濕等影響。同時，在包裝上應清晰標注樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，以便識別和跟蹤。（三）樣品標識1.在樣品上或包裝上粘貼唯一性標識，標識內(nèi)容應包括樣品編號、客戶名稱、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.樣品編號應按照公司統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編制，確保每個樣品都有唯一的標識，便于在整個流程中進行追溯和管理。四、物流選擇與寄件（一）物流供應商選擇1.采購部門定期對物流供應商進行評估和篩選，建立合格物流供應商名錄。評估指標包括物流服務質(zhì)量、運輸價格、運輸時效、信譽等方面。2.根據(jù)樣品的性質(zhì)、重量、體積、目的地等因素，從合格物流供應商名錄中選擇合適的物流供應商。對于緊急樣品，優(yōu)先選擇能夠保證運輸時效的物流供應商。（二）寄件手續(xù)辦理1.業(yè)務部門或相關人員負責與選定的物流供應商聯(lián)系，辦理寄件手續(xù)。填寫物流運單，詳細注明寄件人信息、收件人信息、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、重量、體積等內(nèi)容，并確保信息與《樣品寄出申請表》一致。2.在運單上選擇合適的運輸方式和服務項目，如快遞、空運、陸運等，并根據(jù)實際情況選擇是否購買保險。3.將填寫好的運單及樣品交予物流供應商收件人員，辦理交接手續(xù)。交接時，應要求物流供應商出具收件憑證，注明收件日期、收件人姓名等信息，作為樣品已寄出的證明。（三）物流跟蹤1.業(yè)務部門或相關人員負責對樣品的物流運輸情況進行跟蹤。通過物流供應商提供的查詢渠道，及時了解樣品的運輸狀態(tài)，如是否已收件、運輸途中位置、預計到達時間等。2.如發(fā)現(xiàn)物流運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失、損壞等，應立即與物流供應商聯(lián)系，了解原因并要求其采取相應的解決措施。同時，及時向部門負責人和相關領導匯報情況，以便協(xié)調(diào)處理。五、費用結算（一）費用核算1.財務部門根據(jù)物流供應商提供的運費發(fā)票及相關運輸憑證，對樣品寄出費用進行核算。核算內(nèi)容包括運費、保險費、包裝費等各項費用明細。2.確保費用核算準確無誤，如有疑問應及時與物流供應商或業(yè)務部門溝通核實。（二）費用支付1.財務部門按照公司財務制度和合同約定，及時安排樣品寄出費用的支付。支付前，需對費用報銷單進行審核，確保手續(xù)齊全、審批流程完整。2.對于與物流供應商簽訂月結協(xié)議的，應在規(guī)定的月結日期內(nèi)完成費用結算；對于其他支付方式，應按照約定及時支付款項，避免因逾期支付給公司帶來不良影響。六、樣品寄出記錄與檔案管理（一）記錄要求1.業(yè)務部門或相關人員應建立樣品寄出記錄臺賬，詳細記錄每一次樣品寄出的相關信息，包括客戶名稱、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、寄出時間、物流單號、運費金額、簽收情況等內(nèi)容。2.記錄應及時、準確、完整，確保能夠清晰反映樣品寄出的全過程，便于查詢和追溯。（二）檔案管理1.樣品寄出相關的文件資料，如《樣品寄出申請表》、物流運單、運費發(fā)票、收件憑證等，應按照檔案管理規(guī)定進行整理、歸檔。2.檔案保存期限應符合公司相關規(guī)定，一般為[X]年。保存期滿后，經(jīng)審批可進行銷毀處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對樣品寄出流程進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括樣品申請的規(guī)范性、樣品準備的準確性、物流選擇的合理性、寄件手續(xù)的完整性、物流跟蹤的及時性等方面。2.監(jiān)督小組可通過查閱相關記錄、實地走訪物流供應商、與客戶溝通等方式進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將樣品寄出工作納入部門及個人績效考核體系，對在樣品寄出過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規(guī)定，導致樣品寄出出現(xiàn)延誤、錯誤、損壞、丟失等問題，給公司造成損失的部門和個人，按照公司績效考核制度進行相應的處罰，處罰措施包括但不限于扣減績效獎金、降職降薪、解除勞動合同等。八、附則（一）解釋權本制度由公司人事總監(jiān)負責解釋。（二）修訂與