單位印章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位印章的管理，規(guī)范印章使用行為，維護(hù)單位的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及單位業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件往來(lái)、合同簽訂等方面使用印章的管理。（三）印章種類1.單位公章：代表單位行使職權(quán)，具有最高法律效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)，代表法定代表人行使職權(quán)的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件往來(lái)、通知發(fā)布等的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.單位公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的刻制，由單位行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及單位規(guī)定的程序，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.部門章的刻制，由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)行政部門備案，由行政部門統(tǒng)一安排刻制。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)在單位內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍及相關(guān)注意事項(xiàng)。3.印章啟用時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄印章啟用的日期、啟用人、批準(zhǔn)人等信息。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜或?yàn)E用。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定。（二）保管職責(zé)1.單位公章：由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置，使用完畢后應(yīng)及時(shí)鎖入保險(xiǎn)柜。2.法定代表人章：一般由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照法定代表人的指示使用印章。3.財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保印章用于財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的正常辦理。4.合同專用章：由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)熟悉合同簽訂流程，確保印章用于合法合規(guī)的合同簽訂。5.部門章：由各部門指定專人保管。保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)本部門印章的日常保管和使用，并按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行用印申請(qǐng)和審批。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章交接給單位指定的臨時(shí)保管人員，并辦理交接手續(xù)。四、印章的使用（一）使用范圍1.單位公章：用于單位對(duì)外發(fā)布的正式文件、信函、證明、授權(quán)委托書等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理單位的各類資質(zhì)申報(bào)、證照年檢等業(yè)務(wù)；其他需要代表單位行使職權(quán)的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)，如法定代表人授權(quán)書、財(cái)務(wù)票據(jù)背書等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票、收據(jù)、支票等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。5.部門章：用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件往來(lái)、通知發(fā)布、工作聯(lián)系函等，但不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議或代表單位行使職權(quán)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間、申請(qǐng)人等信息。2.審批：涉及單位重大事項(xiàng)、重要文件、合同簽訂等用印，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。一般文件、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等用印，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門內(nèi)部文件、通知等用印，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.用印：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)用印內(nèi)容與申請(qǐng)表填寫內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置恰當(dāng)。4.登記：印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法事先履行審批手續(xù)的，使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或需要會(huì)簽的文件，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程依次進(jìn)行審批，確保各部門意見一致后再行用印。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.單位名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因，導(dǎo)致印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失等情況，需要更換新印章。（二）停用程序1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章停用通知，明確停用的印章名稱、停用日期等信息。2.印章保管人員應(yīng)將停用的印章交回行政部門，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。（三）銷毀程序1.對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)組織印章的銷毀工作。銷毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門單位設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管制度。2.印章使用是否符合規(guī)定的流程和范圍，審批手續(xù)是否齊全。3.《印章使用登記簿》記錄是否完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際用印情況是否相符。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)違規(guī)使用印章造成單位經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任；構(gòu)