公司部門溝通管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間的溝通管理。（三）基本原則1.準確性原則：溝通信息應準確、清晰，避免模糊和歧義。2.及時性原則：及時傳遞和反饋信息，不得拖延，確保工作的時效性。3.完整性原則：溝通內(nèi)容應完整，涵蓋工作的各個方面，避免信息遺漏。4.保密性原則：涉及公司機密的信息，應嚴格保密，不得泄露。二、溝通渠道（一）會議溝通1.部門例會各部門每周定期召開部門例會，由部門負責人主持，總結上周工作，安排本周工作任務。會議應明確議題，參會人員應提前準備相關資料，確保會議高效進行。2.跨部門會議根據(jù)工作需要，不定期召開跨部門會議，由相關部門負責人參加，共同商討解決工作中出現(xiàn)的問題。會議應提前確定會議主題、時間、地點和參會人員，并提前將會議資料發(fā)送給參會人員。3.公司例會公司每月召開一次公司例會，由公司高層領導主持，各部門負責人匯報本部門工作進展情況，公司領導對公司整體工作進行安排和部署。參會人員應認真準備匯報材料，確保匯報內(nèi)容真實、準確、完整。（二）文件溝通1.工作通知公司內(nèi)部發(fā)布的工作通知，應通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式及時傳達給相關部門和人員。工作通知應明確通知事項、時間要求、責任人等內(nèi)容，確保接收人員能夠準確理解和執(zhí)行。2.報告與請示各部門向上級領導或其他部門提交的報告與請示，應按照公司規(guī)定的格式和流程進行撰寫和提交。報告與請示應內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準確、分析合理，提出的建議和解決方案應具有可操作性。3.文件存檔公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件，包括通知、報告、請示、合同等，應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存檔，以便查閱和參考。（三）口頭溝通1.日常交流公司內(nèi)部員工之間應保持良好的日常交流，及時溝通工作進展、問題和需求?？陬^溝通應簡潔明了，避免冗長和復雜的表述。2.電話溝通因工作需要進行電話溝通時，應提前準備好溝通內(nèi)容，確保通話高效進行。通話結束后，應及時整理通話記錄，如有需要，應將通話記錄發(fā)送給相關人員。3.面對面溝通重要事項或需要深入溝通的問題，應采用面對面溝通的方式進行。面對面溝通時，應注意溝通禮儀，尊重對方意見，認真傾聽對方發(fā)言，共同尋求解決方案。（四）信息化溝通工具1.公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)是公司內(nèi)部溝通的重要平臺，員工應熟練使用該系統(tǒng)進行工作溝通、文件共享、流程審批等操作。員工應及時在系統(tǒng)中更新個人信息和工作動態(tài)，確保信息的及時性和準確性。2.電子郵件電子郵件是公司內(nèi)部溝通的常用工具之一，員工應按照公司規(guī)定的郵箱使用規(guī)范進行郵件收發(fā)。發(fā)送郵件時，應明確郵件主題，確保郵件內(nèi)容簡潔明了，附件格式正確、大小適中。3.即時通訊工具公司內(nèi)部可使用即時通訊工具進行工作溝通，但應注意使用場合和方式，不得在工作時間內(nèi)進行與工作無關的聊天。即時通訊工具的聊天記錄應妥善保存，以備查閱。三、溝通流程（一）信息發(fā)起1.各部門或員工根據(jù)工作需要，發(fā)起溝通信息，明確溝通目的、內(nèi)容、對象等。2.對于重要信息，應提前進行策劃和準備，確保信息的準確性和完整性。（二）信息傳遞1.根據(jù)溝通渠道的不同，選擇合適的方式進行信息傳遞。2.對于需要多個部門或人員參與的溝通，應明確牽頭部門或人員，確保信息傳遞的順暢。（三）信息接收與反饋1.接收信息的部門或人員應及時查收信息，并認真閱讀和理解信息內(nèi)容。2.對于需要反饋的信息，應在規(guī)定的時間內(nèi)給予反饋，反饋內(nèi)容應準確、清晰，如有需要，應提出相關建議和解決方案。（四）信息跟蹤與處理1.對于重要信息或需要持續(xù)跟進的事項，應建立信息跟蹤機制，確保信息得到及時處理和落實。2.信息跟蹤人員應定期對信息處理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。四、溝通規(guī)范（一）語言規(guī)范1.溝通時應使用文明、禮貌、規(guī)范的語言，不得使用粗俗、侮辱性語言。2.表達觀點應清晰、準確、簡潔，避免使用模糊、歧義的語言。（二）態(tài)度規(guī)范1.溝通時應保持積極、主動、熱情的態(tài)度，尊重對方意見和感受。2.不得在溝通中表現(xiàn)出不耐煩、冷漠、傲慢等不良態(tài)度。（三）行為規(guī)范1.溝通時應注意言行舉止，保持良好的形象和職業(yè)素養(yǎng)。2.不得在溝通中打斷對方發(fā)言，不得隨意插話或搶話。五、溝通協(xié)調(diào)機制（一）建立溝通協(xié)調(diào)小組1.公司成立溝通協(xié)調(diào)小組，由公司高層領導擔任組長，各部門負責人為成員。2.溝通協(xié)調(diào)小組負責定期召開會議，研究解決公司內(nèi)部溝通中存在的問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關系。（二）設立溝通協(xié)調(diào)專員1.各部門指定一名溝通協(xié)調(diào)專員，負責本部門與其他部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。2.溝通協(xié)調(diào)專員應定期與其他部門的溝通協(xié)調(diào)專員進行溝通，及時了解工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（三）建立溝通協(xié)調(diào)機制1.建立定期溝通機制，各部門應定期向溝通協(xié)調(diào)小組匯報本部門工作進展情況和存在的問題。2.建立問題協(xié)調(diào)解決機制，對于工作中出現(xiàn)的問題，由溝通協(xié)調(diào)小組組織相關部門進行協(xié)調(diào)解決。3.建立溝通反饋機制，各部門應及時將溝通協(xié)調(diào)的結果反饋給相關部門和人員。六、溝通監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司人力資源部門負責對公司內(nèi)部溝通情況進行監(jiān)督檢查，定期收集各部門和員工的反饋意見。2.對于違反溝通管理制度的行為，應及時進行糾正和處理。（二）考核機制1.將部門和員工的溝通表現(xiàn)納入績效考核體系，作為考核的重要內(nèi)容之一。2