公司證照借用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照的管理，規(guī)范證照的借用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、子公司及分公司因工作需要借用公司證照的情況。（三）定義1.公司證照：指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等各類(lèi)具有法律效力的文件。二、證照管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一登記、保管和年審等工作。2.建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照的領(lǐng)取、借用、歸還等情況。3.對(duì)借用證照的申請(qǐng)進(jìn)行初審，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.監(jiān)督借用證照的使用情況，確保其安全、完整。（二）借用部門(mén)職責(zé)1.提出證照借用申請(qǐng)，明確借用用途、借用期限等。2.負(fù)責(zé)借用證照的妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、遺失。3.在規(guī)定期限內(nèi)歸還借用的證照。（三）審批部門(mén)職責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)證照借用申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保借用行為符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。三、證照借用流程（一）申請(qǐng)1.借用部門(mén)如需借用公司證照，應(yīng)填寫(xiě)《公司證照借用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明借用證照名稱(chēng)、借用用途、借用期限、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門(mén)。（二）初審行政部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括：1.借用用途是否合理、必要。2.借用期限是否符合實(shí)際工作需要。3.申請(qǐng)部門(mén)是否具備借用證照的資格。如初審?fù)ㄟ^(guò)，行政部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并將申請(qǐng)表報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)行政部門(mén)的初審意見(jiàn)，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署同意借用的意見(jiàn)。（四）借用1.行政部門(mén)憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，辦理證照借用手續(xù)。2.借用人員需在行政部門(mén)當(dāng)場(chǎng)核對(duì)證照原件，并在《公司證照借用登記簿》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“登記簿”）上簽字確認(rèn)。3.行政部門(mén)將借用的證照交付借用人員，并留存申請(qǐng)表復(fù)印件。（五）歸還1.借用人員應(yīng)在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還借用的證照。如需延期歸還，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還證照時(shí)，借用人員需確保證照完好無(wú)損，如有遺失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.行政部門(mén)在收到歸還的證照后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在登記簿上記錄歸還日期，并將申請(qǐng)表原件與歸還的證照一并存檔。四、證照使用規(guī)定（一）借用證照僅限申請(qǐng)用途使用，不得擅自更改用途或用于其他無(wú)關(guān)事項(xiàng)。（二）借用人員應(yīng)妥善保管借用的證照，不得轉(zhuǎn)借、出租、抵押或用于任何違法違規(guī)活動(dòng)。（三）在證照借用期間，借用人員如有工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)將借用的證照歸還行政部門(mén)。（四）如需攜帶借用的證照外出，借用人員應(yīng)提前告知行政部門(mén)，并采取必要的安全措施，確保證照安全。五、證照保管與維護(hù)（一）行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的證照保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門(mén)窗等，確保證照的安全存放。（二）定期對(duì)證照進(jìn)行清查、核對(duì)，確保證照的數(shù)量、內(nèi)容與登記簿記錄一致。如發(fā)現(xiàn)證照遺失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理證照的年審、換證等工作，確保證照的有效性。六、監(jiān)督與檢查（一）行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)證照借用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：1.借用手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.借用證照的使用是否符合申請(qǐng)用途。3.借用期限是否超期。4.借用人員是否妥善保管證照。（二）如發(fā)現(xiàn)借用部門(mén)或借用人員違反本制度規(guī)定，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括：1.警告。2.通報(bào)批評(píng)。3.取消借用證照資格。4.追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。（三）公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)證照借用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)落實(shí)整改。七、責(zé)任追究（一）因借用人員保管不善，導(dǎo)致證照遺失、損壞或被盜用，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。（二）如因行政部門(mén)管理不善，導(dǎo)致證照遺失、損壞或泄露，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。（三）對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自