公司會議服務(wù)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司會議服務(wù)工作，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。本制度旨在明確會議服務(wù)的各個環(huán)節(jié)和要求，為公司各類會議提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會議的服務(wù)管理，包括但不限于高層管理會議、部門會議、團(tuán)隊(duì)會議等。同時，對于公司外部的合作會議、客戶會議等，在符合公司相關(guān)規(guī)定的前提下，也可參照本制度執(zhí)行。三、會議服務(wù)的定義與職責(zé)1.會議服務(wù)是指為公司各類會議提供的全方位支持與保障工作，包括會議場地的預(yù)訂與布置、會議設(shè)備的調(diào)試與維護(hù)、會議資料的準(zhǔn)備與分發(fā)、會議餐飲的安排、會議記錄的撰寫與整理等。2.人事部門作為公司會議服務(wù)的主管部門，負(fù)責(zé)制定和完善會議服務(wù)管理制度，組織和協(xié)調(diào)會議服務(wù)工作，對會議服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，監(jiān)督和評估會議服務(wù)質(zhì)量。3.各部門在會議服務(wù)工作中應(yīng)積極配合人事部門，提供必要的支持和協(xié)助，如提前通知會議安排、準(zhǔn)備會議資料等。同時，各部門也應(yīng)負(fù)責(zé)本部門會議的組織和管理工作，確保會議的順利進(jìn)行。四、會議服務(wù)的原則1.高效原則：會議服務(wù)工作應(yīng)注重效率，確保會議按時開始和結(jié)束，避免因服務(wù)問題而導(dǎo)致會議延誤。2.優(yōu)質(zhì)原則：會議服務(wù)工作應(yīng)追求優(yōu)質(zhì)，提供舒適、便捷、安全的會議環(huán)境，滿足會議參與者的需求。3.規(guī)范原則：會議服務(wù)工作應(yīng)遵循規(guī)范，嚴(yán)格按照制度和流程進(jìn)行操作，確保服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定和可靠。4.節(jié)約原則：會議服務(wù)工作應(yīng)提倡節(jié)約，合理安排會議資源，避免浪費(fèi)，降低會議成本。會議服務(wù)的組織與實(shí)施一、會議服務(wù)的準(zhǔn)備工作1.會議通知的發(fā)布人事部門應(yīng)根據(jù)會議安排，提前發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等信息。通知應(yīng)通過郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給參會人員，確保信息的及時傳達(dá)。2.會議場地的預(yù)訂根據(jù)會議規(guī)模和需求，人事部門應(yīng)提前預(yù)訂合適的會議場地。預(yù)訂時應(yīng)考慮場地的大小、設(shè)施設(shè)備、交通便利等因素，確保會議的順利進(jìn)行。同時，應(yīng)與場地供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.會議設(shè)備的調(diào)試人事部門應(yīng)在會議前對會議設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。調(diào)試內(nèi)容包括投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)連接等，如有需要，還應(yīng)配備專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場支持。4.會議資料的準(zhǔn)備各部門應(yīng)根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備好會議資料，并在會議前將資料發(fā)送給人事部門。人事部門應(yīng)負(fù)責(zé)對會議資料進(jìn)行整理和分發(fā)，確保參會人員能夠及時獲取所需的資料。5.會議餐飲的安排對于需要安排餐飲的會議，人事部門應(yīng)根據(jù)會議的時間和人數(shù)，提前安排合適的餐飲服務(wù)。餐飲安排應(yīng)考慮到參會人員的口味和需求，提供多樣化的選擇。同時，應(yīng)與餐飲供應(yīng)商簽訂合同，明確餐飲的標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)內(nèi)容。二、會議服務(wù)的實(shí)施過程1.會議場地的布置人事部門應(yīng)在會議前按照會議要求，對會議場地進(jìn)行布置。布置內(nèi)容包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影屏幕設(shè)置、橫幅懸掛等，確保會議場地的整潔、舒適和美觀。2.會議的接待與引導(dǎo)人事部門應(yīng)在會議開始前，安排專人負(fù)責(zé)會議的接待與引導(dǎo)工作。接待人員應(yīng)在會議場地門口迎接參會人員，引導(dǎo)參會人員就座，并提供必要的幫助和服務(wù)。3.會議設(shè)備的操作與維護(hù)在會議過程中，人事部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議設(shè)備的操作與維護(hù)工作。操作人員應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，及時解決設(shè)備出現(xiàn)的問題，確保會議的順利進(jìn)行。同時，應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長設(shè)備的使用壽命。4.會議記錄的撰寫與整理人事部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄的撰寫與整理工作。記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議的內(nèi)容、決議和行動事項(xiàng)，確保記錄的準(zhǔn)確、完整和及時。會議結(jié)束后，應(yīng)將會議記錄發(fā)送給參會人員，并跟進(jìn)會議決議的執(zhí)行情況。三、會議服務(wù)的結(jié)束工作1.會議場地的清理會議結(jié)束后，人事部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議場地的清理工作。清理內(nèi)容包括桌椅歸位、垃圾清理、設(shè)備歸還等，確保會議場地的整潔和衛(wèi)生。2.會議設(shè)備的歸還與保養(yǎng)人事部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議設(shè)備的歸還與保養(yǎng)工作。歸還人員應(yīng)將設(shè)備歸還至指定地點(diǎn)，并進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的完好無損。同時，應(yīng)及時清理設(shè)備上的灰塵和污漬，延長設(shè)備的使用壽命。3.會議資料的歸檔與保管人事部門應(yīng)將會議資料進(jìn)行歸檔和保管，建立完善的會議資料檔案。檔案內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、會議資料等，應(yīng)按照時間順序進(jìn)行整理和歸檔，便于查詢和使用。會議服務(wù)的人員管理一、會議服務(wù)人員的配備人事部門應(yīng)根據(jù)公司會議的規(guī)模和需求，配備足夠的會議服務(wù)人員。會議服務(wù)人員應(yīng)具備良好的服務(wù)意識、溝通能力和專業(yè)技能，能夠?yàn)闀h提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。二、會議服務(wù)人員的培訓(xùn)人事部門應(yīng)定期組織會議服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括會議服務(wù)流程、服務(wù)技巧、溝通能力等方面，通過培訓(xùn)，使服務(wù)人員能夠更好地滿足會議參與者的需求。三、會議服務(wù)人員的考核人事部門應(yīng)建立健全會議服務(wù)人員的考核制度，對服務(wù)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、工作效率等方面，通過考核，激勵服務(wù)人員不斷提高服務(wù)水平。四、會議服務(wù)人員的激勵人事部門應(yīng)建立健全會議服務(wù)人員的激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)人員進(jìn)行表彰和獎勵。激勵方式包括物質(zhì)獎勵、精神獎勵等，通過激勵，激發(fā)服務(wù)人員的工作積極性和創(chuàng)造性。會議服務(wù)的質(zhì)量控制一、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定人事部門應(yīng)制定明確的會議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括會議場地的布置標(biāo)準(zhǔn)、會議設(shè)備的調(diào)試標(biāo)準(zhǔn)、會議餐飲的安排標(biāo)準(zhǔn)、會議記錄的撰寫標(biāo)準(zhǔn)等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具體、可操作，能夠?yàn)榉?wù)人員提供明確的工作指引。二、質(zhì)量檢查的實(shí)施人事部門應(yīng)定期對會議服務(wù)工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。質(zhì)量檢查內(nèi)容包括會議場地的布置情況、會議設(shè)備的運(yùn)行情況、會議餐飲的服務(wù)情況、會議記錄的撰寫情況等，通過質(zhì)量檢查，確保會議服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定和可靠。三、客戶滿意度調(diào)查人事部門應(yīng)定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解會議參與者對會議服務(wù)的滿意度和意見建議。調(diào)查方式可以采用問卷調(diào)查、電話訪談、現(xiàn)場訪談等形式