關(guān)于企業(yè)公章管理制度總則目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司利益和形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司，涵蓋公司所有部門及員工。定義本制度所稱公章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。公章的刻制與啟用公章刻制1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章的刻制，須由公司指定部門根據(jù)實際工作需要提出申請，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由公司統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進行刻制。2.申請刻制公章時，需填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并提交相關(guān)證明文件。3.新刻制的公章必須在公安機關(guān)備案，備案信息應(yīng)與公司留存的印章樣式一致。公章啟用1.新刻制的公章啟用前，由公司指定部門負(fù)責(zé)將印章樣式、啟用時間、使用范圍等信息以書面形式通知公司各部門及相關(guān)人員。2.啟用公章時，需在《公章啟用登記表》上登記印章啟用日期、啟用人、使用范圍等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章同時廢止，如有需要留存的原印章，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管。公章的保管保管原則1.公司公章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守公司印章管理制度，不得擅自將公章交予他人使用。保管職責(zé)1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人負(fù)責(zé)保管。2.公章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或濫用，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.公章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。保管地點1.公司公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并由保管人員妥善保管密碼。2.公章保管地點應(yīng)保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。公章的使用使用原則1.公司公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和審批權(quán)限進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.使用公章時，應(yīng)確保蓋章內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。3.嚴(yán)禁將公章外借他人使用，如因工作需要確需外借的，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。使用流程1.用章申請：使用公章時，需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時間等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.審批簽字：《公章使用申請表》經(jīng)用章部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。3.蓋章登記：公章保管人員在確認(rèn)審批手續(xù)齊全后，方可在《公章使用登記表》上登記用章日期、用章人、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)等信息，并加蓋公章。4.用章監(jiān)督：用章過程中，公章保管人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保蓋章內(nèi)容與申請內(nèi)容一致，不得擅自更改蓋章內(nèi)容。使用范圍1.公司公章適用于以公司名義對外發(fā)布的各類文件、信函、合同、協(xié)議、報表、證明等。2.合同專用章適用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務(wù)專用章適用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章適用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)或文件簽署。公章的停用與銷毀停用情形1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，導(dǎo)致公章不再使用的。2.公章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的。3.其他經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)需要停用公章的情形。停用手續(xù)1.公章停用前，由公章保管人員填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)注明停用原因、停用日期等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.《公章停用申請表》經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由公章保管人員負(fù)責(zé)將停用的公章交回公司指定部門。3.公司指定部門在收到停用的公章后，應(yīng)及時在《公章停用登記表》上登記停用日期、停用原因、交回人等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。銷毀程序1.對于停用的公章，公司應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定進行銷毀。2.銷毀公章時，應(yīng)由公司指定部門會同審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行監(jiān)督，確保銷毀過程合法、合規(guī)、安全。3.銷毀完成后，應(yīng)在《公章銷毀登記表》上登記銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，審計部門負(fù)責(zé)對公章使用情況進行審計監(jiān)督，法務(wù)部門負(fù)責(zé)對公章使用的合法性進行審查。檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章是否存放在安全可靠的地點，保管人員是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力，是否嚴(yán)格遵守公章保管制度。2.公章使用情況：檢查公章使用是否按照規(guī)定的程序和審批權(quán)限進行，用章申請、審批、登記等手續(xù)是否齊全，蓋章內(nèi)容是否真實、合法、有效。3.公章停用與銷毀情況：檢查公章停用與銷毀是否按照規(guī)定的程序進行，停用與銷毀手續(xù)是否齊全，銷毀過程是否合法、合規(guī)、安全。違規(guī)處理1.對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反公章管理制度給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。附則