加強外來收文管理制度總則一、目的為規(guī)范公司外來收文管理，確保公司能夠及時、準確地接收和處理各類文件，提高工作效率，保障公司的正常運營，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門和員工，包括外來文件的接收、登記、傳遞、處理、歸檔等各個環(huán)節(jié)。三、職責分工1.行政部：負責公司外來收文的統(tǒng)一管理，包括文件的接收、登記、分發(fā)、傳遞、催辦、歸檔等工作。行政部應設立專門的收文崗位，配備專人負責外來收文管理工作。2.各部門：負責本部門外來文件的接收、登記、傳遞、處理等工作，并及時將處理結果反饋給行政部。各部門應指定專人負責本部門的外來收文管理工作，確保文件的及時處理。3.相關領導：負責對重要外來文件的審批和處理，對收文管理工作進行監(jiān)督和指導。四、外來文件的分類1.公文類：包括上級機關下發(fā)的文件、通知、通報、決定、意見等。2.業(yè)務類：包括客戶、供應商、合作伙伴等發(fā)來的業(yè)務文件、合同、協(xié)議、函件等。3.其他類：包括報刊、雜志、郵件等其他形式的外來文件。收文流程一、文件接收1.行政部收文崗位應設立專門的文件接收地點，確保文件能夠及時、準確地送達。2.對于上門送達的文件，收文崗位應及時簽收，并填寫《外來文件簽收登記表》。對于郵寄、快遞等方式送達的文件，應及時拆封，并核對文件的數(shù)量、內容等是否與郵件、快遞單上的信息一致。如發(fā)現(xiàn)文件缺失、損壞等情況，應及時與寄件人聯(lián)系，要求補發(fā)或更換。3.對于電子文件，應及時下載并保存，并填寫《外來電子文件接收登記表》。電子文件的接收應確保文件的真實性、完整性和安全性。二、文件登記1.行政部收文崗位應將收到的文件及時登記在《外來文件登記表》中，登記內容應包括文件的編號、日期、來源、標題、文號、密級、份數(shù)等信息。2.對于重要文件，應在登記時注明文件的緊急程度、處理時限等信息，以便及時處理。3.《外來文件登記表》應按照文件的編號順序進行歸檔，便于查詢和管理。三、文件分發(fā)1.行政部收文崗位應根據(jù)文件的內容和性質，將文件及時分發(fā)給相關部門和領導。對于需要多個部門共同處理的文件，應將文件復印或轉發(fā)給相關部門，并在《外來文件分發(fā)登記表》中進行登記。2.分發(fā)文件時，應確保文件的及時送達，并填寫《文件送達登記表》。對于重要文件，應采用專人送達或掛號郵寄等方式，確保文件的安全送達。3.各部門收到文件后，應及時在《外來文件簽收登記表》上簽字確認，并將文件傳遞給相關人員進行處理。四、文件處理1.各部門收到文件后，應根據(jù)文件的內容和性質，及時進行處理。對于需要辦理的文件，應按照規(guī)定的程序和要求進行辦理，并在規(guī)定的時限內完成。對于不需要辦理的文件，應及時反饋給行政部，由行政部進行處理。2.對于緊急文件，應及時進行處理，并在規(guī)定的時限內完成。對于重要文件，應及時向相關領導匯報，并按照領導的指示進行處理。3.各部門在處理文件過程中，應及時填寫《文件處理登記表》，記錄文件的處理過程和結果?！段募幚淼怯洷怼窇凑瘴募木幪栱樞蜻M行歸檔，便于查詢和管理。五、文件催辦1.行政部收文崗位應定期對未處理的文件進行催辦，提醒相關部門和人員及時處理文件。催辦應采用電話、郵件、短信等方式進行，確保催辦的及時性和有效性。2.對于重要文件和緊急文件，應加強催辦力度，及時了解文件的處理情況，并向相關領導匯報。3.各部門收到催辦通知后，應及時處理文件，并將處理結果反饋給行政部。六、文件歸檔1.各部門在處理完文件后，應將文件及時歸檔。歸檔文件應按照文件的性質、類別、年度等進行分類整理，并填寫《文件歸檔登記表》。2.行政部應定期對歸檔文件進行整理和檢查，確保文件的完整性和安全性。對于過期或不需要保存的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。3.《文件歸檔登記表》應按照文件的歸檔時間順序進行歸檔，便于查詢和管理。附則一、本制度由行政部負責解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行。以上是一份加強外來收文管理制度的文檔，具體內容可根據(jù)公司的實際情況進行調整和完善。在