培訓(xùn)教育檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司培訓(xùn)教育檔案的管理，確保培訓(xùn)教育檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。培訓(xùn)教育檔案是公司人力資源管理的重要組成部分，它記錄了公司員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、培訓(xùn)成果和培訓(xùn)發(fā)展情況，為公司的人才培養(yǎng)、績效考核和職業(yè)發(fā)展提供了重要的依據(jù)。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工的培訓(xùn)教育檔案管理，包括新員工入職培訓(xùn)、在職員工培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、內(nèi)部培訓(xùn)等各種形式的培訓(xùn)。三、管理職責(zé)1.人事部門負責(zé)培訓(xùn)教育檔案的統(tǒng)一管理和維護，制定檔案管理制度和流程。收集、整理、歸檔培訓(xùn)教育相關(guān)的資料和文件，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等。建立培訓(xùn)教育檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和統(tǒng)計。負責(zé)培訓(xùn)教育檔案的保管和安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。2.培訓(xùn)部門協(xié)助人事部門收集、整理培訓(xùn)教育相關(guān)的資料和文件，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理制度和流程，及時將培訓(xùn)教育相關(guān)的資料和文件移交人事部門歸檔。配合人事部門進行培訓(xùn)教育檔案的查詢和統(tǒng)計工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.各部門負責(zé)本部門員工培訓(xùn)教育檔案的收集、整理和保管，確保檔案的真實性和有效性。按照人事部門的要求，及時將本部門員工的培訓(xùn)教育相關(guān)資料和文件移交人事部門歸檔。配合人事部門進行培訓(xùn)教育檔案的查詢和統(tǒng)計工作，提供必要的信息和支持。四、檔案內(nèi)容1.員工基本信息員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等基本信息。員工入職時間、所在部門、崗位等工作信息。2.培訓(xùn)計劃公司年度培訓(xùn)計劃、部門年度培訓(xùn)計劃、個人年度培訓(xùn)計劃等。培訓(xùn)計劃的制定依據(jù)、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等。3.培訓(xùn)通知培訓(xùn)通知的發(fā)送時間、接收人員、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等。4.培訓(xùn)簽到表參加培訓(xùn)的員工姓名、部門、崗位、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等信息。簽到表的簽字確認，確保員工參加了培訓(xùn)。5.培訓(xùn)評估表培訓(xùn)評估表的填寫時間、評估人員、被評估人員、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)效果等。評估表的評分和意見，為培訓(xùn)的改進提供依據(jù)。6.培訓(xùn)證書員工參加外部培訓(xùn)獲得的證書、內(nèi)部培訓(xùn)獲得的證書等。證書的原件或復(fù)印件，確保證書的真實性和有效性。7.培訓(xùn)記錄培訓(xùn)的詳細記錄，包括培訓(xùn)的內(nèi)容、培訓(xùn)的方式、培訓(xùn)的時間、培訓(xùn)的地點、培訓(xùn)的講師等。培訓(xùn)記錄的存檔，方便查詢和統(tǒng)計。五、檔案的建立與更新1.新員工入職時，人事部門應(yīng)及時建立其培訓(xùn)教育檔案，并將員工的基本信息、入職培訓(xùn)記錄等相關(guān)資料歸檔。2.員工參加培訓(xùn)后，培訓(xùn)部門應(yīng)及時將培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料移交人事部門歸檔。人事部門應(yīng)在收到資料后的3個工作日內(nèi)完成檔案的更新和歸檔工作。3.員工崗位變動或晉升時，人事部門應(yīng)及時將其培訓(xùn)教育檔案進行更新，將新崗位所需的培訓(xùn)記錄等相關(guān)資料歸檔。4.人事部門應(yīng)定期對培訓(xùn)教育檔案進行清理和整理，刪除過期或無效的檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的保管與利用1.培訓(xùn)教育檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案的丟失、損壞和泄露。2.人事部門應(yīng)建立檔案借閱制度，明確借閱流程和權(quán)限。員工需要查閱培訓(xùn)教育檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般為7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.人事部門應(yīng)嚴格按照檔案管理制度和權(quán)限，對培訓(xùn)教育檔案進行查閱和使用。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱或使用檔案。4.人事部門應(yīng)定期對培訓(xùn)教育檔案進行備份，確保檔案的安全性和可靠性。培訓(xùn)教育檔案的分類與編號一、分類1.新員工入職培訓(xùn)檔案包括新員工入職培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。2.在職員工培訓(xùn)檔案包括在職員工內(nèi)部培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。在職員工外部培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。3.內(nèi)部培訓(xùn)檔案包括內(nèi)部培訓(xùn)課程計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)課件等相關(guān)資料。4.外部培訓(xùn)檔案包括外部培訓(xùn)課程計劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。二、編號1.新員工入職培訓(xùn)檔案編號編號格式：NJXXXXXX其中，NJ表示新員工入職培訓(xùn)，XXXXXX為6位數(shù)字，按照入職時間順序編號。2.在職員工培訓(xùn)檔案編號編號格式：ZCXXXXXX其中，ZC表示在職員工培訓(xùn)，XXXXXX為6位數(shù)字，按照培訓(xùn)時間順序編號。3.內(nèi)部培訓(xùn)檔案編號編號格式：NDXXXXXX其中，ND表示內(nèi)部培訓(xùn)，XXXXXX為6位數(shù)字，按照培訓(xùn)時間順序編號。4.外部培訓(xùn)檔案編號編號格式：WWXXXXXX其中，WW表示外部培訓(xùn)，XXXXXX為6位數(shù)字，按照培訓(xùn)時間順序編號。培訓(xùn)教育檔案的借閱與歸還一、借閱1.員工需要借閱培訓(xùn)教育檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.人事部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》，核對借閱檔案的名稱、編號等信息，確認無誤后，將檔案借閱給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。二、歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿后，及時將檔案歸還人事部門。人事部門應(yīng)核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認無誤后，辦理檔案歸還手續(xù)。2.如借閱人在借閱期限內(nèi)未歸還檔案，人事部門應(yīng)及時催還。如催還后仍未歸還，人事部門應(yīng)將情況報告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。3.如借閱人在借閱檔案期間，發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或錯誤，應(yīng)及時通知人事部門。人事部門應(yīng)及時進行核實和處理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。培訓(xùn)教育檔案的銷毀一、銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且無保存價值。2.檔案已損壞無法修復(fù)，且無保存價值。3.檔案已被確認為無效檔案，且無保存價值。二、銷毀程序1.人事部門應(yīng)定期對培訓(xùn)教育檔案進行清理和整理，確定需要銷毀的檔案。2.人事部門應(yīng)將需要銷毀的檔案清單報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3