典當(dāng)公司檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)典當(dāng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司經(jīng)營管理的各個(gè)方面，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。檔案分類與編號(hào)檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括典當(dāng)業(yè)務(wù)檔案、絕當(dāng)物品處理檔案等。2.行政管理檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.客戶檔案：包括當(dāng)戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄等。4.其他檔案：如合同協(xié)議、證照印章、聲像檔案等。檔案編號(hào)1.綜合管理部門根據(jù)檔案分類制定統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、檢索和管理。檔案收集與整理檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)在形成后及時(shí)移交綜合管理部門，不得擅自留存。檔案整理1.綜合管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)保持整潔、完好，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。檔案歸檔歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理規(guī)范。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，編制歸檔目錄。3.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案保管保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件；長(zhǎng)期保管的檔案包括業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案等，保管期限為[具體年限]；短期保管的檔案保管期限為[具體年限]。3.檔案保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案資料。3.查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案利用1.綜合管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，編制檔案檢索工具，方便查閱。2.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄利用目的、利用時(shí)間、利用人等信息。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定1.綜合管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。檔案統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要移交檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行