外出打印文件管理制度總則一、目的為規(guī)范公司員工外出打印文件的行為，提高工作效率，確保文件的安全與保密，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工及臨時(shí)聘用人員。三、管理職責(zé)1.人事行政部負(fù)責(zé)制定和完善外出打印文件管理制度，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。提供打印設(shè)備和相關(guān)耗材，確保打印設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)員工進(jìn)行外出打印文件的培訓(xùn)，提高員工的文件管理意識(shí)。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工外出打印文件的審批和管理，確保打印文件的必要性和合理性。督促本部門員工遵守外出打印文件管理制度，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行批評(píng)教育和處理。3.員工嚴(yán)格遵守外出打印文件管理制度，按照規(guī)定的程序進(jìn)行打印文件。愛護(hù)打印設(shè)備和相關(guān)耗材，不得浪費(fèi)和損壞。對(duì)打印的文件內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。四、打印設(shè)備的使用1.公司為員工提供打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。員工應(yīng)按照規(guī)定的程序使用打印設(shè)備，不得私自拆卸、改裝或更換打印設(shè)備的零部件。2.員工在使用打印設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意節(jié)約用紙，避免浪費(fèi)。打印時(shí)應(yīng)選擇合適的紙張規(guī)格和打印質(zhì)量，不得打印不必要的文件或重復(fù)打印文件。3.員工在使用打印設(shè)備時(shí)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事行政部，由人事行政部安排專業(yè)人員進(jìn)行維修和保養(yǎng)。五、外出打印文件的申請(qǐng)與審批1.員工需要外出打印文件時(shí)，應(yīng)填寫《外出打印文件申請(qǐng)表》（見附件1），注明打印文件的名稱、份數(shù)、用途、打印地點(diǎn)等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可外出打印。2.《外出打印文件申請(qǐng)表》應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。如部門負(fù)責(zé)人不在崗，可由部門負(fù)責(zé)人指定的人員代為簽字審批。3.人事行政部應(yīng)對(duì)員工提交的《外出打印文件申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)內(nèi)容不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不齊全，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或修改。六、外出打印文件的流程1.員工在外出打印文件前，應(yīng)攜帶已審批的《外出打印文件申請(qǐng)表》和需要打印的文件到指定的打印地點(diǎn)。2.打印人員應(yīng)核對(duì)員工提交的《外出打印文件申請(qǐng)表》和需要打印的文件，如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)內(nèi)容與實(shí)際打印內(nèi)容不符或文件不符合公司規(guī)定，應(yīng)拒絕打印。3.打印人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行打印，確保打印質(zhì)量和文件的安全性。打印完成后，應(yīng)將打印的文件交予員工，并在《外出打印文件登記表》（見附件2）上進(jìn)行登記。4.員工在領(lǐng)取打印的文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)文件的數(shù)量、內(nèi)容和打印質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與打印人員溝通解決。七、打印費(fèi)用的報(bào)銷1.員工外出打印文件的費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工應(yīng)在打印完成后及時(shí)將打印費(fèi)用報(bào)銷單（見附件3）提交給人事行政部。2.打印費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)注明打印文件的名稱、份數(shù)、用途、打印地點(diǎn)、打印費(fèi)用等信息，并附已審批的《外出打印文件申請(qǐng)表》。3.人事行政部應(yīng)對(duì)員工提交的打印費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷內(nèi)容不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不齊全，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或修改。4.人事行政部應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度規(guī)定，對(duì)審核通過的打印費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷，并將報(bào)銷憑證交予員工。八、文件的保管與保密1.員工打印的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露文件內(nèi)容。如需要銷毀文件，應(yīng)按照公司的文件銷毀制度進(jìn)行處理。2.員工在外出打印文件時(shí)，應(yīng)注意文件的安全，不得將文件交給無關(guān)人員或在公共場所隨意放置文件。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自打印或傳播。如確需打印，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。附則一、本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行，原有的外出打印文件管理制度同時(shí)廢止。附件1：《外出打印文件申請(qǐng)表》附件2：《外出打印文件登記表》附件3：