單位保障電話管理制度總則目的為規(guī)范單位保障電話的使用與管理，確保通信暢通，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于單位全體員工在工作期間使用保障電話的相關(guān)行為。管理原則1.統(tǒng)一管理：?jiǎn)挝槐Ｕ想娫捰尚姓块T統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理、維護(hù)與調(diào)配。2.規(guī)范使用：?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定的方式和用途使用保障電話，不得擅自更改或違規(guī)操作。3.安全保密：保障電話的使用應(yīng)遵循安全保密原則，不得泄露工作機(jī)密和敏感信息。保障電話的配備與管理電話配備標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)各部門工作性質(zhì)和實(shí)際需求，合理配備保障電話。一般情況下，重要業(yè)務(wù)部門和關(guān)鍵崗位應(yīng)確保至少一部專用保障電話。2.對(duì)于流動(dòng)性較大的崗位，可配備移動(dòng)電話作為保障通信工具，但需納入單位統(tǒng)一管理。電話安裝與調(diào)試1.行政部門負(fù)責(zé)保障電話的安裝工作，確保電話線路暢通，設(shè)備運(yùn)行正常。2.在電話安裝完成后，由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，確保通話質(zhì)量清晰，功能正常使用。電話維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門定期對(duì)保障電話進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括線路檢查、設(shè)備清潔、電池保養(yǎng)等，確保電話處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。2.如發(fā)現(xiàn)電話故障，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的故障，應(yīng)及時(shí)更換備用電話，確保通信不受影響。電話更新與報(bào)廢1.隨著技術(shù)的發(fā)展和工作需求的變化，行政部門根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)更新保障電話設(shè)備，確保員工能夠使用先進(jìn)的通信工具。2.對(duì)于損壞嚴(yán)重、無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的保障電話，由行政部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。保障電話的使用規(guī)定使用時(shí)間1.保障電話應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)保持暢通，員工應(yīng)及時(shí)接聽(tīng)電話，不得無(wú)故拒接或延誤。2.對(duì)于緊急情況或特殊工作需求，在非工作時(shí)間也應(yīng)確保電話能夠正常使用。使用人員1.保障電話僅限單位員工在履行工作職責(zé)時(shí)使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或用于私人事務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門保障電話的日常使用和管理，確保電話使用規(guī)范、有序。使用范圍1.保障電話主要用于單位內(nèi)部工作溝通、業(yè)務(wù)聯(lián)系、應(yīng)急處置等與工作相關(guān)的事項(xiàng)。2.禁止使用保障電話撥打與工作無(wú)關(guān)的長(zhǎng)途電話、聲訊電話或進(jìn)行其他娛樂(lè)性通話。通話規(guī)范1.員工在接聽(tīng)保障電話時(shí)，應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，主動(dòng)報(bào)出所在部門和姓名，如“您好，這里是[部門名稱]，我是[姓名]”。2.通話內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確清晰，避免冗長(zhǎng)、繁瑣或無(wú)關(guān)緊要的交談。對(duì)于重要事項(xiàng)，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。3.在撥打電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方是否方便接聽(tīng)，避免打擾他人工作。通話結(jié)束后，應(yīng)禮貌道別，待對(duì)方掛斷電話后再放下聽(tīng)筒。保障電話費(fèi)用管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門根據(jù)單位實(shí)際情況和通信市場(chǎng)價(jià)格，制定保障電話的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括本地通話費(fèi)、長(zhǎng)途通話費(fèi)、短信費(fèi)等。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保合理、公平。費(fèi)用核算與報(bào)銷1.行政部門每月對(duì)保障電話的費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各部門的通話費(fèi)用明細(xì)。2.員工因工作需要使用保障電話產(chǎn)生的費(fèi)用，按照單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供有效的通話記錄清單或發(fā)票，并注明通話日期、通話對(duì)象、通話事由等詳細(xì)信息。3.對(duì)于超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的部分，由相關(guān)部門或個(gè)人自行承擔(dān)。如因特殊情況需要調(diào)整費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，需提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后執(zhí)行。保障電話的安全保密管理信息安全意識(shí)教育1.單位定期組織員工進(jìn)行保障電話安全保密意識(shí)教育，提高員工對(duì)信息安全的重視程度。2.教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、通信安全知識(shí)、防范信息泄露技巧等，使員工充分認(rèn)識(shí)到保障電話信息安全的重要性。保密措施1.員工在使用保障電話時(shí)，不得談?wù)撋婕皢挝簧虡I(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容。2.對(duì)于通過(guò)保障電話傳遞的重要文件、資料等，應(yīng)采取加密、專人傳遞等安全措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在保障電話中存儲(chǔ)或傳輸國(guó)家法律法規(guī)禁止的信息。違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保障電話安全保密規(guī)定，導(dǎo)致單位信息泄露或造成其他不良后果的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因違規(guī)行為給單位造成經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。保障電話的應(yīng)急管理應(yīng)急預(yù)案制定1.行政部門制定保障電話應(yīng)急管理預(yù)案，明確在緊急情況下的通信保障措施和應(yīng)急處置流程。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括但不限于自然災(zāi)害、突發(fā)事件、網(wǎng)絡(luò)故障等情況下的通信恢復(fù)方案，確保在任何情況下都能保障單位通信暢通。應(yīng)急演練1.單位定期組織保障電話應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力。2.演練內(nèi)容包括模擬緊急情況、測(cè)試通信設(shè)備、組織人員應(yīng)急響應(yīng)等，通過(guò)演練發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。應(yīng)急響應(yīng)1.在發(fā)生緊急情況時(shí)，員工應(yīng)立即按照應(yīng)急預(yù)案的要求，采取相應(yīng)的措施確保保障電話能夠正常使用。2.如遇通信中斷等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并協(xié)助行政部門進(jìn)行故障排查和修復(fù)工作。3.行政部門應(yīng)根據(jù)緊急情況的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保通信盡快恢復(fù)正常。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)保障電話的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查電話使用記錄、費(fèi)用報(bào)銷情況等。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)使用保障電話的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。考核辦法1.將保障電話的使用管理情況納入員工績(jī)效考核體系，作為員工評(píng)優(yōu)、晉升的重要依據(jù)之一。2.考核內(nèi)容包括電話接聽(tīng)及時(shí)率、通話規(guī)范執(zhí)行情況、費(fèi)用控制情況、安全保密情況等。3.對(duì)于在保障電話使用管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和部門，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反規(guī)定的員