原始憑單保存管理制度總則一、目的為了規(guī)范公司原始憑單的保存管理，確保原始憑單的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本管理制度。原始憑單是公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，對(duì)公司的財(cái)務(wù)管理和決策具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門和員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)。三、管理原則1.真實(shí)性原則：原始憑單必須真實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改或虛假記錄。2.完整性原則：原始憑單必須完整記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有相關(guān)信息，不得遺漏或缺失。3.準(zhǔn)確性原則：原始憑單必須準(zhǔn)確記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的金額、數(shù)量、日期等相關(guān)信息，不得錯(cuò)誤或模糊。4.安全性原則：原始憑單必須妥善保管，防止丟失、損壞或被盜用，確保其安全可靠。四、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部（1）負(fù)責(zé)制定和完善原始憑單保存管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)原始憑單的收集、整理、歸檔和保管工作，確保原始憑單的安全、完整和準(zhǔn)確。（3）負(fù)責(zé)定期對(duì)原始憑單進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)處理過期或無用的原始憑單。（4）負(fù)責(zé)配合審計(jì)、稅務(wù)等部門對(duì)原始憑單的檢查和審計(jì)工作。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門原始憑單的生成、傳遞和審核工作，確保原始憑單的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。（2）按照財(cái)務(wù)部的要求，及時(shí)將本部門的原始憑單傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸檔和保管。（3）配合財(cái)務(wù)部對(duì)本部門原始憑單的檢查和清理工作。原始憑單的種類和內(nèi)容一、種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、電子發(fā)票等，是公司購買商品、接受服務(wù)或支付費(fèi)用的重要憑證。2.收據(jù)：包括收款收據(jù)、付款收據(jù)等，是公司收取款項(xiàng)或支付款項(xiàng)的重要憑證。3.支票：包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票等，是公司支付款項(xiàng)的重要憑證。4.銀行對(duì)賬單：是銀行與公司之間的對(duì)賬憑證，反映了公司銀行賬戶的收支情況。5.其他原始憑單：包括合同、協(xié)議、審批單、報(bào)銷單等，是公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的其他重要憑證。二、內(nèi)容1.基本信息：包括原始憑單的名稱、編號(hào)、日期、金額、數(shù)量、單位等。2.業(yè)務(wù)信息：包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、摘要、對(duì)方單位名稱、經(jīng)辦人等。3.憑證信息：包括發(fā)票的代碼、號(hào)碼、開票日期、稅率、稅額等，支票的出票日期、收款人、金額、用途等，銀行對(duì)賬單的賬號(hào)、交易日期、交易金額、交易對(duì)方等。4.審批信息：包括原始憑單的審批流程、審批人、審批時(shí)間等。原始憑單的生成和傳遞一、生成1.各部門在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度和流程，及時(shí)生成原始憑單。2.原始憑單的生成應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求，確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.原始憑單的填寫應(yīng)規(guī)范、清晰，不得涂改、挖補(bǔ)或偽造。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新填寫或加蓋更正章。二、傳遞1.各部門應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度和流程，及時(shí)將生成的原始憑單傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸檔和保管。2.原始憑單的傳遞應(yīng)采用書面形式，如內(nèi)部郵件、傳真、快遞等，并填寫傳遞單，注明原始憑單的名稱、編號(hào)、金額、傳遞日期等信息。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)接收各部門傳遞的原始憑單，并進(jìn)行登記和核對(duì)，確保原始憑單的安全、完整和準(zhǔn)確。原始憑單的審核和歸檔一、審核1.財(cái)務(wù)部應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度和流程，對(duì)各部門傳遞的原始憑單進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括原始憑單的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、合法性等方面。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)原始憑單的各項(xiàng)信息，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)。4.審核通過的原始憑單，審核人員應(yīng)在原始憑單上簽字或蓋章，并注明審核日期。二、歸檔1.財(cái)務(wù)部應(yīng)按照公司的檔案管理制度，對(duì)審核通過的原始憑單進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)將原始憑單按照編號(hào)、日期、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類整理，并填寫歸檔清單，注明原始憑單的名稱、編號(hào)、金額、歸檔日期等信息。3.原始憑單的歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)原始憑單應(yīng)裝訂成冊，電子原始憑單應(yīng)存儲(chǔ)在公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份。4.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)歸檔的原始憑單進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)處理過期或無用的原始憑單。原始憑單的保管和使用一、保管1.財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或保管柜，用于存放原始憑單。2.檔案室或保管柜應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全措施，確保原始憑單的安全。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)原始憑單的保管工作，定期對(duì)原始憑單進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保原始憑單的完整和準(zhǔn)確。4.未經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或借出原始憑單。二、使用1.財(cái)務(wù)部在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表編制、稅務(wù)申報(bào)等工作時(shí)，應(yīng)使用歸檔的原始憑單。2.使用原始憑單時(shí)，應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度和流程，辦理相關(guān)的審批手續(xù)，并在原始憑單上注明使用日期、使用部門、使用