辦公內(nèi)線電話管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公內(nèi)線電話的使用與管理，提高工作效率，確保通訊暢通，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機構(gòu)的員工。三、管理原則1.節(jié)約原則：鼓勵員工合理使用辦公內(nèi)線電話，避免浪費資源。2.安全原則：保障公司內(nèi)部通訊的安全，防止信息泄露。3.秩序原則：維護(hù)辦公內(nèi)線電話的正常使用秩序，避免干擾他人工作。四、管理機構(gòu)1.人事行政部負(fù)責(zé)辦公內(nèi)線電話的日常管理工作，包括電話設(shè)備的維護(hù)、號碼分配、使用監(jiān)督等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事行政部做好本部門員工的內(nèi)線電話使用管理工作，對本部門員工的內(nèi)線電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。內(nèi)線電話的申請與分配一、申請1.新員工入職時，由人事行政部根據(jù)其所在部門和工作需要，為其申請辦公內(nèi)線電話號碼。2.員工因工作變動需要更換內(nèi)線電話號碼的，應(yīng)向人事行政部提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由人事行政部進(jìn)行調(diào)整。3.員工離職時，人事行政部應(yīng)及時注銷其內(nèi)線電話號碼。二、分配1.人事行政部按照公司的組織結(jié)構(gòu)和部門設(shè)置，對辦公內(nèi)線電話號碼進(jìn)行分配。2.內(nèi)線電話號碼應(yīng)遵循簡潔、易記的原則，避免重復(fù)和混淆。3.同一部門的員工應(yīng)盡量使用連續(xù)的內(nèi)線電話號碼，以便于聯(lián)系和管理。內(nèi)線電話的使用規(guī)定一、通話內(nèi)容1.辦公內(nèi)線電話主要用于公司內(nèi)部的工作溝通，不得用于私人事務(wù)或與工作無關(guān)的交流。2.通話內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，避免冗長和啰嗦，不得在電話中談?wù)摍C密信息或公司內(nèi)部事務(wù)。3.如確有需要，可在通話結(jié)束后將相關(guān)信息記錄在工作筆記中，以備查閱。二、通話時間1.員工應(yīng)盡量避免在工作時間內(nèi)長時間占用內(nèi)線電話，以免影響他人工作。2.每次通話時間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，一般不超過5分鐘。如確有需要，應(yīng)事先征得對方同意。3.不得在午休時間（12:0013:30）和下班時間（17:30以后）撥打內(nèi)線電話，如有緊急情況需事先向部門負(fù)責(zé)人或人事行政部報備。三、撥打方式1.員工應(yīng)使用內(nèi)線電話撥打公司內(nèi)部的電話號碼，不得使用手機或其他外部通訊設(shè)備撥打內(nèi)線電話。2.撥打內(nèi)線電話時，應(yīng)先撥分機號，再撥外線號碼（如有需要）。分機號為4位數(shù)字，外線號碼為8位數(shù)字。3.如撥打外線電話，應(yīng)先撥“9”，再撥外線號碼。四、接聽方式1.員工應(yīng)及時接聽內(nèi)線電話，不得長時間不接或拒接。2.接聽內(nèi)線電話時，應(yīng)首先自報姓名和部門，然后詢問對方的需求。3.如對方撥錯號碼，應(yīng)禮貌地告知對方，并協(xié)助其撥打正確的號碼。五、特殊情況處理1.如遇內(nèi)線電話故障或線路中斷等情況，員工應(yīng)及時向人事行政部報告，由人事行政部安排維修或處理。2.如遇緊急情況需要撥打外線電話，員工應(yīng)先向部門負(fù)責(zé)人或人事行政部報備，經(jīng)批準(zhǔn)后再撥打。3.如發(fā)現(xiàn)內(nèi)線電話被他人濫用或惡意使用，員工應(yīng)及時向人事行政部報告，由人事行政部進(jìn)行調(diào)查和處理。內(nèi)線電話的維護(hù)與管理一、設(shè)備維護(hù)1.人事行政部應(yīng)定期對辦公內(nèi)線電話設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。2.如發(fā)現(xiàn)內(nèi)線電話設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，員工應(yīng)及時向人事行政部報告，由人事行政部安排維修或更換。3.員工不得私自拆卸或維修內(nèi)線電話設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)私自拆卸或維修的情況，將予以嚴(yán)肅處理。二、號碼管理1.人事行政部應(yīng)嚴(yán)格管理辦公內(nèi)線電話號碼，不得隨意更改或注銷號碼。2.如因工作需要更改內(nèi)線電話號碼，人事行政部應(yīng)提前通知相關(guān)員工，并做好號碼變更的記錄。3.員工離職時，人事行政部應(yīng)及時注銷其內(nèi)線電話號碼，并將號碼重新分配給其他員工。三、使用監(jiān)督1.人事行政部應(yīng)定期對員工的內(nèi)線電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工內(nèi)線電話使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告人事行政部。3.員工應(yīng)自覺遵守內(nèi)線電話使用規(guī)定，如發(fā)現(xiàn)他人違規(guī)使用內(nèi)線電話，應(yīng)及時向人事行政部報告。附則一、本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況進(jìn)行補充和完善。三、本制度如與國家法律法規(guī)相抵