小公司進銷存管理制度一、總則（一）目的為加強公司進銷存管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保公司物資的安全與完整，提高物資使用效率，降低運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物資采購、銷售、庫存管理的部門及人員。（三）基本原則1.準確性原則：確保進銷存數(shù)據(jù)的真實、準確、及時，為公司決策提供可靠依據(jù)。2.規(guī)范性原則：嚴格遵循既定的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，保證各項工作有序進行。3.效率性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，減少物資積壓和浪費。4.安全性原則：保障物資的存儲安全，防止物資損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。二、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定月度采購計劃，并提交至采購部門。采購計劃應(yīng)詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.采購部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合庫存情況進行審核與調(diào)整，形成公司月度采購總計劃。對于緊急采購需求，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門負責建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進行評估與審核。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商。2.定期對供應(yīng)商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、減少訂單量、終止合作等。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.供應(yīng)商確認訂單后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。3.物資到貨前，采購人員應(yīng)通知倉庫管理人員做好收貨準備。物資到貨時，倉庫管理人員應(yīng)按照采購訂單及相關(guān)標準進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息。如發(fā)現(xiàn)物資存在問題，應(yīng)及時與采購人員和供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。4.采購人員負責辦理物資采購的付款手續(xù)。付款前，應(yīng)核對采購訂單、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保手續(xù)齊全、金額準確。按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，及時安排付款。三、銷售管理（一）銷售訂單處理1.業(yè)務(wù)部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時進行審核，確認訂單的有效性。審核內(nèi)容包括客戶信息、產(chǎn)品信息、價格條款、交貨期要求等。2.對于審核通過的訂單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)錄入銷售管理系統(tǒng)，并將訂單信息傳遞至相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、倉庫部門等。（二）發(fā)貨管理1.倉庫管理人員根據(jù)銷售訂單和庫存情況，安排物資發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)貨準確無誤。2.發(fā)貨時，應(yīng)填寫發(fā)貨清單，詳細記錄發(fā)貨物資的相關(guān)信息。發(fā)貨清單應(yīng)一式多份，分別交客戶、財務(wù)部門、倉庫留存等。3.對于需要運輸?shù)奈镔Y，應(yīng)選擇合適的物流方式，并與物流公司簽訂運輸合同。跟蹤物資運輸情況，確保物資安全、及時送達客戶手中。（三）銷售收款管理1.財務(wù)部門負責銷售收款的管理工作。根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨清單，及時開具發(fā)票，并向客戶催收貨款。2.建立客戶應(yīng)收賬款臺賬，定期核對賬目，及時掌握客戶欠款情況。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施進行催收。3.按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，及時進行銷售收款的賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確、完整。四、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點前，應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點過程中，應(yīng)認真核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并做好記錄。3.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，進行調(diào)整處理。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行處理。（二）庫存物資保管1.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風良好，確保物資存儲環(huán)境符合要求。根據(jù)物資的特性，合理安排存儲位置，分類存放物資。2.對庫存物資應(yīng)進行標識管理，標明物資的名稱、規(guī)格、批次、入庫時間等信息。便于識別和查找物資，防止物資混淆。3.加強對庫存物資的安全管理，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。定期檢查物資的存儲狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，確保物資的安全與完整。（三）庫存物資出入庫管理1.物資入庫時，倉庫管理人員應(yīng)憑采購訂單、驗收單等相關(guān)憑證辦理入庫手續(xù)。入庫物資應(yīng)及時錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存信息。2.物資出庫時，倉庫管理人員應(yīng)憑銷售訂單、領(lǐng)料單等相關(guān)憑證辦理出庫手續(xù)。嚴格按照審批流程進行審核，確保出庫物資的合理性和準確性。3.對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)遵循先進先出的原則進行發(fā)放，避免物資過期浪費。五、信息化管理（一）進銷存管理系統(tǒng)的使用1.公司應(yīng)建立完善的進銷存管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化管理。各部門相關(guān)人員應(yīng)熟練掌握系統(tǒng)的操作方法，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準確錄入。2.通過進銷存管理系統(tǒng)，實時監(jiān)控物資的采購、銷售、庫存情況，生成各類報表和數(shù)據(jù)分析圖表，為公司決策提供支持。3.定期對進銷存管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)管理與保密1.明確各部門在數(shù)據(jù)管理方面的職責，確保進銷存數(shù)據(jù)的準確、完整、及時更新。2.加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，限制無關(guān)人員對數(shù)據(jù)的訪問。嚴禁泄露公司進銷存數(shù)據(jù)，如有違反規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責任。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對進銷存管理工作進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括采購流程、銷售流程、庫存管理、數(shù)據(jù)準確性等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）績效考核1.建立進銷存管理工作績效考核制度，將各部門及相關(guān)人員的進銷存管理工作納入績效考核體系。2.制定明確的績效考核指標，如采購成本控制、銷售業(yè)績達成、庫存周轉(zhuǎn)率、數(shù)據(jù)準確性等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部門和個人進行批評和處罰。七、附則