農(nóng)業(yè)公司檔案管理制度一、總則1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。3.定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。4.管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.各部門職責各部門負責本部門檔案的形成、積累和整理，并定期向綜合檔案室移交。各部門應指定專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和整理。3.檔案管理人員職責負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后予以銷毀。積極為公司各部門提供檔案利用服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。負責檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，確保檔案信息的準確和完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在各項活動中形成的文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。上級機關下發(fā)的與公司有關的文件、指示、通知等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司內部各部門之間的往來文件、報告、報表等。公司員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。2.收集要求各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期向綜合檔案室移交。檔案材料應真實、完整、準確，不得涂改、偽造。對重要的檔案材料，應進行備份，確保檔案的安全。3.整理方法檔案管理人員按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類整理。對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。將整理好的檔案材料裝訂成冊，編制目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥等。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限在16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。檔案保管期限的確定按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.檔案的存放檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。檔案存放應遵循便于利用的原則，按照檔案編號順序排列，不得隨意堆放。4.檔案的清點與核對檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準確、內容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和有關領導組成鑒定小組進行。2.銷毀程序對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制銷毀清冊，報公司領導批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進行。銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用1.利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門或與本人工作相關的檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)公司員工查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外部單位查閱公司檔案時，應出具單位介紹信，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)公司領導批準后，到綜合檔案室查閱。3.借閱手續(xù)公司員工借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱公司檔案時，應按照上述規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)公司領導批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續(xù)。4.利用要求查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱、借閱檔案后，應及時歸還，不得轉借他人。對檔案內容應嚴格保密，不得泄露。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.信息化管理內容將公司現(xiàn)有的檔案進行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。利用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案進行分類、編號、存儲、檢索、利用等管理。建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行備份，確保檔案信息的安全。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機構公司設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司領導、檔案管理部門負責人和相關部門人員組成。2.監(jiān)督檢查內容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。3.監(jiān)督檢查方式監(jiān)督檢