公司證照印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照印鑒的管理，維護公司的合法權(quán)益，保障公司正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的證照印鑒管理。（三）定義1.證照：指公司依法登記注冊后取得的各類證件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證等。2.印鑒：指公司對外使用的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。二、證照管理（一）證照的領(lǐng)取與保管1.公司證照由行政部門指定專人負責領(lǐng)取、保管。領(lǐng)取時，應(yīng)填寫《證照領(lǐng)取登記表》，詳細記錄證照名稱、領(lǐng)取日期、有效期等信息。2.保管人員應(yīng)設(shè)立專門的證照保管箱或保險柜，將證照分類存放，并確保存放環(huán)境安全、干燥、防潮。3.證照保管人員應(yīng)定期對證照進行檢查，確保證照的完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)證照有損壞、遺失或過期等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）證照的使用1.公司各部門因工作需要使用證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，在《證照使用申請表》上加蓋“同意使用”章，并將證照交予使用人員。使用人員應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照，并在《證照使用登記表》上簽字確認。3.如因特殊情況需要延長證照使用期限，使用人員應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.嚴禁將公司證照轉(zhuǎn)借他人使用，嚴禁在空白紙張或文件上加蓋公司證照。如因工作需要在空白紙張或文件上加蓋公司證照，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準，并在使用后及時收回。（三）證照的年檢與換證1.行政部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時辦理公司證照的年檢與換證手續(xù)。在年檢與換證前，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門準備所需資料，并組織專人進行辦理。2.辦理證照年檢與換證手續(xù)時，應(yīng)確保提供的資料真實、準確、完整。如因提供虛假資料導致證照年檢或換證失敗，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任。3.證照年檢與換證完成后，行政部門應(yīng)及時將新的證照歸檔保管，并更新《證照領(lǐng)取登記表》。（四）證照的遺失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，保管人員應(yīng)立即向行政部門報告，并采取必要的措施防止證照被冒用。2.行政部門接到報告后，應(yīng)及時向相關(guān)部門掛失，并按照相關(guān)規(guī)定辦理證照補辦手續(xù)。補辦證照所需的費用由責任人承擔。3.在證照補辦期間，如需使用證照，可由行政部門出具相關(guān)證明文件代替。三、印鑒管理（一）印鑒的刻制與啟用1.公司印鑒的刻制必須由行政部門統(tǒng)一辦理，并按照公安部門的相關(guān)規(guī)定進行備案?？讨朴¤b時，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的刻章單位，并提供公司法定代表人簽署的《印鑒刻制申請表》及相關(guān)證明文件。2.印鑒刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印鑒取回，并進行登記備案。登記備案內(nèi)容包括印鑒名稱、刻制日期、啟用日期、保管人員等信息。3.印鑒啟用前，行政部門應(yīng)將印鑒的樣本留存歸檔，并將印鑒的啟用通知發(fā)送至公司各部門。各部門應(yīng)按照通知要求，嚴格使用新啟用的印鑒。（二）印鑒的保管1.公司印鑒應(yīng)分別由專人負責保管，不得由一人同時保管兩枚及以上印鑒。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印鑒的安全。2.印鑒保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印鑒保管箱或保險柜，將印鑒分類存放，并確保存放環(huán)境安全、干燥、防潮。3.印鑒保管人員應(yīng)嚴格遵守印鑒使用規(guī)定，不得擅自將印鑒帶出公司或交予他人使用。如因工作需要攜帶印鑒外出，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準，并安排專人陪同。4.印鑒保管人員應(yīng)定期對印鑒進行檢查，確保印鑒的清晰、完整。如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并按照相關(guān)規(guī)定進行更換。（三）印鑒的使用1.公司各部門因工作需要使用印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，注明使用事由、使用期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，在《印鑒使用申請表》上加蓋“同意使用”章，并將印鑒交予使用人員。使用人員應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還印鑒，并在《印鑒使用登記表》上簽字確認。3.如因特殊情況需要延長印鑒使用期限，使用人員應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.嚴禁在空白紙張或文件上加蓋公司印鑒。如因工作需要在空白紙張或文件上加蓋公司印鑒，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準，并在使用后及時收回。5.使用印鑒時，應(yīng)確保印鑒清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。如因印鑒使用不當導致公司遭受損失，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（四）印鑒的交接1.印鑒保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印鑒時，應(yīng)提前向行政部門提出申請，并辦理印鑒交接手續(xù)。2.印鑒交接時，應(yīng)填寫《印鑒交接清單》，詳細記錄印鑒名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方簽字等信息。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份。3.交接雙方應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下，對印鑒進行逐一核對，確保印鑒的數(shù)量、質(zhì)量、完好程度等與交接清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并進行處理。4.印鑒交接完成后，原保管人員應(yīng)將印鑒及相關(guān)資料移交給新保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印鑒管理規(guī)定和使用流程。（五）印鑒的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要停用印鑒時，行政部門應(yīng)及時通知各部門停止使用，并收回停用的印鑒。2.停用的印鑒應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。如因特殊情況需要銷毀印鑒，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準，并按照公安部門的相關(guān)規(guī)定進行銷毀。3.銷毀印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒銷毀申請表》，注明印鑒名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)行政部門負責人簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像，并將相關(guān)資料留存歸檔。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門應(yīng)定期對公司證照印鑒的管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括證照印鑒的領(lǐng)取、保管、使用、年檢與換證、遺失與補辦、交接、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。檢查周期為每季度一次。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公司證照印鑒的管理情況進行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括證照印鑒的使用記錄、保管情況、審批流程等。（三）問題處理如在檢查或抽查過程中發(fā)現(xiàn)問題，