如何進(jìn)行內(nèi)部審核2022-1-12小奎子1目錄一、基本術(shù)語與定義二、審核的分類與目的三、審核范圍四、審核方法五、內(nèi)審員的作用六、內(nèi)審員應(yīng)具備的素質(zhì)七、審核的時(shí)機(jī)和頻次八、內(nèi)審的一般程序九、內(nèi)審中需要注意的幾個(gè)問題十、內(nèi)審和外審的比較十一、內(nèi)審與管理評(píng)審的比較2022-1-12小奎子2

一、基本術(shù)語與定義1、審核:為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。2、審核證據(jù):與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。3、審核準(zhǔn)則:用于與客觀證據(jù)進(jìn)行比較的一組方針、程序或要求。二、審核的分類與目的1、內(nèi)審(第一方審核)1.1第一方審核：以組織的名義對(duì)其自身的體系進(jìn)行審核。1.2目的：主要是確定體系的符合性、有效性，為外審做好準(zhǔn)備。2、外審（第二方審核、第三方審核）2.1第二方審核:由顧客或以顧客名義對(duì)體系進(jìn)行審核。2.2目的：主要是尋求或驗(yàn)證合格供方。2.3第三方審核:由獨(dú)立的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)認(rèn)證/注冊(cè)的企業(yè)(組織)的審核。2.4目的：主要是確定組織的管理體系能否被認(rèn)證/注冊(cè)。2022-1-12小奎子4三、審核范圍審核的內(nèi)容和界限。通常包括:1、確定產(chǎn)品所涉及的活動(dòng)。2、確定部門。3、確定過程。4、確定場(chǎng)所。5、確定時(shí)限。范圍描述:產(chǎn)品+活動(dòng)+區(qū)域+相關(guān)管理活動(dòng)2022-1-12小奎子5四、審核方法1.詢問與交流2.查閱文件和記錄3.現(xiàn)場(chǎng)觀察4.抽樣審查2022-1-12小奎子6五、內(nèi)審員的作用1、參與企業(yè)的內(nèi)審活動(dòng)。2、參與企業(yè)管理體系的策劃、建立、監(jiān)督、維護(hù)和改進(jìn)活動(dòng)，參與內(nèi)部管理。在管理體系的有效實(shí)施方面起帶頭作用。3、向企業(yè)內(nèi)部宣貫標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)的管理理念以及本組織管理要求的合理性。4、管理者代表的助手，管理層與員工之間的橋梁和紐帶作用。5、在第二、三方審核中起接口作用。1、能力1.1工作能力:編制審核計(jì)劃、編寫檢查表、主持召開首末次會(huì)議、實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核、發(fā)現(xiàn)不合格、編寫不合格報(bào)告、編寫審核報(bào)告、對(duì)糾正措施跟蹤驗(yàn)證、關(guān)閉不合格項(xiàng)。1.2基本能力:表達(dá)能力、理解能力、交流能力、合作能力、分析判斷能力、獨(dú)立工作能力、應(yīng)變能力、學(xué)習(xí)能力。六、內(nèi)審員應(yīng)具備的素質(zhì)2022-1-12小奎子82、知識(shí)2.1法律、法規(guī)、規(guī)章等方面的知識(shí)。2.2標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)。2.3專業(yè)知識(shí)。2.4審核工作的一些慣例和習(xí)慣做法。3、道德和修養(yǎng)3.1正直、誠(chéng)實(shí)。3.2客觀、公正。3.3尊重對(duì)方、尊重別人。3.4冷靜的態(tài)度和堅(jiān)毅的精神。六、內(nèi)審員應(yīng)具備的素質(zhì)2022-1-12小奎子91、內(nèi)審

第一次內(nèi)審在體系文件頒布實(shí)施，已運(yùn)行兩個(gè)月左右時(shí)。以后按策劃的時(shí)間進(jìn)行。1.1常規(guī):按計(jì)劃，為每年體系覆蓋的所有過程(部門)至少一次，每次一天至數(shù)天。1.2追加:開始可多一些，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正;以后為必要時(shí)，如:第二、三方要審核之前。2、外審2.1企業(yè)提出申請(qǐng)認(rèn)證/注冊(cè)以后，并已作好準(zhǔn)備之時(shí)。2.2獲證后，證書有效期3年。第一次年度監(jiān)督審核為9-11個(gè)月，以后每年一次。七、審核的時(shí)機(jī)和頻次2022-1-12小奎子10八、內(nèi)審的一般程序一、內(nèi)審策劃二、內(nèi)審準(zhǔn)備三、實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核四、編寫審核報(bào)告五、跟蹤驗(yàn)證糾正措施六、匯總分析、向管理評(píng)審輸入2022-1-12小奎子11(一)內(nèi)審策劃1、最高管理者任命管理者代表。2、管理者代表要親自抓內(nèi)審工作。3、內(nèi)審的具體工作需要一個(gè)職能部門門來管理。4、要組建一支合格的內(nèi)審員隊(duì)伍(數(shù)量、各部門精選、培訓(xùn)、考核)。5、內(nèi)審需編制一套正規(guī)的程序。6、建立體系時(shí)應(yīng)考慮內(nèi)審工作安排。八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子12八、內(nèi)審的一般程序(二)內(nèi)審的準(zhǔn)備1、組成審核組1.1管理者代表任命審核組長(zhǎng)及審核員，組成審核組。1.2審核組長(zhǎng)和審核員在審核工作中的具體職責(zé)。2、制定內(nèi)審方案/內(nèi)審計(jì)劃，提前發(fā)至相關(guān)部門和內(nèi)審員手中。2.1內(nèi)審方案:《年度內(nèi)審計(jì)劃》2.2內(nèi)審計(jì)劃:《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》3、收集、查閱有關(guān)文件3.1重點(diǎn)收集與受審部門有關(guān)的法律法規(guī)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、合同、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.2在查閱程序文件時(shí)，不僅看部門自身中心工作的程序文件，還要查與其他部門程序文件的接口是否明確，內(nèi)容是否協(xié)調(diào)。3.3有些部門J如設(shè)計(jì)部門門往往在程序文件中規(guī)定要采用一些外來標(biāo)準(zhǔn)或文件，則對(duì)他們的有效性也要進(jìn)行檢查。3.4除上述文件外，還應(yīng)對(duì)該部門重要的記錄加以預(yù)先審閱。3.5作業(yè)指導(dǎo)書一般在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)檢查。2022-1-12小奎子13八、內(nèi)審的一般程序4、編寫檢查表4.1作用:明確抽樣數(shù)量、審核規(guī)范化、目標(biāo)明確、保持進(jìn)度、記錄存檔。4.2制表:對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)要求，結(jié)合受審部門特點(diǎn)，應(yīng)有可操作性。4.3方法(2種)：按部門要包括涉及的過程，按過程要包括涉及的部門。5、通知受審部門負(fù)責(zé)人并約定審核時(shí)間5.1審核組長(zhǎng)應(yīng)在審核前3-5日與受審部門領(lǐng)導(dǎo)接觸，約定時(shí)間、確定受審部門的陪同人員及時(shí)間等雙方關(guān)心的問題，使審核順利進(jìn)行。6、內(nèi)審策劃和內(nèi)審準(zhǔn)備的結(jié)果6.1年度內(nèi)審計(jì)劃6.2內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃6.3內(nèi)審檢查表6.4內(nèi)審?fù)ㄖⅲ簝?nèi)部審核計(jì)劃需要審核、批準(zhǔn)與確認(rèn)2022-1-12小奎子14八、內(nèi)審的一般程序7、如何編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃？編制中需要考慮以下7個(gè)方面：1.審核目的2.審核依據(jù)3.審核范圍4.審核時(shí)間5.受審部門6確定審核組長(zhǎng)和審核人員7.審核內(nèi)容和審核安排2022-1-12小奎子15八、內(nèi)審的一般程序8、分配審核部門8.1所有的職能部門均要審核，包括最高管理層。8.2分配審核員的對(duì)應(yīng)部門時(shí)，應(yīng)交叉審核，不要審核自己的工作。8.3分配審核員與對(duì)應(yīng)部門時(shí)，不要相互審核，如:業(yè)務(wù)審核采購(gòu)部，采購(gòu)審核業(yè)務(wù)部。9、安排審核內(nèi)容9.1各部門的審核內(nèi)容，盡可能讓審核員去安排;9.2讓所有的審核員參與審核計(jì)劃的制訂，以把握審核內(nèi)容的全面性，讓審核員全面的參寫審核。9.3安排審核內(nèi)容的依據(jù):職能分配表、職務(wù)說明書、管理體系文件。2022-1-12小奎子16八、內(nèi)審的一般程序10、制訂審核計(jì)劃10.1所有的審核員安排好審核內(nèi)容，并提報(bào)審核組長(zhǎng)。10.2內(nèi)審小組組織大家共同匯總、編制。11、如何編制內(nèi)審檢查表11.1作用:編制具有可操作性的內(nèi)審檢查表，使每個(gè)內(nèi)審員在審核過程中明確審核目的，保持審核內(nèi)容的完整性和連續(xù)性，減少內(nèi)審員在審核過程中的隨意性，同時(shí)也減輕內(nèi)審員的負(fù)擔(dān)。11.2要求:內(nèi)審檢查表，應(yīng)滿足內(nèi)審計(jì)劃的要求，計(jì)劃中規(guī)定的檢查條款，在內(nèi)審檢查表中均應(yīng)體現(xiàn)，不應(yīng)遺漏標(biāo)準(zhǔn)條款或活動(dòng)過程，檢查表還應(yīng)考慮一個(gè)過程在不同部門或個(gè)人之間審核的系統(tǒng)性和接口關(guān)系。11.3內(nèi)審檢查表涉及的部門和過程應(yīng)與內(nèi)審計(jì)劃中的部門和過程相對(duì)應(yīng)，確保覆蓋全面，方法適當(dāng)。2022-1-12小奎子17八、內(nèi)審的一般程序11.4編制內(nèi)審檢查表時(shí)應(yīng)確定以下內(nèi)容:1.查哪個(gè)部門。2.找誰查。3.查什么(審核要點(diǎn))。4.如何檢查。5.查:文件、記錄、憑證。6.抽樣數(shù)量。7.問:詢問責(zé)任人員。8.看:現(xiàn)場(chǎng)、標(biāo)識(shí)、操作。2022-1-12小奎子18八、內(nèi)審的一般程序(三)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核1、現(xiàn)場(chǎng)審核包括如下過程:1.1召開首次會(huì)議。1.2現(xiàn)場(chǎng)審核。1.3不合格項(xiàng)判定。1.4匯總分析審核結(jié)果，作出審核結(jié)論。1.5召開末次會(huì)議。2022-1-12小奎子19八、內(nèi)審的一般程序1.1召開首次會(huì)議a：審核組長(zhǎng)主持，組織領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表、內(nèi)審員參加，與會(huì)者簽到。b：確認(rèn)審核的目的、范圍、依據(jù)。c：確認(rèn)審核計(jì)劃和審核員分工。d：介紹審核方法及程序。e：澄清審核計(jì)劃中不明確的內(nèi)容。f：可以請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表講話。2022-1-12小奎子20八、內(nèi)審的一般程序1.2現(xiàn)場(chǎng)審核1.2.1收集審核證據(jù)。a：客觀證據(jù)是存在的客觀事實(shí)。b:負(fù)有責(zé)任的人的事實(shí)陳述可以成為證據(jù)。c:文件的規(guī)定、記錄等可以成為證實(shí)當(dāng)前發(fā)生的活動(dòng)的證據(jù)。d:其他證實(shí)的信息。如:審核中的觀察或測(cè)量的結(jié)果等。1.2.2形成審核發(fā)現(xiàn)a:審核員將所收集到的審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則進(jìn)行對(duì)比后得出的專業(yè)判斷。b:這種判斷是形成不合格報(bào)告的基礎(chǔ)。c:審核發(fā)現(xiàn)要得到受審核方認(rèn)可。1.2.3審核方式a:按部門審核。b:按要素審核。c:順向追蹤。d:逆向追蹤。2022-1-12小奎子21八、內(nèi)審的一般程序1.3不合格項(xiàng)判定1.3.1按不合格的性質(zhì)判定a:體系性不符合:文件與標(biāo)準(zhǔn)、文件與文件的不符合。b:實(shí)施性不符合:過程運(yùn)行不符合相關(guān)規(guī)定。c:效果性不符合:體系或過程運(yùn)行的結(jié)果不符合預(yù)期的目標(biāo)。1.3.2按不合格的嚴(yán)重程度判定

1.3.2.1嚴(yán)重不合格a:體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。b:體系運(yùn)行區(qū)域性失效。c:不合格的性質(zhì)和后果嚴(yán)重。

1.3.2.1一般不合格a:屬于個(gè)別、偶然、孤立和性質(zhì)輕微的不符合。b:對(duì)體系而言屬于次要的問題。2022-1-12小奎子221.3.3如何開不符合報(bào)告a:受審部門及負(fù)責(zé)人姓名。b:審核員姓名。c:審核依據(jù)。d:不符合事實(shí)描述。e:不符合類型。f:不合格原因分析。g:建議采取的糾正及完成時(shí)間。h:糾正措施完成情況及驗(yàn)證。1.3.4審核組會(huì)議a:審核組長(zhǎng)主持召開。b:審核員匯報(bào)各自在審核中的審核發(fā)現(xiàn)。c:審核組長(zhǎng)匯總，確定不合格項(xiàng)。d:審核員填寫不合格報(bào)告。e:做出審核結(jié)論，起草審核報(bào)告。八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子23八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子1.4內(nèi)審的審核結(jié)論a:本組織的管理體系與審核準(zhǔn)則的符合性和有效性。b:本組織的管理體系是否具備外審的條件。c:本組織的管理體系有哪些方面還需要改進(jìn)。1.5召開末次會(huì)議a:末次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，與會(huì)者簽到。b:審核組長(zhǎng)概述審核過程，宜讀不合格報(bào)告。c:要求受審核部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可事實(shí)，在不合格報(bào)告上簽名，盡快提出糾正措施計(jì)劃。d:審核組長(zhǎng)簡(jiǎn)要說明不合格報(bào)告的數(shù)量和分類，提出整改建議。e:總結(jié)評(píng)價(jià)體系運(yùn)行的有效性，報(bào)告審核結(jié)論。f:提出糾正措施完成要求，要求各部門]按期實(shí)施糾正措施。g:請(qǐng)總經(jīng)理或管理者代表講話。24八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子(四)編寫審核報(bào)告1.審核的目的和范圍。2.審核組成員和受審部門名稱及其負(fù)責(zé)人3.審核日期。。4.審核所依據(jù)的文件。5.審核過程綜述。6.不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)分析。7.審核的結(jié)論性意見。8.審核報(bào)告須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后下發(fā)。25八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子(五)跟蹤并驗(yàn)證糾正措施1、糾正措施建議的提出1.1審核人員確定不合格項(xiàng)，向受審核部門提交不合格報(bào)告，并提出糾正措施的要求。1.2受審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)不合格事實(shí)，分析原因，制訂糾正措施計(jì)劃。1.3內(nèi)審員可以對(duì)糾正措施提出建議。2、批準(zhǔn)糾正措施計(jì)劃2.1糾正措施計(jì)劃應(yīng)由管理者代表批準(zhǔn)認(rèn)可。2.2必要時(shí)，糾正措施計(jì)劃要經(jīng)過最高管理者批準(zhǔn)。26八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子3、糾正措施計(jì)劃的實(shí)施3.1確定實(shí)施期限。糾正措施計(jì)劃的實(shí)施期限-般規(guī)定7-15天內(nèi)完成。3.2糾正措施計(jì)劃的更改須經(jīng)批準(zhǔn)。如有問題、需要延期等都要再批準(zhǔn)。3.3糾正措施計(jì)劃的協(xié)調(diào)和仲裁。實(shí)施中需要增加部門，或幾個(gè)部門實(shí)施有爭(zhēng)執(zhí)，均應(yīng)提請(qǐng)管理者代表協(xié)調(diào)或仲裁。3.4對(duì)糾正措施的實(shí)施情況應(yīng)保存有關(guān)記錄。4、糾正措施的跟蹤和驗(yàn)證4.1糾正措施的跟蹤。審核員應(yīng)對(duì)糾正措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，關(guān)心完成情況，有問題及時(shí)反映。4.2審核員對(duì)完成的糾正措施進(jìn)行驗(yàn)證。4.3審核員對(duì)糾正措施的有效性作出評(píng)價(jià)。4.4審核員驗(yàn)證并認(rèn)為計(jì)劃確已完成后，在不合格報(bào)告相應(yīng)欄中簽字，這項(xiàng)不合格就可宣布關(guān)閉。27八、內(nèi)審的一般程序2022-1-12小奎子(六)匯總分析，向管理評(píng)審輸入

管理評(píng)審之前，管理者代表和各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)內(nèi)審情況和糾正措施完成情況進(jìn)行匯總分析，寫出一份全面的審核報(bào)告，分析、評(píng)價(jià)管理體系的符合性和有效性。這份審核報(bào)告為管理評(píng)審提供了種依據(jù)或輸入。28九、審核中需要注意的幾個(gè)問題2022-1-12小奎子1、按計(jì)劃、按進(jìn)度控制審核全過程a)審核組長(zhǎng)要控制審核的全過程。b)以審核計(jì)劃為根據(jù)。c)依靠檢查表，控制審核進(jìn)度。d)控制氣氛。e)控制客觀性。f)控制紀(jì)律。g)控制審核結(jié)果。2、合理抽樣2.1正確地選擇樣本

a)分層抽樣，樣本要有代表性。

b)樣本數(shù)量的確定。

c)樣本要均衡。2.2要相信樣本292022-1-12小奎子3、審核技巧

a)要善于提問和交談

b)要注意傾聽

c)要仔細(xì)觀察和查閱

d)證據(jù)要確切

e)要善于追蹤驗(yàn)證4、正確的工作方法

a)少講、多聽，現(xiàn)場(chǎng)不做咨詢，不做裁判。

b)仔細(xì)觀察現(xiàn)場(chǎng)，查閱文件和記錄，證據(jù)要確切。

c)選擇合適的對(duì)象提問。

d)正確地提出問題。

e)封閉式問題和開放式問題相結(jié)合。提問的方式有：開放式提問、封閉式提問、澄清式提問?！褚话阋詥柗忾]式問題開始，繼而問開放式問題，最后以兩個(gè)封閉式問題結(jié)束?！裉釂柤记捎蓪徍藛T因人、因事、因地制宜地靈活應(yīng)用。九、審核中需要注意的幾個(gè)問題302022-1-12小奎子f)提問與索看相結(jié)合。g)聯(lián)想和追溯。h)創(chuàng)造良好的審核氣氛。

●審核時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好記錄，注意聽人講話，用點(diǎn)頭、注視等方式表示感興趣。

●凡是要請(qǐng)對(duì)方出示文件或找一般工作人員談話都應(yīng)征得對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)同意。

●如發(fā)現(xiàn)了不合格要對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)，要耐心說明理由。九、審核中需要注意的幾個(gè)問題312022-1-12小奎子1、內(nèi)審與外審的相同點(diǎn)(a)