第2章建立數(shù)據(jù)庫和表第2章建立數(shù)據(jù)庫和表2.1數(shù)據(jù)庫的設(shè)計2.1.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計原則2.1.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟2.1.3銷售模擬系統(tǒng)的設(shè)計2.2建立數(shù)據(jù)庫2.2.1利用模板新建數(shù)據(jù)庫2.2.2直接建立一個空的數(shù)據(jù)庫2.2.3根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫2.3創(chuàng)建表2.3.1表的基本知識2.3.2使用向?qū)?chuàng)建表2.3.3使用設(shè)計器創(chuàng)建表2.3.4通過輸入數(shù)據(jù)建立表2.3.5通過導(dǎo)入創(chuàng)建表2.4設(shè)定表之間的關(guān)系2.4.1表的索引2.4.2表的主關(guān)鍵字2.4.3創(chuàng)建并查看表間關(guān)系2.4.4表間關(guān)系的修改2.5修改數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)2.5.1對表的操作2.5.2對字段的操作2.5.3數(shù)據(jù)有效性2.6使用與編輯數(shù)據(jù)表2.6.1更改數(shù)據(jù)表的顯示方式2.6.2修改數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)2.6.3排列數(shù)據(jù)2.6.4查找數(shù)據(jù)2.6.5篩選數(shù)據(jù)2.6.6高級篩選2.7導(dǎo)出數(shù)據(jù)表2.1數(shù)據(jù)庫的設(shè)計2.1.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計原則關(guān)系型數(shù)據(jù)庫不論設(shè)計得好壞，都可以存取數(shù)據(jù)，但是不同類型的數(shù)據(jù)庫在存取數(shù)據(jù)的效率上有很大的差別。為了更好地設(shè)計數(shù)據(jù)庫中的表，應(yīng)該符合以下幾條一般原則：①字段唯一性。②記錄唯一性。③功能相關(guān)性。④字段無關(guān)性。2.1數(shù)據(jù)庫的設(shè)計2.1.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟除了上面幾條原則，想要設(shè)計一個比較好的數(shù)據(jù)庫及基本表，還需要設(shè)計者的經(jīng)驗和對實際事務(wù)的分析和認(rèn)識。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般步驟如下：①明確建立數(shù)據(jù)庫的目的。②確定所需要的數(shù)據(jù)表。③確定所需要的字段。④確定關(guān)系。⑤改進設(shè)計。2.1數(shù)據(jù)庫的設(shè)計2.1.3銷售模擬系統(tǒng)的設(shè)計（1）明確目的在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前，和公司相關(guān)人員溝通后知道，要開發(fā)的銷售模擬系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾個功能：①客戶信息管理；②訂單信息管理；③產(chǎn)品訂單管理；④職員信息管理。以上四種信息管理，都要求能夠?qū)τ涗涍M行添加、刪除、修改和查詢。（2）確定數(shù)據(jù)表經(jīng)過上面的分析，確定該數(shù)據(jù)庫主要涉及以下4個表：①客戶表，用于存儲客戶信息。②訂單表，用于存儲客戶訂單信息。③產(chǎn)品表，用于存儲產(chǎn)品信息。④職員表，用于存儲職員信息。（3）確定字段信息在上述的4個表中，通過與公司相關(guān)人員交流，確認(rèn)每張表中需要存儲的信息，每類信息都是一個字段。初步確定如表2-1-1至2-1-4中所示的字段信息。表2-1-1客戶表結(jié)構(gòu)字段名稱字段類型字段大小字段名稱字段類型字段大小客戶編號數(shù)字長整型郵政編碼文本6公司名稱文本50電話號碼文本15聯(lián)系人姓名文本30傳真號碼文本15聯(lián)系人職務(wù)文本20電子郵件文本50聯(lián)系地址文本50手機文本12訂單表和產(chǎn)品表表2-1-2訂單表結(jié)構(gòu)字段名稱字段類型字段大小字段名稱字段類型字段大小產(chǎn)品編號文本5應(yīng)付總價貨幣訂貨數(shù)量數(shù)字長整型客戶編號數(shù)字長整型訂貨日期日期/時間職員編號文本5表2-1-3產(chǎn)品表結(jié)構(gòu)字段名稱字段類型字段大小字段名稱字段類型字段大小產(chǎn)品編號文本5單價貨幣產(chǎn)品名稱文本30庫存量數(shù)字長整型供應(yīng)商文本20訂購量數(shù)字長整型類別文本10中止是/否單位數(shù)量文本20職員表字段名稱字段類型字段大小字段名稱字段類型字段大小職員編號文本5雇用日期日期/時間姓名文本10職務(wù)文本20部門文本10電話文本12性別文本2家庭住址文本50出生日期日期/時間表2-1-4職員表結(jié)構(gòu)（4）確定表間關(guān)系要建立兩個表之間的關(guān)系，先要為各表確定主關(guān)鍵字段，然后把其中一個表的主關(guān)鍵字段添加到另一個表中，使兩個表通過共有的該字段關(guān)聯(lián)起來。在銷售模擬系統(tǒng)中，產(chǎn)品表的主關(guān)鍵字段是“產(chǎn)品編號”；客戶表的主關(guān)鍵字段是“客戶編號”；職員表的主關(guān)鍵字段是“職員編號”；訂單表通過添加“產(chǎn)品編號”、“客戶編號”、“職員編號”字段，分別與其他三個表格建立一對多的關(guān)系。（5）改進設(shè)計上述每一個表中的字段設(shè)置還可以進一步完善，甚至可以建立不同于初步設(shè)計時的新表。例如，后期可以添加一個工資表，用于統(tǒng)計職員的工資情況。2.2建立數(shù)據(jù)庫Access2003提供了建立數(shù)據(jù)庫的多種方法：①利用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，用戶可以使用這種方式，通過簡單的操作快速創(chuàng)建一個實用的數(shù)據(jù)庫；②直接建立一個空的數(shù)據(jù)庫，然后再根據(jù)實際需要向數(shù)據(jù)庫中添加表、窗體、查詢、報表等等各種對象；③根據(jù)現(xiàn)有文件新建。無論是哪種方法，在創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫后，都可以后續(xù)再對數(shù)據(jù)庫進行編輯和修改。2.2.1利用模板新建數(shù)據(jù)庫如果用戶為節(jié)省時間，不希望從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，可以使用Access2003提供的各種模板來快速創(chuàng)建立即可用的數(shù)據(jù)庫。模板是Access自帶的數(shù)據(jù)庫模板，已包含完整的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序文件。模板中包含具有某種特定功能和結(jié)構(gòu)的表、查詢、窗體、報表、宏和表間關(guān)系，可以節(jié)省大量時間和工作量。使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫后，還可以根據(jù)需求適當(dāng)?shù)卣{(diào)整數(shù)據(jù)庫。任務(wù)利用模板創(chuàng)建“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫

【任務(wù)描述】創(chuàng)建一個以銷售公司為模型，其中包含客戶、訂單、產(chǎn)品以及職員管理數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的名稱為“銷售模擬系統(tǒng)”?！救蝿?wù)分析】Access2003附帶了許多客戶端數(shù)據(jù)庫模板，包括訂單、分類總賬、服務(wù)請求管理、工時與賬單、講座管理、庫存控制、聯(lián)系人管理等等。在使用模板新建數(shù)據(jù)庫時，選擇訂單模板更符合該數(shù)據(jù)庫的功能和結(jié)構(gòu)形式。【任務(wù)實現(xiàn)】操作步驟參照教材。【任務(wù)拓展】1.打開新建的數(shù)據(jù)庫，查看數(shù)據(jù)庫中的各種對象，觀察表中有沒有數(shù)據(jù)。嘗試向其中的一個表中輸入數(shù)據(jù)。2.2.2直接建立一個空的數(shù)據(jù)庫如果不想使用模板，則可以通過建立一個新的空數(shù)據(jù)庫，然后再根據(jù)實際需要在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表、窗體、報表等其他對象。任務(wù)直接建立一個空的“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫【任務(wù)描述】新建一個空白的數(shù)據(jù)庫，并保存為“銷售模擬系統(tǒng)”。【任務(wù)分析】這里先直接新建一個空數(shù)據(jù)庫，以后再陸續(xù)添加數(shù)據(jù)表，以及基于數(shù)據(jù)表的查詢、窗體、報表等對象?！救蝿?wù)實現(xiàn)】操作步驟參照教材。【任務(wù)拓展】1.在完成創(chuàng)建“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫之后，查看表、查詢、窗體、報表等各種對象，與使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的結(jié)果進行比較，有什么不同之處？2.Access2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫時，默認(rèn)的文件格式是Access2000格式，怎樣將其轉(zhuǎn)換成其他格式呢？2.2.3根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫除了以上兩種創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法，Access2003還提供了“根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫”的方法，可以創(chuàng)建和現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和內(nèi)容一樣的數(shù)據(jù)庫。任務(wù)根據(jù)現(xiàn)有文件建立“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫【任務(wù)描述】以之前創(chuàng)建的“銷售模擬系統(tǒng)”為基礎(chǔ)，新建一個數(shù)據(jù)庫?！救蝿?wù)分析】利用Access2003中“根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫”的命令來實現(xiàn)任務(wù)要求。【任務(wù)實現(xiàn)】操作步驟參照教材【任務(wù)拓展】觀察新創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫文件名與原文件名有什么區(qū)別？保存在什么位置？2.3創(chuàng)建表

建立了數(shù)據(jù)庫后，就需要向數(shù)據(jù)庫中添加對象，其中最基本的對象是表。一個Access數(shù)據(jù)庫可以包含數(shù)千個表，因此，與其他任何因素相比，硬盤上可用空間的大小對每個表可以包含的記錄數(shù)限制最大。表具有兩個常用視圖——“數(shù)據(jù)表”視圖和“設(shè)計”視圖。通過“數(shù)據(jù)表”視圖可以查看和修改表中的數(shù)據(jù)，通過“設(shè)計”視圖可以查看和修改表的結(jié)構(gòu)。在“數(shù)據(jù)表”視圖查看表時，可以看到以二維表格形式排列的數(shù)據(jù)。每一行包含一個產(chǎn)品的所有信息，被稱為“記錄”。每一條記錄對應(yīng)于一個實體。若干記錄組成一張表。每一列是一個特定類型的信息（如：產(chǎn)品編號、產(chǎn)品名稱，供應(yīng)商等），被稱為“字段”。每一字段包含了一類信息，大部分表中需要設(shè)置關(guān)鍵字，以唯一地表示一條記錄。簡單表的創(chuàng)建有多種方法，包括使用向?qū)А⒃O(shè)計器和直接輸入數(shù)據(jù)。圖2-3-1數(shù)據(jù)表視圖一列是一個字段一行是一條記錄圖2-3-2設(shè)計視圖2.3.1表的基本知識（1）字段的數(shù)據(jù)類型在數(shù)據(jù)表中每個字段都屬于某種選定的數(shù)據(jù)類型。在Access2003中，字段有“文本”、“備注”、“數(shù)字”、“日期/時間”等十種數(shù)據(jù)類型；系統(tǒng)會為不同的數(shù)據(jù)類型分配不同大小的數(shù)據(jù)空間，而每種數(shù)據(jù)類型的空間大小是固定的，所以字段的大小不會隨輸入的數(shù)值的內(nèi)容而變化。表2-3-1字段的數(shù)據(jù)類型設(shè)置數(shù)據(jù)類型大小文本（默認(rèn)值）文本或文本和數(shù)字的組合，以及不需要計算的數(shù)字，例如電話號碼；最多為255個字符。備注長文本或文本和數(shù)字的組合；最多為65,535個字符。數(shù)字用于數(shù)學(xué)計算的數(shù)值數(shù)據(jù)；1、2、4或8個字節(jié)。日期/時間從100到9999年的日期與時間值；8個字節(jié)。貨幣貨幣值或用于數(shù)學(xué)計算的數(shù)值數(shù)據(jù)，精確到小數(shù)點左邊15位和小數(shù)點右邊4位；8個字節(jié)。自動編號每當(dāng)向表中添加一條新記錄時，由MicrosoftAccess指定的一個唯一的順序號（每次遞增1）或隨機數(shù)。自動編號字段不能更新；4個字節(jié)。是/否“是”和“否”值，以及只包含兩者之一的字段（Yes/No、True/False或On/Off）；1位OLE對象MicrosoftAccess表中鏈接或嵌入的對象（例如Excel表格、Word文檔、圖形、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)）；受可用磁盤空間限制。超鏈接文本或文本和以文本形式存儲的數(shù)字的組合，作超鏈接地址；超鏈接地址最多包含三部分：顯示的文本、地址、子地址；方法：單擊“插入”菜單上的“超鏈接”；超鏈接數(shù)據(jù)類型的三個部分中的每一部分查閱向?qū)?chuàng)建字段，該字段可以使用列表框或組合框從另一個表或值列表中選擇一個值；通常為4個字節(jié)。（2）字段屬性

在Access中字段常用的屬性除了“字段名稱”、“數(shù)據(jù)類型”、“字段大小”之外，還有“格式”、“輸入法模式”、“默認(rèn)值”、“有效性規(guī)則”、“必填字段”、“允許空字符串”、“索引”等，設(shè)置它們會對表中的數(shù)值產(chǎn)生影響。在創(chuàng)建字段并確定數(shù)據(jù)類型后，不同類型的字段會有不同的屬性。①格式：用于設(shè)置字段的顯示布局，如：“-”表示右對齊；“!”表示左對齊；②輸入法模式：設(shè)置該字段默認(rèn)的輸入法模式；③輸入掩碼：可以控制輸入到字段中的數(shù)據(jù)的模式；④標(biāo)題：用于窗體時的標(biāo)簽，一般情況下都不設(shè)，自動取這個字段的字段名為標(biāo)簽名；⑤默認(rèn)值：字段沒有輸入時會以該值作為默認(rèn)值；⑥有效性規(guī)則：用于檢查字段中的值是否符合該規(guī)則，Access只在滿足設(shè)置的條件時才允許輸入；⑦必填字段：可以在字段中指定必須填寫的重要字段；⑧允許空字符串：指字段里能否允許“零長度字符串”，通常設(shè)“否”；⑨索引：決定是否將這個字段定義為表中的索引字段，便于查詢；⑩Unicode壓縮：這是微軟公司為了使一個產(chǎn)品在不同國家的各種語言情況下都能正常運行而編寫的一種文字代碼，通常選擇“是”。（2）字段屬性

任務(wù)使用“表向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)表

【任務(wù)描述】在新建的空的“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中添加客戶表?！救蝿?wù)分析】①創(chuàng)建數(shù)據(jù)表最簡單的方法是使用表向?qū)?，它可以指引用戶一步步地完成?chuàng)建表的過程，在創(chuàng)建過程中也可以根據(jù)實際需要對向?qū)峁┑哪０暹M行修改。②客戶表的字段設(shè)置可參見表2-2-1的客戶表結(jié)構(gòu)?！救蝿?wù)實現(xiàn)】實現(xiàn)步驟參照教材2.3.3使用設(shè)計器創(chuàng)建表任務(wù)使用設(shè)計器創(chuàng)建數(shù)據(jù)表【任務(wù)描述】在“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建職員表?！救蝿?wù)分析】①表設(shè)計器是一種可視化工具，用于設(shè)計和顯現(xiàn)已經(jīng)連接到數(shù)據(jù)庫中的表。表設(shè)計器有兩部分：上半部分顯示網(wǎng)格，每行網(wǎng)格描述一個字段（對應(yīng)于表中的一列），對于每個字段，該網(wǎng)格顯示其基本特征：字段名稱、數(shù)據(jù)類型、說明；表設(shè)計器的下半部分顯示每個字段相關(guān)的其他字段屬性。在表設(shè)計器中也可以訪問屬性頁，可以創(chuàng)建并更改關(guān)系、約束、索引以及表的主關(guān)鍵字。②將公司的職員信息保存在職員表中，該表的字段信息見表2-2-4?！救蝿?wù)實現(xiàn)】實現(xiàn)步驟參照教材【任務(wù)拓展】如何將“職員編號”字段屬性設(shè)置為必須填寫、不允許空字符串？2.3.4通過輸入數(shù)據(jù)建立表任務(wù)通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表【任務(wù)描述】在銷售模擬系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建產(chǎn)品表。【任務(wù)分析】①創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的第三種方法是通過輸入數(shù)據(jù)建立表。如果沒有確定表的結(jié)構(gòu)，但是有表中的數(shù)據(jù)，那么可以采用這種方法來建立表。②以下是各產(chǎn)品的記錄：表2-3-2產(chǎn)品表記錄1橙汁怡樂飲料每箱24瓶￥36.004510No2蘋果汁怡樂飲料每箱24瓶￥26.00125No3葡萄汁怡樂飲料每箱12瓶￥36.00164No4純凈水怡樂飲料每箱12瓶￥10.90205No5雞精家家樂調(diào)味品每箱30包￥46.00120No6味精家家樂調(diào)味品每箱30包￥16.5000No7胡椒粉家家樂調(diào)味品每箱15包￥29.0000No8純牛奶康益飲料每箱20包￥35.0000No9酸奶康益飲料每箱10盒￥18.0000No【任務(wù)實現(xiàn)】操作步驟參見教材。接下來將這些字段修改為合適的字段名稱、類型、大小。在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“對象”欄中的“表”按鈕，在右側(cè)的窗口中選中新建的產(chǎn)品表，然后單擊工具欄的“設(shè)計”按鈕，打開表設(shè)計器，按照以下表格更改字段名稱、類型和大小。字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小字段說明字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小字段說明產(chǎn)品編號文本5單價貨幣產(chǎn)品名稱文本30庫存量數(shù)字長整型供應(yīng)商文本20訂購量數(shù)字長整型類別文本10中止是/否單位數(shù)量文本202.3.5通過導(dǎo)入創(chuàng)建表

任務(wù)通過導(dǎo)入數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表【任務(wù)描述】銷售模擬系統(tǒng)中需要增加訂單數(shù)據(jù)，將銷售部已有的Excel表中的訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)入到銷售模擬系統(tǒng)中?！救蝿?wù)分析】在MicrosoftOfficeAccess2003中可以鏈接其他程序和其他文件格式中的數(shù)據(jù)，例如MicrosoftExcel、dBase、Paradox或XML（僅限于導(dǎo)入）。還可以導(dǎo)入或鏈接駐留在本地計算機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或Internet服務(wù)器上的Access數(shù)據(jù)庫(.mdb)、HTML表和列表。通過使用Access中的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，可以將Excel導(dǎo)入到Access2003中?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】公司要求在銷售模擬系統(tǒng)中增加職員工資數(shù)據(jù)，將財務(wù)科的Excel工資表導(dǎo)入到銷售模擬系統(tǒng)中。2.4設(shè)定表之間的關(guān)系

在掌握了建立表的方法后，下面我們來學(xué)習(xí)表與表之間的關(guān)系，以及如何設(shè)定表之間的關(guān)系。因為數(shù)據(jù)表之間并不是相互獨立的，它們之間存在著或多或少的聯(lián)系，這就是“表間關(guān)系”。在為數(shù)據(jù)表建立關(guān)系之前，首先需要了解表索引的創(chuàng)建和主關(guān)鍵字的設(shè)定。2.4.1表的索引索引的作用類似書籍的目錄。通過查詢目錄，讀者可以快速定位到想要閱讀的章節(jié)，而不用一頁頁地翻閱。當(dāng)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)越來越多的時候，利用索引可以更加有效地查詢數(shù)據(jù)：索引就是對數(shù)據(jù)表中的特定字段或者表達式按照一定的規(guī)則進行排序，只需要對經(jīng)常查詢或者排序的字段創(chuàng)建索引，就可以快速查找和排序記錄。但如果不正確地使用索引，反而會降低處理的效率。任務(wù)一為產(chǎn)品表建立單字段索引

【任務(wù)描述】為產(chǎn)品表按照產(chǎn)品編號建立單字段索引。【任務(wù)分析】①索引可以分為單字段索引和多字段索引兩種。一般情況下，表中的索引為單字段索引，建立的方法也很簡單。②“索引名稱”僅是索引的標(biāo)識，可以使用索引字段的名稱來命名，或使用具有某種含義的字符串。本任務(wù)將建立名為“產(chǎn)品編號”的單字段索引，以便于日后按產(chǎn)品編號的大小排序來瀏覽數(shù)據(jù)記錄。【任務(wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】為職員表按照部門建立單字段索引。任務(wù)二為產(chǎn)品表建立多字段索引

【任務(wù)描述】為產(chǎn)品表按照產(chǎn)品名稱、供應(yīng)商建立多字段索引?！救蝿?wù)分析】如果需要同時搜索或者排序更多的字段，那么就需要為多個字段設(shè)置索引，此時多個字段通常稱為組合字段?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】為銷售模擬系統(tǒng)中的客戶表按照公司名稱、聯(lián)系地址建立多字段索引。2.4.2表的主關(guān)鍵字在Access2003中，可以建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，如果想要將分布在不同表中的數(shù)據(jù)組合起來，就需要為各個表建立好主關(guān)鍵字。主關(guān)鍵字也稱為“主鍵”，它可以包含一個或者多個字段，用來保證表中的每一條記錄都是唯一的。任務(wù)為產(chǎn)品表建立主關(guān)鍵字【任務(wù)描述】為產(chǎn)品表按照產(chǎn)品編號建立主關(guān)鍵字。【任務(wù)分析】①主關(guān)鍵字可以分為自動編號、單字段和多字段三種。如果在保存新建立的表之前沒有設(shè)置主鍵，那么系統(tǒng)將詢問是否要創(chuàng)建主鍵。如果選擇“是”，將創(chuàng)建“自動編號主鍵”,這種建立主鍵的方法可以應(yīng)用于任何表中。②本任務(wù)將為產(chǎn)品表按照產(chǎn)品編號建立單字段主鍵。什么類型的字段才適合作為主鍵呢？如果某個字段的值均是唯一的（如：產(chǎn)品編號），那么就可以將該字段指定為主鍵。如果選擇的字段有重復(fù)值或者Null值，則不能將其設(shè)置為主鍵?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】1.將職員表按照姓名和出生日期建立多字段主關(guān)鍵字。2.將職員表的“職員編號”設(shè)置為主鍵；將客戶表的“客戶編號”設(shè)置為主鍵。

2.4.2表的主關(guān)鍵字用戶可以在包含相關(guān)信息或字段的表之間建立關(guān)系。在表中的字段之間可以建立3種類型的關(guān)系——一對一、一對多、多對多，而多對多關(guān)系也可以轉(zhuǎn)化為一對一和一對多關(guān)系。①一對一關(guān)系：即A表中的每一條記錄在B表中只有一條記錄匹配。②一對多關(guān)系：A表中的每一條記錄在B表中有多條記錄匹配。如：產(chǎn)品表與訂單表就是一對多的關(guān)系，在產(chǎn)品表中每一種產(chǎn)品只能有一個產(chǎn)品編號，同一種產(chǎn)品可以被客戶訂購許多次，即同一個產(chǎn)品編號可以在訂單表中出現(xiàn)多次。2.4.3創(chuàng)建并查看表間關(guān)系

任務(wù)為銷售模擬系統(tǒng)創(chuàng)建關(guān)系

【任務(wù)描述】為產(chǎn)品表和訂單表按照產(chǎn)品編號建立關(guān)系?！救蝿?wù)分析】由于不同的表之間的關(guān)聯(lián)是通過表的主鍵來確定的，因此當(dāng)更改數(shù)據(jù)表的主鍵時，Access2003會進行檢查。在表與表之間建立關(guān)系時，不僅需要確立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)，還經(jīng)常需要確定數(shù)據(jù)庫的參照完整性，即在設(shè)定了關(guān)系后，用戶不能隨意更改建立關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。參照完整性要求關(guān)系中一張表中的記錄在關(guān)系的另一張表中有一條或多條相對應(yīng)的記錄。

參照完整性是用于確保相關(guān)聯(lián)的兩個表之間的約束，具體地說，就是在兩個表之間建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系后，對其中一個表進行的操作會影響到另一個表中的記錄。對于永久關(guān)系的相關(guān)表，在更新、插入或刪除記錄時，如果只改其一不改其二，就會影響數(shù)據(jù)的完整性。例如，修改父表中關(guān)鍵字值后，子表關(guān)鍵字值未做相應(yīng)改變；刪除父表的某記錄后，子表的相應(yīng)記錄未刪除，致使子表中的這些記錄成為孤立記錄，在父表中找不到對應(yīng)的記錄；對于子表插入的記錄，父表中沒有相應(yīng)關(guān)鍵字值的記錄；等等。對于這些涉及表間數(shù)據(jù)的完整性，統(tǒng)稱為參照完整性?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】1.為客戶表和訂單表按照客戶編號建立一對多關(guān)系。2.為職員表和訂單表按照職員編號建立一對多關(guān)系。任務(wù)為銷售模擬系統(tǒng)創(chuàng)建關(guān)系

2.4.4表間關(guān)系的修改任務(wù)為銷售模擬系統(tǒng)修改關(guān)系【任務(wù)描述】修改產(chǎn)品表和訂單表之間的關(guān)系。【任務(wù)分析】關(guān)系并不是固定不變的，用戶可以編輯表間已有的關(guān)系或者刪除不再需要的關(guān)系。【任務(wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】如何刪除關(guān)系？2.5修改數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及表、設(shè)定表間的關(guān)系之后，用戶有時候還需要對所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫及表做必要的改進，這就涉及修改表的操作。2.5.1對表的操作為了確保數(shù)據(jù)安全，修改前最好先做好數(shù)據(jù)庫的備份，以備修改有誤時使用。數(shù)據(jù)庫文件的備份與普通文件的備份一樣，只需要將該數(shù)據(jù)庫文件復(fù)制一份即可。如果在一個數(shù)據(jù)庫中只修改某個或者某些表，可以只對指定表進行備份。任務(wù)一對產(chǎn)品表進行備份

【任務(wù)描述】備份“銷售模擬系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中的產(chǎn)品表，將備份的表命名為“產(chǎn)品表備份”?！救蝿?wù)分析】通過復(fù)制、粘貼方式對產(chǎn)品表進行備份，對產(chǎn)品表的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)均需要備份?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】1.練習(xí)只備份產(chǎn)品表的結(jié)構(gòu)。2.練習(xí)使用右鍵快捷菜單中的“另存為”命令對產(chǎn)品表進行備份。3.刪除產(chǎn)品表備份。任務(wù)二為產(chǎn)品表改名

【任務(wù)描述】將銷售模擬系統(tǒng)中的產(chǎn)品表改名為“產(chǎn)品明細(xì)”表?！救蝿?wù)分析】有時候用戶需要將數(shù)據(jù)表更名，使其更具有意義，更方便數(shù)據(jù)庫的管理?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】練習(xí)將“產(chǎn)品明細(xì)”表的名字改回“產(chǎn)品”表。2.5.2對字段的操作對字段的操作包括字段的更名、插入、移動、復(fù)制、刪除、屬性修改等。用戶對字段名稱的修改，不會影響到字段中所存放的數(shù)據(jù)，但是會影響到一些相關(guān)的部分。如果查詢、報表、窗體等對象中使用了更名的字段，那么這些對象中也要相應(yīng)地更改字段的引用。對字段的插入、移動、復(fù)制、刪除、屬性修改均可以在設(shè)計視圖中進行，這些操作非常容易實現(xiàn)。任務(wù)一對表中的字段進行更名【任務(wù)描述】將產(chǎn)品表中的“供應(yīng)商”字段更名為“供應(yīng)商名稱”?！救蝿?wù)分析】對字段的更名，可以通過設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)表視圖兩種方式進行。①在設(shè)計視圖中打開需要修改的表，選中要修改的字段，在字段名稱欄中輸入新的字段名即可。②在數(shù)據(jù)表視圖進行操作時，需要注意的是如果更名的字段已經(jīng)設(shè)置了“標(biāo)題”屬性，那么字段選定器中所顯示的是“標(biāo)題”文本框中輸入的內(nèi)容，而不是實際的字段名稱?？梢噪p擊表頭中需要更名的字段，然后在活動文本框中輸入新的字段名，按Enter鍵確認(rèn)?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】利用數(shù)據(jù)表視圖完成更名操作，將“供應(yīng)商名稱”改為“供應(yīng)商”。任務(wù)二在表中插入新字段【任務(wù)描述】在訂單表中的“應(yīng)付總價”字段前插入一個新字段“折扣”，數(shù)據(jù)類型為單精度，可空?！救蝿?wù)分析】在設(shè)計視圖中打開需要修改的表，選定合適的位置，插入新字段?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】利用數(shù)據(jù)表視圖刪除“折扣”字段。2.5.3數(shù)據(jù)有效性Access2003提供了幾種方法幫助用戶確保輸入到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是有效的。比如設(shè)計表結(jié)構(gòu)時設(shè)置的數(shù)據(jù)類型，限定字段的大小、屬性。這些都是用以確保數(shù)據(jù)有效的直接方法。其中，字段有效性規(guī)則和記錄有效性規(guī)則是常用的兩種規(guī)則。（1）字段有效性規(guī)則字段有效性規(guī)則是一個“字段屬性”，允許用戶限定一個字段的值，例如，可以限制“性別”字段中只能輸入“男”或者“女”。（2）記錄有效性規(guī)則記錄有效性規(guī)則是一個“表屬性”，與字段有效性規(guī)則不同，記錄有效性規(guī)則可以引用同一表中的其他字段。這在對比表中不同字段的值時非常有用。一個表只能定義一條記錄有效性規(guī)則，若要使用多條規(guī)則，可利用AND或OR操作符把這些規(guī)則組合在一個表達式中。任務(wù)為職員表設(shè)置字段有效性

【任務(wù)描述】為職員表設(shè)置字段有效性，限制“性別”字段只能輸入“男”或者“女”?！救蝿?wù)分析】要設(shè)置有效性規(guī)則，關(guān)鍵是構(gòu)造出一個合法的有效性規(guī)則表達式。一般情況下，一個字段的有效性規(guī)則表達式中包含一個運算符和一個比較值。運算符有如下幾種：運算符功能<、>、<=、>=、=、<>進行小于、大于、小于等于、大于等于、相等、不等的比較In(A1,A2,…,An)檢查輸入數(shù)據(jù)是否為括號內(nèi)中的某一值BetweenA1AndAn要求輸入值必須介于兩值之間Like檢查一個文本或備注字段的值是否匹配一個模式字符串。其通配符如下：?指代任何單一字符。*指代零個或多個字符，用來定義標(biāo)題、結(jié)尾。#指代單個數(shù)字。表2-5-1常用運算符【任務(wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】1.嘗試使用其他表達式來限制“性別”字段只能輸入“男”或者“女”。2.為產(chǎn)品表設(shè)置字段有效性，限制“單價”字段大于零。任務(wù)為職員表設(shè)置字段有效性

2.6使用與編輯數(shù)據(jù)表

在數(shù)據(jù)表視圖方式下，可以更改數(shù)據(jù)表的顯示方式、修改、查找、排序、篩選、打印表中的記錄等等。2.6.1更改數(shù)據(jù)表的顯示方式（1）改變字體用戶可根據(jù)需要來選擇不同的字體。雙擊打開表的數(shù)據(jù)表視圖后，選擇菜單“格式/字體”命令，在彈出的“字體”對話框中，設(shè)置需要的字體、字形、字號、顏色等等。（2）設(shè)置單元格效果用戶可以對數(shù)據(jù)表的單元格效果進行設(shè)置。其操作方法同樣是在表的數(shù)據(jù)視圖中，選擇菜單“格式/數(shù)據(jù)表”命令，在彈出的“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對話框中，根據(jù)需求設(shè)置單元格、網(wǎng)格線、背景色、網(wǎng)格線顏色等等的顯示效果。2.6.2修改數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)（1）添加新數(shù)據(jù)當(dāng)向一個空表或者向已有數(shù)據(jù)的表中增加新的數(shù)據(jù)時，都要使用插入新記錄的功能。以數(shù)據(jù)表視圖打開表時，表的末尾有一空白行，用戶可以在此行向字段添加數(shù)據(jù)。添加完畢，關(guān)閉該表時，Access2003將按照字段有效性規(guī)則進行檢查，如果不符合，將提示該字段的值不符合該字段的有效性規(guī)則，直到輸入的數(shù)據(jù)滿足有效性規(guī)則為止。任務(wù)一在職員表中增加新記錄

【任務(wù)描述】公司的銷售部新進了一位職員劉小麗，將劉小麗的個人信息添加到職員表中?！救蝿?wù)分析】按照職員表中的字段設(shè)置，收集劉小麗的個人信息“7，劉小麗，銷售部，女，1985-7-18，2010-1-12，科員廣州黃埔區(qū)”。【任務(wù)實現(xiàn)】（2）修改數(shù)據(jù)

在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以方便地修改已有的數(shù)據(jù)記錄。首先選中要修改的字段，然后直接輸入修改后的數(shù)據(jù)，將光標(biāo)移動到下一條記錄，用戶對該記錄的修改就會被保存下來，如果要撤銷修改，按Esc鍵即可。任務(wù)二在客戶表中修改記錄【任務(wù)描述】客戶樂家公司的經(jīng)理李曉因為個人原因已經(jīng)離職，該公司已經(jīng)聘請郭曉冬負(fù)責(zé)與本公司的業(yè)務(wù)，現(xiàn)在需要在客戶表中進行相關(guān)信息的修改?！救蝿?wù)分析】按照客戶表中的字段設(shè)置，利用修改數(shù)據(jù)功能將已有記錄中的“聯(lián)系人姓名”、“電子郵件”、“手機”等字段修改為“郭曉冬、guoxiaodong@163.com。【任務(wù)實現(xiàn)】（3）替換數(shù)據(jù)

如果想把數(shù)據(jù)表中的某個數(shù)據(jù)替換為另一個數(shù)據(jù)，可以進行如下操作：在數(shù)據(jù)表視圖中選中要替換的字段內(nèi)容，然后選擇菜單“編輯/替換”命令，彈出“查找和替換”對話框。利用對話框設(shè)置好要查找的內(nèi)容、要替換的內(nèi)容、選擇查詢的范圍、指定匹配的方式等等。任務(wù)三在產(chǎn)品表中替換數(shù)據(jù)【任務(wù)描述】公司中止了供應(yīng)商“康益”的業(yè)務(wù)往來，改由“樂百家”為公司供應(yīng)純牛奶和酸奶。【任務(wù)分析】如果想把產(chǎn)品表中的“康益”替換為“樂百家”，可以利用替換數(shù)據(jù)完成操作?！救蝿?wù)實現(xiàn)】（4）復(fù)制數(shù)據(jù)

任務(wù)四在職員表中復(fù)制數(shù)據(jù)【任務(wù)描述】公司工會需要統(tǒng)計本公司職員的出生日期，以便按時發(fā)放生日禮金和舉辦生日宴會慶祝生日，需要復(fù)制相關(guān)數(shù)據(jù)?！救蝿?wù)分析】利用剪貼板功能可以很方便地復(fù)制數(shù)據(jù)，操作方法類似常規(guī)的MicrosoftOffice辦公軟件。嘗試將職員表中的“姓名”、“性別”、“部門”、“出生日期”四個字段的數(shù)據(jù)復(fù)制到MicrosoftWord2003中?！救蝿?wù)實現(xiàn)】（5）刪除記錄

任務(wù)五在職員表中刪除記錄【任務(wù)描述】財務(wù)科的孫麗因為個人原因離職，現(xiàn)在需要在職員表中刪除該職員的記錄?！救蝿?wù)分析】在數(shù)據(jù)表視圖中，使用鼠標(biāo)單擊行選擇器，選定要刪除的記錄，如果刪除的是多條連續(xù)記錄，也可以按住鼠標(biāo)左鍵拖動選擇多行連續(xù)記錄。選擇“編輯/刪除”命令，或者直接按Del鍵，將選中的記錄刪除。刪除之前，Access2003會給出提示，讓用戶確認(rèn)進行刪除操作。在刪除記錄時，如果表A與表B建立了關(guān)系，而表A中的某些字段來源于表B，那么刪除表B中的某些記錄時會影響到表A中的記錄，因此這種情況下Access2003不允許刪除表B中記錄，刪除時將出現(xiàn)提示框，提示用戶不能刪除?！救蝿?wù)實現(xiàn)】【任務(wù)拓展】嘗試刪除職員表中銷售部陳瑾的記錄。2.6.3排列數(shù)據(jù)Access2003根據(jù)主鍵值自動排序記錄。在數(shù)據(jù)檢索和顯示期間，用戶可以按不同的順序來排序記錄。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以對一個或多個字段進行排序。升序的規(guī)則是：文本類型按字母順序排列，日期/時間值從最早到最晚排列，數(shù)字與貨幣值從最低到最高排列。對于多個字段的排序，Access2003使用從左到右的優(yōu)先排序權(quán)。排序后的文件可單獨保存。2.6.4查找數(shù)據(jù)用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)，其操作過程如下：①在數(shù)據(jù)表視圖中選擇“編輯/查找”命令，或者直接單擊工具欄上的“查找”按鈕，彈出“查找和替換”對話框。②在“查找內(nèi)容”下拉列表中輸入要查找的內(nèi)容，可以使用通配符。③選擇查詢的范圍，指定匹配的方式，根據(jù)需要指定是否區(qū)分大小寫，是否按照格式搜索字段等等。④單擊“查找下一個”按鈕進行查找。查找結(jié)束，單擊“取消”按鈕關(guān)閉該對話