配合痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范各項工作流程中的配合行為，確保工作的有序開展，明確責(zé)任歸屬，特制定本配合痕跡化管理制度。通過對工作配合過程進(jìn)行詳細(xì)記錄和追溯，提高工作效率，提升團(tuán)隊協(xié)作能力，保障公司整體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門之間、部門內(nèi)部員工之間在日常工作、項目推進(jìn)、跨部門協(xié)作等各類業(yè)務(wù)活動中的配合行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：痕跡記錄應(yīng)如實(shí)反映工作配合的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋工作配合的各個環(huán)節(jié)，包括溝通、協(xié)作、決策等過程，確保記錄全面。3.及時性原則：在工作配合過程中及時進(jìn)行痕跡記錄，避免事后補(bǔ)記導(dǎo)致信息遺漏或不準(zhǔn)確。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個人隱私的痕跡信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、痕跡化記錄的內(nèi)容與方式（一）溝通記錄1.郵件發(fā)送郵件時，應(yīng)明確郵件主題，清晰闡述郵件目的。郵件正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，詳細(xì)說明工作事項、要求、時間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。郵件往來過程中的回復(fù)、討論等內(nèi)容應(yīng)完整保留，不得隨意刪除。對于重要郵件，可進(jìn)行分類存檔，以便后續(xù)查詢。2.即時通訊工具使用公司指定的即時通訊工具進(jìn)行工作溝通時，聊天記錄應(yīng)保持連貫和完整。涉及重要工作事項的聊天記錄，可通過截圖、錄屏等方式進(jìn)行備份。對于關(guān)鍵決策點(diǎn)、任務(wù)分配、問題解決等重要信息，應(yīng)及時整理成文字記錄，保存至專門的工作文檔中。3.會議會議前應(yīng)準(zhǔn)備詳細(xì)的會議議程和相關(guān)資料，并提前發(fā)送給參會人員。會議過程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論要點(diǎn)、決議事項等。會議記錄應(yīng)在會后及時整理，形成正式的會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并抄送至相關(guān)部門存檔。會議紀(jì)要應(yīng)明確各項決議的責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)和預(yù)期成果。（二）協(xié)作記錄1.工作任務(wù)分配上級向下級分配工作任務(wù)時，應(yīng)通過正式的工作任務(wù)單或項目管理工具進(jìn)行記錄。任務(wù)單應(yīng)明確任務(wù)名稱、任務(wù)描述、任務(wù)目標(biāo)、完成時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人等詳細(xì)信息。接受任務(wù)的員工應(yīng)在任務(wù)單上簽字確認(rèn)，表明已清楚了解任務(wù)要求，并承諾按時、按質(zhì)完成任務(wù)。任務(wù)執(zhí)行過程中，如有任務(wù)變更或調(diào)整，應(yīng)及時更新任務(wù)單，并重新明確相關(guān)信息。2.工作進(jìn)度跟蹤責(zé)任人應(yīng)定期更新工作任務(wù)的進(jìn)度情況，可采用日報、周報、月報等形式進(jìn)行匯報。匯報內(nèi)容應(yīng)包括已完成的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。上級領(lǐng)導(dǎo)或項目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)匯報情況，對工作進(jìn)度進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。對于出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決，確保工作按計劃推進(jìn)。相關(guān)進(jìn)度匯報記錄應(yīng)妥善保存，作為工作考核和項目評估的重要依據(jù)。3.文件共享與協(xié)作在團(tuán)隊協(xié)作過程中，涉及的各類文件、資料應(yīng)統(tǒng)一存儲在公司指定的共享文件夾或文檔管理系統(tǒng)中，并按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行整理。文件的上傳和下載應(yīng)記錄操作時間、操作人員及簡要說明。對于重要文件的修改歷史，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括修改時間、修改內(nèi)容、修改人等信息，以便追溯文件的演變過程。（三）決策記錄1.決策過程對于重要事項的決策，應(yīng)詳細(xì)記錄決策過程，包括決策發(fā)起的背景、參與決策的人員、討論的要點(diǎn)和不同意見、最終決策結(jié)果及理由等。決策過程可通過會議記錄、決策文件、討論紀(jì)要等形式進(jìn)行記錄。決策文件應(yīng)明確決策事項、決策依據(jù)、決策方式（如投票、協(xié)商一致等）及決策結(jié)果，并由參與決策的人員簽字確認(rèn)。2.決策執(zhí)行決策做出后，應(yīng)明確決策執(zhí)行的責(zé)任人及時間節(jié)點(diǎn)。責(zé)任人應(yīng)按照決策要求制定具體的執(zhí)行計劃，并及時向相關(guān)人員通報執(zhí)行情況。對決策執(zhí)行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要進(jìn)展進(jìn)行記錄，確保決策能夠得到有效落實(shí)。如決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差或問題，應(yīng)及時記錄并反饋給決策層，以便及時調(diào)整決策。三、痕跡化記錄的管理與保存（一）管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門痕跡化記錄工作的組織和指導(dǎo)，確保部門員工按照制度要求進(jìn)行記錄。定期對本部門的痕跡化記錄進(jìn)行檢查和審核，保證記錄的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間痕跡化記錄的交接和共享工作。2.行政部門負(fù)責(zé)制定公司統(tǒng)一的痕跡化記錄管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司層面痕跡化記錄的存儲、備份和維護(hù)工作，確保記錄的安全性和可訪問性。定期對公司整體的痕跡化記錄進(jìn)行整理和歸檔，建立完善的檔案管理體系。（二）保存期限1.一般工作記錄日常工作中的溝通記錄、協(xié)作記錄等，保存期限為[X]年。保存期滿后，經(jīng)行政部門審核確認(rèn)無留存價值的，可按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.重要項目記錄涉及公司重大項目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的痕跡化記錄，保存期限為項目結(jié)束后[X]年。對于具有長期參考價值或法律合規(guī)要求的記錄，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限。3.人事檔案相關(guān)記錄員工的績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、晉升記錄等人事檔案相關(guān)痕跡化記錄，按照公司人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行長期保存。（三）保存方式1.電子存儲公司利用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)、云存儲平臺等對痕跡化記錄進(jìn)行電子存儲。電子記錄應(yīng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子存儲的記錄應(yīng)按照一定的分類目錄和命名規(guī)則進(jìn)行組織，便于快速檢索和查詢。同時，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保記錄的安全性和保密性。2.紙質(zhì)存檔對于一些重要的文件、會議紀(jì)要等，在電子存儲的基礎(chǔ)上，可進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行裝訂、編號和存放。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和整理，確保檔案的完整性和可讀性。如有檔案損壞或丟失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。四、痕跡化記錄的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.員工本人員工有權(quán)查詢自己在工作中產(chǎn)生的痕跡化記錄，包括郵件、即時通訊記錄、工作任務(wù)執(zhí)行情況等。查詢時應(yīng)遵循公司的信息安全規(guī)定和操作流程。2.部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查詢本部門員工的痕跡化記錄，以便了解部門工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、進(jìn)行績效評估等。查詢范圍應(yīng)僅限于與本部門工作相關(guān)的記錄。3.其他經(jīng)授權(quán)人員因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他相關(guān)人員可在授權(quán)范圍內(nèi)查詢特定的痕跡化記錄。授權(quán)查詢應(yīng)明確查詢的內(nèi)容、目的和期限，并進(jìn)行嚴(yán)格的登記備案。（二）使用規(guī)范1.內(nèi)部使用痕跡化記錄主要用于公司內(nèi)部的工作溝通、協(xié)作、管理和決策支持。在使用過程中，應(yīng)確保記錄的信息不被泄露給無關(guān)人員。如需引用痕跡化記錄中的信息作為工作依據(jù)或參考，應(yīng)注明信息來源和記錄時間，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。2.外部提供因法律法規(guī)要求、業(yè)務(wù)合作需要等特殊情況，需向外部機(jī)構(gòu)或人員提供痕跡化記錄時，應(yīng)按照公司的保密制度和審批流程進(jìn)行申請和審批。對外提供的痕跡化記錄應(yīng)進(jìn)行脫敏處理，確保不泄露公司機(jī)密信息和敏感信息。同時，應(yīng)與外部接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查行政部門定期對各部門的痕跡化記錄工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性等方面。檢查結(jié)果以書面形式反饋給各部門，并要求限期整改。對于存在問題較多的部門，進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和督促。2.不定期抽查公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對某些部門或項目的痕跡化記錄進(jìn)行抽查。抽查結(jié)果作為對部門和員工工作考核的參考依據(jù)之一。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，及時進(jìn)行糾正和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核辦法1.納入績效考核體系將員工的痕跡化記錄工作表現(xiàn)納入績效考核指標(biāo)體系?？己藘?nèi)容包括是否按照制度要求進(jìn)行記錄、記錄的質(zhì)量和完整性、對工作配合的支持程度等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的獎勵，如績效加分、表彰獎勵等；對未達(dá)到考核要求的員工，進(jìn)行績效扣分或其他形式的處罰。2.與晉升、獎勵掛鉤在員工晉升、評優(yōu)評先等過程中，將痕跡化記錄工作情況作為重要的參考依據(jù)。工作中能夠認(rèn)真履行痕跡化記錄職責(zé)，為團(tuán)隊協(xié)作和工作推進(jìn)提供有力支持的員工