記錄與憑證管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司各類記錄與憑證的管理，確保其真實(shí)、完整、有效、可追溯，為公司的運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、合規(guī)審計(jì)等提供可靠依據(jù)。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類記錄與憑證的管理。職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善記錄與憑證管理制度。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門記錄與憑證的管理工作。負(fù)責(zé)公司重要記錄與憑證的集中保管和定期歸檔。2.各部門負(fù)責(zé)本部門記錄與憑證的日常收集、整理、保管和使用。按照公司要求定期向行政部門移交相關(guān)記錄與憑證。確保本部門記錄與憑證的合規(guī)性和完整性。記錄與憑證的分類行政類1.文件：包括公司紅頭文件、通知、報(bào)告、決議等。2.會(huì)議記錄：各類會(huì)議的紀(jì)要、決議等。3.合同協(xié)議：公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.證照資質(zhì)：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等。5.印章使用記錄：印章使用申請(qǐng)表、審批表等。財(cái)務(wù)類1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、發(fā)票存根等。4.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)類1.銷售記錄：銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票等。2.采購(gòu)記錄：采購(gòu)訂單、收貨單、采購(gòu)發(fā)票等。3.生產(chǎn)記錄：生產(chǎn)計(jì)劃、工單、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.庫(kù)存記錄：庫(kù)存臺(tái)賬、盤點(diǎn)表等。5.客戶資料：客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等。6.供應(yīng)商資料：供應(yīng)商檔案、供應(yīng)商評(píng)估記錄等。人事類1.員工檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄等。2.考勤記錄：考勤表、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)單等。3.招聘記錄：招聘申請(qǐng)表、面試評(píng)估表、錄用通知等。4.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估表等。記錄與憑證的生成基本要求1.記錄與憑證應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.記錄與憑證的內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范、易于識(shí)別和理解。3.記錄與憑證應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。生成流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：各部門員工在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求及時(shí)生成相應(yīng)的記錄與憑證。2.填寫審核：記錄與憑證生成后，填寫人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤，并簽字確認(rèn)。涉及多部門或多人的記錄與憑證，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門或人員審核簽字。3.編號(hào)管理：為便于記錄與憑證的管理和查詢，應(yīng)對(duì)各類記錄與憑證進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，如年份+部門代碼+流水號(hào)等。記錄與憑證的收集收集頻率1.日常業(yè)務(wù)記錄與憑證應(yīng)每日或定期收集，確保及時(shí)、完整。2.對(duì)于臨時(shí)性或一次性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的記錄與憑證，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)收集。收集方式1.紙質(zhì)記錄與憑證：由各部門指定專人負(fù)責(zé)收集，按照類別和時(shí)間順序整理成冊(cè)，定期移交行政部門。2.電子記錄與憑證：各部門應(yīng)定期將電子記錄與憑證備份，并按照公司規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)確保電子記錄與憑證的格式統(tǒng)一、易于讀取和檢索。記錄與憑證的整理整理原則1.遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保記錄與憑證的原始面貌。2.按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，便于查找和使用。3.去除重復(fù)、無(wú)效的記錄與憑證，確保整理后的記錄與憑證簡(jiǎn)潔明了。整理方法1.分類：根據(jù)記錄與憑證的類別，將其分為行政類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、人事類等，并分別進(jìn)行整理。2.編號(hào)排序：按照編號(hào)順序?qū)τ涗浥c憑證進(jìn)行排列，確保編號(hào)的連續(xù)性。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)記錄與憑證，應(yīng)使用訂書機(jī)或膠裝機(jī)進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊。對(duì)于電子記錄與憑證，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)。記錄與憑證的保管保管期限1.各類記錄與憑證的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，行政類記錄與憑證保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)類記錄與憑證保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)類記錄與憑證保管期限為[X]年，人事類記錄與憑證保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及公司重大利益、法律糾紛或其他特殊情況的記錄與憑證，應(yīng)永久保管。保管方式1.紙質(zhì)記錄與憑證：應(yīng)存放在專用的檔案柜或文件架中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子記錄與憑證：應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。記錄與憑證的查閱查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱記錄與憑證的，應(yīng)填寫《記錄與憑證查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司記錄與憑證的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《記錄與憑證查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門指定專人陪同查閱。查閱過(guò)程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播記錄與憑證的內(nèi)容。查閱登記1.行政部門應(yīng)建立《記錄與憑證查閱登記簿》，對(duì)查閱記錄與憑證的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，并將記錄與憑證歸還行政部門。記錄與憑證的借閱借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱記錄與憑證的，應(yīng)填寫《記錄與憑證借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱登記1.行政部門應(yīng)建立《記錄與憑證借閱登記簿》，對(duì)借閱記錄與憑證的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途、歸還時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，并將記錄與憑證歸還行政部門。歸還時(shí)，行政部門應(yīng)檢查記錄與憑證的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。記錄與憑證的銷毀銷毀條件1.記錄與憑證保管期限屆滿，且已無(wú)留存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е掠涗浥c憑證損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或找回的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，需要銷毀的其他記錄與憑證。銷毀程序1.提出申請(qǐng)：各部門應(yīng)定期對(duì)本部門保管的記錄與憑證進(jìn)行清理，對(duì)于符合銷毀條件的記錄與憑證，應(yīng)填寫《記錄與憑證銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀的記錄與憑證名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并提交行政部門審核。2.審核批準(zhǔn)：行政部門收到《記錄與憑證銷毀申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄與憑證的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并填寫《記錄與憑證銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷毀方式：紙質(zhì)記錄與憑證應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；電子記錄與憑證應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司記錄與憑證的管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各部門嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)記錄與憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。檢查內(nèi)容1.記錄與憑證的生成、收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.記錄與憑證的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，編號(hào)是否連續(xù)，簽字是否齊全。3.檔案存放地點(diǎn)的環(huán)境是否符合要求，檔案保管設(shè)施是否完好。4.《記錄與憑證查閱登記簿》、《記錄與憑證借閱登記簿》、《記錄與憑證銷毀登記表》等登記記錄是否完整、準(zhǔn)確。問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情