行政部文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規(guī)范性、完整性和有效性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及各部門與文件管理相關的工作。（三）文件管理原則1.統一管理原則：公司文件由行政部統一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并接受行政部的指導和監(jiān)督。3.及時準確原則：文件的起草、審核、發(fā)布、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應及時、準確，確保文件內容的真實性和有效性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復等。2.管理制度：公司制定的各項規(guī)章制度、工作流程、崗位職責等。3.業(yè)務文件：與公司業(yè)務相關的合同、協議、訂單、報表、技術資料等。4.會議文件：公司各類會議的通知、議程、紀要、決議等。5.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。（二）文件編號1.行政文件編號：由“年份+流水號”組成，如“2023001”。2.管理制度編號：由“制度類別+年份+流水號”組成，如“管理2023001”。3.業(yè)務文件編號：根據業(yè)務類型和文件性質進行編號，如“合同2023001”、“訂單2023002”等。4.會議文件編號：由“會議名稱+年份+流水號”組成，如“董事會2023001”、“部門例會2023002”等。5.人事文件編號：根據人事管理模塊進行編號，如“員工檔案2023001”、“招聘記錄2023002”等。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應根據工作需要和公司要求，明確文件的主題、目的、內容和要求。2.起草文件應使用規(guī)范的語言文字，表達準確、簡潔、明了。3.文件起草人應確保文件內容符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定，并征求相關部門和人員的意見。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件內容，確保文件的準確性、完整性和合規(guī)性。2.對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審，共同研究文件內容，提出修改意見。3.文件審核通過后，由起草人將文件提交行政部進行編號和排版。四、文件發(fā)布與傳遞（一）文件發(fā)布1.行政部根據文件審核意見，對文件進行編號、排版和印制。2.文件印制完成后，由行政部按照文件發(fā)放范圍進行發(fā)放。發(fā)放文件時，應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期等信息，并由收件人簽字確認。3.對于重要文件，行政部應通過公司內部網絡、郵件系統等方式進行發(fā)布，確保全體員工及時了解文件內容。（二）文件傳遞1.文件傳遞應確保及時、準確、安全。傳遞文件時，應選擇合適的傳遞方式，如專人送達、郵寄、電子郵件等。2.對于機密文件，應采取加密、專人護送等保密措施，確保文件安全。3.文件傳遞過程中，應填寫《文件傳遞登記表》，注明文件名稱、編號、傳遞時間、傳遞方式、收件人等信息，并由收件人簽字確認。五、文件保管與借閱（一）文件保管1.行政部應設立專門的文件檔案室，負責公司文件的集中保管。文件檔案室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件的安全。2.各部門應指定專人負責本部門文件的保管，并建立本部門的文件保管臺賬，記錄文件的名稱、編號、保管期限、存放位置等信息。3.文件保管期限應根據文件的性質和重要程度確定，一般分為永久保存、長期保存和短期保存。具體保管期限參照國家有關規(guī)定和公司實際情況執(zhí)行。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，并經部門負責人簽字同意后，到行政部辦理借閱手續(xù)。2.行政部應根據《文件借閱申請表》，對借閱文件進行登記，并將文件借給借閱人。借閱人應在規(guī)定的時間內歸還文件，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自涂改、復印、轉借他人。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應承擔相應的責任。六、文件歸檔與銷毀（一）文件歸檔1.各部門應定期將本部門的文件進行整理、分類，按照文件編號順序裝訂成冊，并填寫《文件歸檔清單》，注明文件名稱、編號、歸檔時間等信息。2.每年年底，各部門應將本年度的文件移交行政部進行歸檔。行政部應按照文件類別和保管期限，對歸檔文件進行整理、編目，并將其存放于文件檔案室。3.文件歸檔應遵循便于查找、利用的原則，確保歸檔文件的完整性和準確性。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿后，行政部應組織相關部門對需要銷毀的文件進行鑒定。經鑒定確無保存價值的文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、銷毀原因、銷毀時間等信息，并經公司領導批準后進行銷毀。2.文件銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中，應填寫《文件銷毀記錄》，注明文件名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。3.對于涉及公司機密的文件，應按照公司保密制度的規(guī)定進行銷毀，確保文件信息的安全。七、文件管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.行政部負責對公司文件管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本制度的規(guī)定。2.各部門負責人負責對本部門文件管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和解決文件管理工作中存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內容1.文件的起草、審核、發(fā)布、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件的編號、分類、歸檔是否準確、規(guī)范。3.文件的借閱、銷毀是否履行審批手續(xù)，是否符合保密要求。4.文件管理工作中存在的其他問題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：行政部定期對公司文件管理工作進行全面檢查，檢查結果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：行政部不定期對各部門文件管理工作進行抽查，發(fā)現問題及時督促整改。3.專項檢查：針對文件管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)