電話及郵件管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司電話及郵件的使用，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全和高效，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，合法合規(guī)使用電話及郵件。以工作為導(dǎo)向，確保電話及郵件溝通圍繞工作開(kāi)展，提高工作效率。注重信息安全，保護(hù)公司機(jī)密信息和員工個(gè)人隱私。電話使用管理1.公司電話配備公司根據(jù)工作需要為各部門配備辦公電話，員工應(yīng)妥善使用和保管，不得擅自拆卸、移動(dòng)或轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要更換電話使用人，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)行政部門備案。2.電話撥打規(guī)范撥打公司內(nèi)部電話時(shí)，應(yīng)直接撥打分機(jī)號(hào)碼；如需撥打外線，應(yīng)先撥打公司總機(jī)號(hào)碼，由總機(jī)轉(zhuǎn)接。撥打外線電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方電話號(hào)碼是否正確，避免誤撥。通話結(jié)束后，應(yīng)禮貌道別，待對(duì)方掛斷電話后再放下聽(tīng)筒。嚴(yán)禁利用公司電話撥打私人長(zhǎng)途電話、進(jìn)行私人聊天或從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.接聽(tīng)電話規(guī)范電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽(tīng)，如因特殊情況未能及時(shí)接聽(tīng)，應(yīng)在事后向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因并表示歉意。接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)禮貌問(wèn)候，自報(bào)部門和姓名，如“您好，這里是[部門名稱]，我是[姓名]”。認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方講話，記錄重要信息，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)確認(rèn)，確保準(zhǔn)確理解對(duì)方意圖。如需轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份和轉(zhuǎn)接部門或人員，告知對(duì)方稍等，并及時(shí)轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)接后應(yīng)向被轉(zhuǎn)接人說(shuō)明來(lái)電情況。如遇緊急情況或重要事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示處理。4.電話留言如遇受話人不在或不方便接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)禮貌詢問(wèn)對(duì)方是否需要留言，并詳細(xì)記錄留言內(nèi)容，包括姓名、單位、聯(lián)系電話、留言事項(xiàng)等。留言記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，確保受話人能夠及時(shí)了解留言內(nèi)容。留言記錄應(yīng)妥善保存，待受話人返回后及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。5.電話費(fèi)用管理公司電話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一管理和結(jié)算，各部門應(yīng)嚴(yán)格控制電話費(fèi)用支出。行政部門定期對(duì)各部門電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施。員工因工作需要撥打長(zhǎng)途電話或國(guó)際電話，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。郵件使用管理1.郵箱賬號(hào)管理公司為每位員工配備工作郵箱，郵箱賬號(hào)由員工本人妥善保管，不得泄露給他人。員工離職時(shí)，應(yīng)將工作郵箱賬號(hào)及密碼交接給所在部門負(fù)責(zé)人，并由部門負(fù)責(zé)人通知行政部門進(jìn)行注銷。2.郵件發(fā)送規(guī)范發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)確保收件人郵箱地址準(zhǔn)確無(wú)誤。如有多個(gè)收件人，應(yīng)使用抄送（CC）或密送（BCC）功能，并根據(jù)郵件內(nèi)容合理選擇。郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應(yīng)條理清晰，語(yǔ)言規(guī)范，表達(dá)準(zhǔn)確。重要內(nèi)容應(yīng)突出顯示，必要時(shí)可使用附件形式提供詳細(xì)資料。發(fā)送涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密或重要工作內(nèi)容的郵件時(shí)，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行加密處理，并在郵件中注明保密要求。嚴(yán)禁發(fā)送垃圾郵件、惡意郵件或與工作無(wú)關(guān)的郵件。3.郵件接收規(guī)范員工應(yīng)定期查看工作郵箱，及時(shí)處理收到的郵件，確保重要信息不被遺漏。對(duì)于重要郵件，應(yīng)及時(shí)回復(fù)發(fā)件人，并按照郵件要求進(jìn)行處理。如需進(jìn)一步溝通或協(xié)調(diào)，應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)人員聯(lián)系。對(duì)于不需要回復(fù)的郵件，如一般性通知、公告等，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)處理，如存檔、標(biāo)記等。4.郵件存檔員工應(yīng)定期對(duì)重要郵件進(jìn)行分類整理和存檔，以便日后查閱和參考。存檔郵件應(yīng)按照郵件主題、時(shí)間、發(fā)件人等進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的索引。行政部門負(fù)責(zé)公司郵件的統(tǒng)一存檔管理，定期對(duì)郵件進(jìn)行備份，確保郵件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.郵件保密員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的郵件進(jìn)行保密，不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)、泄露給他人。在處理郵件過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)郵件內(nèi)容的安全，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致郵件信息泄露。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用電話及郵件的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：首次違規(guī)，給予口頭警告，并責(zé)令立即改正。多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，給予書面警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等處罰。2.因員工違規(guī)使用電話及郵件給公司造成