檔案收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間及與外部單位之間的文件收發(fā)、傳遞、歸檔等管理活動。（三）基本原則1.及時高效原則確保文件在規(guī)定時間內(nèi)準確傳遞到相關部門和人員手中，不積壓、不延誤。2.準確規(guī)范原則文件內(nèi)容準確無誤，格式符合公司規(guī)定，確保文件的嚴肅性和權威性。3.安全保密原則嚴格保護文件的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。4.分級管理原則根據(jù)文件的性質和重要程度，實行分級分類管理。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件接收郵箱，各部門指定專人負責查看，確保及時收取外部來文。2.對于通過快遞、專人送達等方式直接送達公司的文件，由公司前臺或行政部門負責簽收。（二）收文登記1.前臺或行政部門簽收文件后，應立即填寫《收文登記表》，詳細記錄文件的來文單位、文號、標題、日期、密級等信息。2.在登記表上注明文件的份數(shù)，并對文件進行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁等情況，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和性質，由行政部門或相關負責人確定文件的分發(fā)范圍。2.將文件按照分發(fā)范圍進行分類整理，并在文件首頁附上《文件傳閱單》，注明文件傳閱的先后順序和要求。3.通過內(nèi)部郵件、OA系統(tǒng)或專門的文件柜等方式，將文件分發(fā)給相關部門和人員。（四）文件傳閱1.收到文件的部門和人員應在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的傳閱，并在《文件傳閱單》上簽字確認。2.對于緊急文件，應優(yōu)先處理，確保文件快速傳遞到需要的人員手中。3.在傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有疑問或需要進一步處理的情況，應及時與發(fā)文單位或行政部門溝通。（五）文件辦理1.相關部門和人員在收到文件后，應按照文件要求及時進行辦理，并將辦理結果反饋給行政部門。2.對于需要回復的文件，應在規(guī)定時間內(nèi)撰寫回復文件，并按照發(fā)文程序進行審核、簽發(fā)和發(fā)送。3.行政部門應定期對文件的辦理情況進行跟蹤檢查，確保文件得到妥善處理。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：公司各部門根據(jù)工作需要，由相關人員負責起草文件。擬稿人應確保文件內(nèi)容準確、清晰、邏輯嚴密，符合公司政策和法律法規(guī)要求。2.審核：擬稿完成后，將文件提交給部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件的內(nèi)容是否符合實際工作需要、是否與其他相關文件協(xié)調(diào)一致、格式是否規(guī)范等。對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審。3.會簽：對于需要其他部門會簽的文件，由擬稿部門將文件發(fā)送給相關部門進行會簽。會簽部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出意見和建議，并簽字確認。4.簽發(fā)：審核和會簽通過后的文件，由公司領導進行簽發(fā)。公司領導應根據(jù)文件的重要程度和性質，決定是否簽發(fā)以及簽發(fā)的意見和要求。5.編號：文件簽發(fā)后，由行政部門負責對文件進行編號。編號應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。6.登記：行政部門對編號后的文件進行登記，填寫《發(fā)文登記表》，詳細記錄文件的發(fā)文日期、文號、標題、主送單位、抄送單位、密級等信息。7.排版：行政部門根據(jù)公司規(guī)定的格式要求，對文件進行排版。排版應確保文件格式規(guī)范、美觀，易于閱讀和存檔。8.校對：排版完成后，由擬稿人或其他專人對文件進行校對，確保文件內(nèi)容準確無誤，格式符合要求。校對無誤后，在文件上簽字確認。9.印刷：校對通過后的文件，由行政部門安排印刷。印刷應確保文件質量清晰、裝訂整齊，符合公司要求。10.蓋章：文件印刷完成后，由行政部門負責蓋章。蓋章應確保印章清晰、位置準確，符合公司規(guī)定。11.分發(fā)：行政部門根據(jù)文件的分發(fā)范圍，將文件分發(fā)給相關部門和人員。分發(fā)可以通過內(nèi)部郵件、OA系統(tǒng)、專人送達等方式進行。（二）發(fā)文格式1.文件標題：文件標題應準確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個字。2.文號：文號由發(fā)文部門代字、年份、序號組成，如“人力發(fā)〔20XX〕XX號”。3.主送單位：主送單位應明確、準確，按照公司規(guī)定的部門名稱填寫。4.正文：正文應條理清晰、邏輯嚴密，語言表達規(guī)范。段落之間應適當分段，每段開頭空兩格。5.附件：如有附件，應在正文后注明附件名稱和份數(shù)，并按照附件順序依次編號。附件應與正文一并裝訂。6.落款：文件落款應包括發(fā)文部門名稱和發(fā)文日期。發(fā)文日期一般用阿拉伯數(shù)字標注，并加蓋公章。（三）密級劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策等重要信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密：關系到公司重要業(yè)務、財務狀況、客戶信息等方面的信息，泄露后會給公司帶來較大損失。3.秘密：涉及公司一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司造成一定影響。4.無密級文件：不涉及公司機密信息的一般性文件。密級文件應在文件首頁左上角顯著位置標注密級標識，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（四）電子文件管理1.對于通過OA系統(tǒng)等電子方式發(fā)布的文件，應按照公司電子文件管理規(guī)定進行登記、歸檔和存儲。2.電子文件應設置權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和查看。3.定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人資料、勞動合同、培訓記錄、績效考核等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告等。5.其他檔案：如榮譽證書、資質文件、法律文件等。（二）檔案歸檔1.文件辦理完畢后，相關部門和人員應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊。2.檔案管理人員應定期對歸檔文件進行檢查和審核，確保檔案質量符合要求。3.按照檔案分類標準，將歸檔文件分別存入不同的檔案柜或電子文件夾，并建立相應的索引目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、份數(shù)、借閱目的、借閱時間等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應在借閱登記本上記錄借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在復印件上注明用途。5.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案保管1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全存儲。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行定期備份，并存放在不同的存儲介質和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、年份、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)相關部門負責人審核、公司領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并在銷毀記錄上簽字確認。4.檔案銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司各部門的收發(fā)文和檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的收發(fā)及時性、登記準確性、傳閱和辦理情況、檔案的歸檔完整性、借閱歸還情況等。（二）考核1.將收發(fā)文和檔案管理工作納入公司部門和員工績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行