檔案建立與管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營、管理和決策中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的建立、保管、利用、銷毀等管理活動(dòng)?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的支持。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量。各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時(shí)、完整。2.在日常工作中，各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的各類文件資料，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.各部門需查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理使用和安全歸還。檔案的分類與編號(hào)檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等五大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，具體分類如下：1.行政檔案：包括公司證照、印章管理文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、對(duì)外發(fā)文、合同協(xié)議、行政事務(wù)文件等。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)文件，員工基本信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型不同，分為市場(chǎng)營銷業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、產(chǎn)品研發(fā)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量控制業(yè)務(wù)檔案等。各業(yè)務(wù)檔案下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營銷業(yè)務(wù)檔案可細(xì)分為市場(chǎng)調(diào)研資料、銷售合同、促銷活動(dòng)方案等。5.工程檔案：包括工程項(xiàng)目規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.類別代碼：用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案，“C”代表財(cái)務(wù)檔案，“D”代表業(yè)務(wù)檔案，“E”代表工程檔案。2.年度：用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)，如“D2023005”表示業(yè)務(wù)檔案類別下2023年形成的第5份檔案。檔案的收集與整理檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保本部門工作中形成的各類文件資料及時(shí)、完整地收集起來。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行清理和核對(duì)，將具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行分類整理，登記造冊(cè)后移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將原件或復(fù)印件移交檔案管理部門。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人使用或保管的公司文件資料全部歸還，并辦理交接手續(xù)。檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，文件格式規(guī)范。對(duì)于不完整或不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，補(bǔ)充完善。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的順序和完整性，不得隨意裁剪或折疊文件。4.按照檔案編號(hào)規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號(hào)，并在檔案封面或首頁右上角加蓋編號(hào)章。5.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)成冊(cè)保存，以便于查找和利用。檔案的保管與保護(hù)檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，確保檔案安全存放。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案存放的具體位置，方便快速定位。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用光盤、硬盤等多種形式，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防磁、防潮、防火等條件。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案保護(hù)1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間?？赏ㄟ^安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備來調(diào)節(jié)庫房溫濕度。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。檔案庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；庫房地面應(yīng)做防潮處理，檔案架、檔案柜應(yīng)放置在離地面一定距離處，防止受潮；定期投放防蟲藥，防止檔案被蟲蛀；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。3.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。修復(fù)檔案時(shí)應(yīng)采用專業(yè)的方法和材料，確保不損壞檔案原件。檔案的利用與借閱檔案利用1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案編號(hào)、題名、查閱目的等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無誤”字樣。4.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為檔案利用者提供服務(wù)，解答利用者在查閱檔案過程中遇到的問題，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。檔案借閱1.因特殊原因確需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定借閱期限和借閱范圍。一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，重要檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向檔案管理部門出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面交給借閱人，并提醒借閱人妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確認(rèn)無誤后，在檔案借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案收回上架。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)是否合理。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、機(jī)密程度等因素，確定檔案的保管期限和密級(jí)。3.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采用粉碎方式進(jìn)行銷毀，并確保粉碎后的檔案無法恢復(fù)