檔案文件室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案文件的利用價值，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案文件形成、積累、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文件實行集中統(tǒng)一管理，由檔案文件室負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實性原則：檔案文件應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：確保檔案文件的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則：檔案文件的內(nèi)容和表述應(yīng)準確無誤。5.安全性原則：采取有效措施，保障檔案文件的實體安全和信息安全。二、檔案文件管理職責（一）檔案文件室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案文件管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度。2.負責制定和完善公司檔案文件管理工作的各項規(guī)章制度。3.負責公司各類檔案文件的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等工作。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案文件管理工作。5.組織檔案文件管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高業(yè)務(wù)水平。6.負責檔案文件的信息化建設(shè)，推進檔案文件管理的現(xiàn)代化。7.定期對檔案文件進行鑒定，對已失去保存價值的檔案文件提出銷毀意見，按規(guī)定程序組織銷毀。（二）各部門職責1.負責本部門檔案文件的形成、積累和整理工作，確保檔案文件的真實、完整、準確。2.按照公司檔案文件管理的要求，定期將本部門的檔案文件移交檔案文件室。3.配合檔案文件室做好檔案文件的利用工作，提供相關(guān)資料和信息。4.確定一名兼職檔案文件管理員，負責本部門檔案文件管理的日常工作。（三）員工職責1.嚴格遵守公司檔案文件管理的各項制度，妥善保管自己在工作中形成的各類文件資料。2.在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件資料，應(yīng)及時移交本部門兼職檔案文件管理員。3.積極配合檔案文件室做好檔案文件的收集、整理、利用等工作，不得拒絕或妨礙檔案文件管理工作的正常進行。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍公司檔案文件的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄及決議。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。5.公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件。6.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。7.公司人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結(jié)果等。8.公司行政辦公文件，如發(fā)文、收文、會議紀要、工作簡報等。9.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件，如技術(shù)資料、產(chǎn)品說明書、銷售合同等。10.公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的各類文件，如宣傳資料、新聞稿件等。11.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。12.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)確定專人負責檔案文件的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份。4.各部門在工作結(jié)束后，應(yīng)及時將形成的檔案文件移交本部門兼職檔案文件管理員進行整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理的要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制項目檔案目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。2.科技檔案：項目完成后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案：在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案文件室保管。4.電子檔案：應(yīng)及時歸檔，與紙質(zhì)檔案同步進行整理和編目。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案文件應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理，符合整理規(guī)范的要求。2.編制完整、準確的歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案文件裝訂，一份單獨成冊。3.電子檔案應(yīng)存儲在光盤、硬盤等載體上，并進行標識和備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.檔案文件移交時，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案文件交接清單，明確交接內(nèi)容、數(shù)量、時間等信息，并簽字確認。五、檔案文件的保管（一）保管期限檔案文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案文件：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠查考利用價值的檔案文件，列為永久保管。2.長期保管的檔案文件：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案文件，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案文件：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案文件，列為短期保管，保管期限為15年以下。（二）保管條件1.檔案文件室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案文件的安全保管。2.檔案文件應(yīng)存放在專用的檔案柜架內(nèi)，排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案文件的清點與檢查1.檔案文件室應(yīng)定期對檔案文件進行清點，確保檔案文件的數(shù)量準確、完整。2.每年應(yīng)對檔案文件進行一次全面檢查，檢查檔案文件的保管狀況、有無損壞、字跡是否清晰等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.在檔案文件的保管過程中，如遇自然災害、意外事故等情況，應(yīng)及時對檔案文件進行檢查和搶救，確保檔案文件的安全。六、檔案文件的利用（一）利用范圍公司檔案文件的利用范圍包括公司內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱公司檔案文件的外部單位和個人。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案文件，需填寫檔案文件查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案文件室查閱。外部單位和個人查閱檔案文件，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案文件的，需填寫檔案文件借閱申請表，注明借閱期限，經(jīng)所在部門負責人和檔案文件室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：對于因工作需要復制檔案文件的，需填寫檔案文件復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案文件室負責人簽字同意后，到檔案文件室辦理復制手續(xù)。復制檔案文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復制設(shè)備和材料，確保復制件與原件一致。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案文件的人員應(yīng)愛護檔案文件，不得在檔案文件上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自拆卷、抽頁。2.查閱、借閱檔案文件的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得將檔案文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.檔案文件查閱、借閱后，應(yīng)及時歸還檔案文件室，如發(fā)現(xiàn)檔案文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。七、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案文件鑒定工作小組，由檔案文件室負責人擔任組長，成員包括相關(guān)部門的負責人和檔案文件管理人員。（二）鑒定標準檔案文件鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案文件的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的實際情況，制定檔案文件鑒定標準。（三）鑒定程序1.由檔案文件室提出檔案文件鑒定意見，填寫檔案文件鑒定表，注明檔案文件的名稱、年度、保管期限、鑒定理由等信息。2.檔案文件鑒定工作小組對檔案文件鑒定意見進行審核，提出審核意見。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，確定需銷毀的檔案文件清單。（四）銷毀程序1.對需銷毀的檔案文件，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案文件的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并簽字確認。2.銷毀檔案文件時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告檔案文件鑒定工作小組。八、檔案文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案文件管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案文件的數(shù)字化錄入：將紙質(zhì)檔案文件進行掃描，轉(zhuǎn)換為電子文件，并錄入檔案文件管理信息系統(tǒng)。2.電子檔案的存儲與管理：按照檔案文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份和維護。3.檔案文件信息系統(tǒng)的應(yīng)用：利用檔案文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的檢索、借閱、統(tǒng)計、報表等功能，提高檔案文件的利用價值。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案文件信息化安全管理制度，加強對檔案文件信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，