辦公司設(shè)備管理制度總則目的為加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的管理，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公設(shè)備的管理，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、辦公家具等。管理原則辦公設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、合理配置、高效使用、定期維護(hù)、及時(shí)更新”的原則。設(shè)備采購(gòu)與配置需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用年限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門(mén)。審核與審批行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)進(jìn)行審核，綜合考慮公司實(shí)際情況、設(shè)備使用頻率、預(yù)算等因素，提出審核意見(jiàn)。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)實(shí)施經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦理設(shè)備采購(gòu)手續(xù)。采購(gòu)方式包括集中采購(gòu)、分散采購(gòu)等，應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商。設(shè)備配置設(shè)備采購(gòu)到貨后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，按照公司規(guī)定進(jìn)行設(shè)備配置，明確設(shè)備使用責(zé)任人，并做好設(shè)備領(lǐng)用登記手續(xù)。設(shè)備使用與維護(hù)使用規(guī)范1.設(shè)備使用責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。2.保持設(shè)備清潔，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，防止灰塵、污漬等影響設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)備使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告行政部門(mén)進(jìn)行維修。4.嚴(yán)禁在設(shè)備上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作，確保設(shè)備安全。維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期組織對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)包括日常維護(hù)、定期保養(yǎng)、故障維修等，應(yīng)確保設(shè)備性能良好，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。3.對(duì)于重要設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，行政部門(mén)可委托專(zhuān)業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維修管理1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，設(shè)備使用責(zé)任人應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備名稱(chēng)等信息，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，維修人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度。3.設(shè)備維修完成后，維修人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修記錄單》，詳細(xì)記錄維修情況，包括故障原因、維修措施、更換部件等信息。設(shè)備使用責(zé)任人應(yīng)對(duì)維修結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。設(shè)備盤(pán)點(diǎn)與清查盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員等信息。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)定期進(jìn)行，一般每年不少于一次。盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)人員按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用狀態(tài)等信息，并填寫(xiě)《辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)表》。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備賬實(shí)不符、設(shè)備損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《辦公設(shè)備盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核。清查處理1.對(duì)于盤(pán)盈的設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和設(shè)備配置。2.對(duì)于盤(pán)虧的設(shè)備，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后進(jìn)行核銷(xiāo)；屬于人為原因造成的，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。設(shè)備報(bào)廢與處置報(bào)廢條件1.設(shè)備已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高。2.設(shè)備因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用公司工作需要。3.設(shè)備因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)。報(bào)廢申請(qǐng)?jiān)O(shè)備使用部門(mén)或行政部門(mén)根據(jù)設(shè)備報(bào)廢條件，填寫(xiě)《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門(mén)。鑒定與審批行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。鑒定通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處置經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處置。處置方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢回收等，應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，確保資產(chǎn)價(jià)值最大化。設(shè)備檔案管理檔案建立行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備檔案，對(duì)每臺(tái)設(shè)備的采購(gòu)、配置、使用、維護(hù)、維修、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等全過(guò)程信息進(jìn)行記錄和歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、設(shè)備盤(pán)點(diǎn)表等資料。檔案保管設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于設(shè)備使用年限。檔案查閱因工作需要查閱設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或銷(xiāo)毀檔案資料。設(shè)備安全管理安全責(zé)任公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人是本部門(mén)辦公設(shè)備安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)設(shè)備安全管理工作，確保設(shè)備安全運(yùn)行。安全措施1.加強(qiáng)設(shè)備使用人員的安全意識(shí)教育，提高安全防范能力。2.對(duì)設(shè)備存放場(chǎng)所進(jìn)行安全管理，確保設(shè)備存放環(huán)境安全，防止設(shè)備被盜、被損壞。3.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的設(shè)備，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。應(yīng)急處理制定辦公設(shè)備安全應(yīng)急預(yù)案，明確設(shè)備發(fā)生火災(zāi)、被盜、故障等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。