公司招待室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招待室的使用與管理，確保招待室的合理利用，維護公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。（三）管理原則1.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定流程和要求使用招待室，確保使用的規(guī)范性和有序性。2.節(jié)約高效原則：在滿足招待需求的前提下，合理控制資源消耗，提高使用效率。3.安全衛(wèi)生原則：保持招待室的安全與整潔，為來訪人員提供良好的環(huán)境。二、招待室使用范圍（一）業(yè)務接待1.接待來訪的客戶、合作伙伴，進行商務洽談、合作交流等活動。2.接待上級領(lǐng)導、政府部門及相關(guān)單位的檢查、調(diào)研等。（二）會議召開1.組織召開小型會議、部門會議、項目研討會等。2.進行視頻會議、電話會議等遠程溝通活動。（三）培訓講座舉辦內(nèi)部培訓課程、業(yè)務講座等。三、招待室設施設備管理（一）設施設備清單1.家具：沙發(fā)、茶幾、桌椅等。2.電器：電視、投影儀、音響設備、空調(diào)等。3.茶具：茶壺、茶杯、茶葉等。4.其他：飲水機、紙巾盒、垃圾桶等。（二）設施設備維護1.定期對招待室設施設備進行檢查，確保其正常運行。發(fā)現(xiàn)問題及時報修，并做好記錄。2.對于損壞的設施設備，由使用部門或責任人及時報告行政部門，行政部門負責聯(lián)系維修人員進行維修。如因使用不當造成損壞，由責任人照價賠償。3.每季度對招待室設施設備進行一次全面清潔和保養(yǎng)，保持良好的使用狀態(tài)。四、招待室使用流程（一）預約申請1.各部門因業(yè)務需要使用招待室，需提前[X]個工作日填寫《招待室使用申請表》，詳細注明使用時間、使用人數(shù)、使用事由等信息。2.將申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)申請時間和使用情況進行統(tǒng)籌安排，并及時反饋申請結(jié)果。（二）使用準備1.申請部門在得到行政部門批準后，負責在使用前對招待室進行清潔整理，確保環(huán)境整潔、設施設備完好。2.根據(jù)來訪人員的數(shù)量和需求，準備相應的茶具、飲品等。（三）使用期間1.使用部門應嚴格按照預約時間使用招待室，不得擅自延長使用時間。如需延長，需提前通知行政部門并獲得批準。2.使用過程中，應愛護招待室的設施設備，保持室內(nèi)安靜、整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。3.如有會議或活動需要，應提前做好相關(guān)準備工作，如調(diào)試音響設備、投影儀等，確保會議或活動的順利進行。（四）使用結(jié)束1.使用完畢后，使用部門應及時清理招待室，將茶具清洗干凈并擺放整齊，關(guān)閉電器設備、門窗等。2.填寫《招待室使用情況登記表》，注明使用時間、使用人數(shù)、設施設備使用情況等信息，并提交給行政部門。五、招待用品管理（一）用品采購1.行政部門根據(jù)招待室的使用情況和庫存數(shù)量，定期采購招待用品，如茶葉、飲品、紙巾等。2.采購時應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，確保用品的品質(zhì)和供應穩(wěn)定性。（二）用品發(fā)放1.招待用品由行政部門統(tǒng)一管理，設立專門的存放區(qū)域。2.各部門因業(yè)務需要領(lǐng)取招待用品時，需填寫《招待用品領(lǐng)取申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，到行政部門領(lǐng)取。3.行政部門根據(jù)申請表發(fā)放相應的招待用品，并做好發(fā)放記錄。（三）用品使用1.使用部門應合理使用招待用品，不得浪費。對于貴重或限量的用品，應嚴格控制使用數(shù)量。2.在招待過程中，應根據(jù)來訪人員的身份和需求，合理選擇招待用品，體現(xiàn)公司的接待規(guī)格和文化。（四）用品盤點1.行政部門定期對招待用品進行盤點，確保賬物相符。2.盤點時發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或質(zhì)量問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.每次使用招待室后，使用部門應及時清理垃圾，保持桌面、地面、沙發(fā)等干凈整潔。2.行政部門安排專人定期對招待室進行全面清潔，包括擦拭家具、清洗茶具、消毒電器設備等。（二）定期消毒1.每周對招待室進行一次全面消毒，重點對茶具、桌椅、門把手等人員接觸頻繁的部位進行消毒處理。2.使用符合衛(wèi)生標準的消毒劑進行消毒，確保消毒效果。（三）衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對招待室的衛(wèi)生情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知使用部門進行整改。2.將招待室衛(wèi)生情況納入部門績效考核指標，對衛(wèi)生不達標的部門進行相應的扣分處理。七、安全管理（一）消防安全1.招待室內(nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于完好有效狀態(tài)。2.禁止在招待室內(nèi)堆放易燃、易爆物品，嚴禁私拉亂接電線。3.定期組織員工進行消防安全培訓，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（二）人員安全1.招待室使用期間，應確保來訪人員的人身安全。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時采取措施并報告相關(guān)部門。2.對于重要來訪人員，應安排專人負責接待和引導，確保其在公司內(nèi)的活動安全有序。（三）信息安全1.涉及公司機密信息的會議或活動，應采取相應的保密措施，如關(guān)閉門窗、禁止無關(guān)人員進入等。2.妥善保管招待室內(nèi)的文件、資料等，防止信息泄露。八、費用管理（一）費用標準1.招待室的費用主要包括飲品、茶葉、水果等招待用品費用，以及設施設備的維修、保養(yǎng)費用等。2.行政部門根據(jù)公司實際情況，制定合理的費用標準，并報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.招待用品費用由使用部門填寫費用報銷單，附上《招待用品領(lǐng)取申請表》和發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責人簽字、財務審核后，報公司領(lǐng)導審批報銷。2.設施設備維修、保養(yǎng)費用由行政部門統(tǒng)一報銷，報銷時應提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，并注明維修項目和金額。（三）費用控制1.行政部門定期對招待室費用進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出中的異常情況，并采取相應的措施進行控制。2.各部門應嚴格按照費用標準使用招待室，不得超支。如因業(yè)務需要確需增加費用支出，需提前向行政部門提出申請，并報公司領(lǐng)導批準。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自使用招待室。2.未按規(guī)定流程使用招待室，如未提前預約、擅自延長使用時間等。3.損壞招待室設施設備，未及時報告或照價賠償。4.浪費招待用品，不遵守衛(wèi)生管理規(guī)定等。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，將視情況給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等，并在全公司范圍內(nèi)進行通報批