公司發(fā)文稿管理制度一、總則（一）目的為了加強公司發(fā)文稿管理，確保公司文件的規(guī)范性、準確性和時效性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在工作中形成的各類發(fā)文稿，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則發(fā)文稿應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度，語言表達準確、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.及時高效原則明確發(fā)文流程和各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點，確保文件能夠及時起草、審核、簽發(fā)和傳達，提高工作效率。3.分級負責原則按照公司組織架構(gòu)和職責分工，明確各級部門在發(fā)文稿管理中的責任，確保權(quán)責清晰、各負其責。4.安全保密原則嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密信息的發(fā)文稿進行妥善保管，防止信息泄露。二、發(fā)文稿的起草（一）起草部門與人員1.各部門負責本部門職責范圍內(nèi)發(fā)文稿的起草工作。根據(jù)工作需要，由部門負責人指定專人負責起草具體文稿。2.涉及多個部門的發(fā)文稿，由主辦部門負責協(xié)調(diào)相關部門共同起草，或由公司指定的綜合部門牽頭起草。（二）起草要求1.內(nèi)容要求發(fā)文稿應主題明確、重點突出、內(nèi)容完整。要針對公司實際工作中的具體問題或事項，提出切實可行的措施和要求。表述應準確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。引用的數(shù)據(jù)、事例等應真實可靠，并注明出處。2.格式要求發(fā)文稿應統(tǒng)一采用公司規(guī)定的公文格式，包括文件頭、文號、標題、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素。標題應準確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，力求簡潔明了、一目了然。主送單位應明確、規(guī)范，按照公司內(nèi)部組織架構(gòu)和業(yè)務關系，準確填寫相關部門或單位名稱。正文應層次分明、段落清晰，根據(jù)內(nèi)容需要合理劃分章節(jié)和條款，并使用規(guī)范的標點符號。附件應與正文相關聯(lián)，注明附件標題、順序號和份數(shù)，并在正文中明確提及附件內(nèi)容。落款應署發(fā)文部門名稱，并加蓋部門印章；聯(lián)合發(fā)文的，應同時署各發(fā)文部門名稱并加蓋印章。日期應填寫文件的印發(fā)日期，采用阿拉伯數(shù)字完整寫出年、月、日。（三）起草流程1.起草人應首先明確發(fā)文目的和意圖，收集相關資料和信息，進行充分的調(diào)查研究和分析論證。2.根據(jù)公司實際情況和工作需要，擬定發(fā)文框架和主要內(nèi)容，撰寫初稿。3.初稿完成后，起草人應認真進行自我審核，檢查內(nèi)容是否準確、完整，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。同時，應征求本部門其他相關人員的意見，對初稿進行修改完善。三、發(fā)文稿的審核（一）審核部門與人員1.部門審核各部門起草的發(fā)文稿，由本部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實際和公司整體工作要求，措施是否可行，格式是否規(guī)范等。對于涉及多個部門的發(fā)文稿，在部門負責人審核后，還應提交涉及的其他相關部門負責人進行會簽審核。會簽部門應認真審查文件中涉及本部門職責范圍內(nèi)的內(nèi)容，提出意見和建議。2.綜合審核所有發(fā)文稿在部門審核通過后，均應提交公司綜合管理部門進行綜合審核。綜合管理部門應從文件的規(guī)范性、準確性、完整性以及與公司整體戰(zhàn)略和制度的一致性等方面進行全面審核。綜合管理部門在審核過程中，如有需要可與起草部門溝通了解情況，或要求起草部門對文件內(nèi)容進行修改完善。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核發(fā)文稿的內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)、政策方針以及公司的各項規(guī)章制度，不得有任何違法違規(guī)或與公司制度相抵觸的條款。2.準確性審核審核文件表述是否準確無誤，概念是否清晰，數(shù)據(jù)是否準確，邏輯是否嚴謹，避免出現(xiàn)歧義或錯誤信息。3.完整性審核檢查文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了發(fā)文目的所需的各項要素，是否對相關問題進行了全面、深入的闡述和說明。4.規(guī)范性審核按照公司規(guī)定的公文格式和排版要求，審核文件的格式是否規(guī)范，字體、字號、行距、頁邊距等是否符合標準，標點符號使用是否正確等。5.一致性審核確保發(fā)文稿與公司已發(fā)布的其他相關文件在內(nèi)容和要求上保持一致，避免出現(xiàn)相互矛盾或重復的情況。同時，檢查文件中的各項規(guī)定和要求是否與公司整體戰(zhàn)略目標和工作重點相契合。（三）審核流程1.部門負責人審核起草人完成初稿修改后，將文稿提交本部門負責人進行審核。部門負責人應在收到文稿后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。審核通過的，在文稿上簽署“同意”并簽名；審核不通過的，應明確指出存在的問題，提出修改意見，要求起草人重新修改。2.會簽審核對于需要會簽的發(fā)文稿，起草部門應在部門負責人審核通過后，將文稿分送各會簽部門。會簽部門應在收到文稿后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽審核，并簽署意見和簽名。如有不同意見，應詳細說明理由。3.綜合審核經(jīng)部門審核和會簽審核通過的發(fā)文稿，由起草部門提交公司綜合管理部門進行綜合審核。綜合管理部門應在收到文稿后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并反饋審核意見。審核通過的，在文稿上簽署“審核通過”并加蓋綜合管理部門印章；審核不通過的，應將文稿退回起草部門，說明理由，要求重新修改完善后再提交審核。四、發(fā)文稿的簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司內(nèi)部一般性文件，由部門負責人簽發(fā)。2.涉及公司重要事項、重大決策、規(guī)章制度等文件，由公司分管領導簽發(fā)。3.涉及公司全局性工作、重要政策方針以及需上報下發(fā)的重要文件，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.起草部門將經(jīng)審核通過的發(fā)文稿提交給具有相應簽發(fā)權(quán)限的領導。2.領導應認真審閱發(fā)文稿，對文件內(nèi)容、格式等進行最終審核。如無異議，在發(fā)文稿上簽署“同意印發(fā)”并簽名及日期；如有修改意見，應明確指出并退回起草部門進行修改，修改完成后重新提交簽發(fā)。五、發(fā)文稿的編號與印發(fā)1.編號發(fā)文稿經(jīng)簽發(fā)后，由公司綜合管理部門統(tǒng)一進行編號。編號應遵循一定的規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式一般為：[公司簡稱][年份][序號]，例如：[公司簡稱]2023001，表示公司在2023年發(fā)布的第1號文件。2.印發(fā)綜合管理部門根據(jù)領導簽發(fā)意見，對發(fā)文稿進行排版、校對等最終處理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確無誤。打印文件時，應按照規(guī)定的份數(shù)進行打印，并加蓋相應的印章。對于需要裝訂成冊的文件，應確保裝訂牢固、整齊美觀。文件印發(fā)后，綜合管理部門應及時將文件分發(fā)給主送單位、抄送單位以及相關部門，并做好文件發(fā)放記錄。記錄內(nèi)容包括文件名稱、編號、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、主送單位、抄送單位、發(fā)放時間、發(fā)放人等信息。六、發(fā)文稿的歸檔與保管1.歸檔文件印發(fā)后，起草部門應按照公司檔案管理制度的要求，及時將發(fā)文稿的紙質(zhì)版和電子版整理歸檔。歸檔材料應包括文件原稿、審核意見、簽發(fā)稿、印發(fā)件等相關資料。歸檔文件應進行分類整理，按照文件的類別、年份、編號等順序進行排列，并編制詳細的目錄清單，便于查找和查閱。2.保管公司檔案管理部門負責對歸檔的發(fā)文稿進行妥善保管，確保文件的安全和完整。檔案保管應具備必要的設施和條件，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設備。嚴格限制無關人員進入檔案保管場所，防止文件丟失、損壞或泄露。對于涉及公司機密的文件，應按照公司保密制度的規(guī)定進行特殊保管。定期對檔案進行檢查和清理，對過期或無用的文件按照規(guī)定進行銷毀處理，確保檔案的時效性和有效性。七、發(fā)文稿的廢止與修訂1.廢止隨著公司業(yè)務發(fā)展、政策調(diào)整或?qū)嶋H工作需要，某些發(fā)文稿可能不再適用，需要予以廢止。發(fā)文稿廢止由公司綜合管理部門提出，經(jīng)公司領導批準后執(zhí)行。廢止的發(fā)文稿應在公司內(nèi)部進行公布，并通知相關部門停止使用。已廢止的發(fā)文稿應與現(xiàn)行有效文件分開保管，不得混淆或繼續(xù)流轉(zhuǎn)使用。2.修訂當發(fā)文稿的內(nèi)容需要進行修改、補充或完善時，應及時進行修訂。修訂工作按照發(fā)文稿起草、審核、簽發(fā)的流程進行。修訂后的發(fā)文稿應重新進行編