會場租賃管理制度總則目的為規(guī)范公司會場租賃管理，確保會場資源的合理利用，滿足公司各類會議、活動的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位使用公司所擁有或租賃的各類會場。職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)會場的日常管理與維護(hù)，包括設(shè)施設(shè)備的檢查、清潔等。制定會場租賃計(jì)劃，根據(jù)需求合理安排會場使用時間和順序。與外部會場供應(yīng)商進(jìn)行洽談、簽約及后續(xù)溝通協(xié)調(diào)工作。2.使用部門根據(jù)實(shí)際需求提前提交會場租賃申請，明確會議或活動的主題、時間、規(guī)模等信息。負(fù)責(zé)本部門所使用會場的現(xiàn)場布置、設(shè)備調(diào)試等工作，并在使用結(jié)束后協(xié)助行政部門進(jìn)行清理。遵守會場使用規(guī)定，愛護(hù)會場設(shè)施設(shè)備，如有損壞及時報(bào)告并配合處理。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核會場租賃費(fèi)用的預(yù)算及結(jié)算，確保費(fèi)用支出的合理性和準(zhǔn)確性。按照合同約定及時支付會場租賃費(fèi)用。會場資源管理會場分類與設(shè)施1.會場分類根據(jù)規(guī)模和功能，將公司會場分為大型會議室、中型會議室、小型會議室及特殊功能會場（如培訓(xùn)室、多功能廳等）。大型會議室可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備，適用于公司全體會議、重要客戶接待等。中型會議室可容納[X][X]人，具備基本的會議設(shè)備，常用于部門會議、業(yè)務(wù)討論等。小型會議室可容納[X]人以下，提供簡單的會議桌椅，方便進(jìn)行小型會議或一對一溝通。特殊功能會場根據(jù)其特定用途配備相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備，如培訓(xùn)室配備投影儀、音響、書寫板及桌椅等，滿足培訓(xùn)教學(xué)需求；多功能廳可根據(jù)活動要求靈活調(diào)整布局，配備舞臺燈光、音響設(shè)備等，適用于文藝演出、產(chǎn)品發(fā)布會等活動。2.設(shè)施設(shè)備管理行政部門負(fù)責(zé)建立會場設(shè)施設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、購置時間、維修保養(yǎng)情況等信息。定期對會場設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。根據(jù)使用情況和設(shè)備老化程度，適時更新和升級會場設(shè)施設(shè)備，以滿足公司不斷發(fā)展的需求。會場預(yù)訂與安排1.預(yù)訂流程使用部門需提前[X]個工作日填寫《會場租賃申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。申請表應(yīng)包括會議或活動的名稱、時間、預(yù)計(jì)時長、參與人數(shù)、特殊要求等內(nèi)容。行政部門收到申請后，根據(jù)會場使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排。如申請的會場可用，將在申請表上注明預(yù)訂成功，并告知使用部門；如申請的會場已被其他部門預(yù)訂或無法滿足使用需求，行政部門將與使用部門溝通協(xié)調(diào)，提供替代方案或建議調(diào)整會議時間。使用部門確認(rèn)預(yù)訂信息后，需按照行政部門的要求簽訂《會場租賃協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議簽訂后，使用部門應(yīng)按照協(xié)議約定支付相應(yīng)的租賃費(fèi)用。2.優(yōu)先順序公司重要會議、緊急會議優(yōu)先安排。涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策等會議優(yōu)先于一般性業(yè)務(wù)會議。按照申請時間先后順序安排，同等條件下先申請的部門優(yōu)先獲得會場使用權(quán)。會場使用變更與取消1.變更使用部門如需變更會議或活動的時間、地點(diǎn)、規(guī)模等信息，應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提交《會場使用變更申請表》，說明變更原因及具體變更內(nèi)容。行政部門收到變更申請后，將根據(jù)會場的后續(xù)安排情況進(jìn)行審核。如變更申請不影響其他部門的正常使用，且會場資源允許，行政部門將予以批準(zhǔn)，并及時調(diào)整相關(guān)預(yù)訂信息；如變更申請可能對其他部門造成影響，行政部門將與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，在取得一致意見后再做決定。2.取消使用部門如需取消已預(yù)訂的會場，應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提交《會場使用取消申請表》，說明取消原因。行政部門收到取消申請后，將根據(jù)與外部會場供應(yīng)商簽訂的合同條款，確定是否需要扣除相應(yīng)的費(fèi)用。如因使用部門原因取消預(yù)訂且給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。行政部門在批準(zhǔn)取消申請后，及時將會場資源釋放，重新安排給其他有需求的部門。會場使用規(guī)范會場布置1.使用部門應(yīng)根據(jù)會議或活動的主題和要求，提前與行政部門溝通確定會場布置方案。布置方案應(yīng)簡潔、大方、得體，符合公司形象和會議氛圍。2.嚴(yán)禁在會場墻壁、地面、桌椅等設(shè)施上隨意張貼、涂寫、刻畫。如需張貼宣傳資料或展示物品，應(yīng)提前征得行政部門同意，并使用規(guī)定的粘貼工具，確保張貼后不影響會場整體美觀，且在活動結(jié)束后及時清理。3.會場布置應(yīng)確保安全通道暢通無阻，不得因布置而影響人員疏散。設(shè)備使用1.使用部門在使用會場設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。如遇設(shè)備故障或操作問題，應(yīng)及時聯(lián)系行政部門安排專業(yè)人員進(jìn)行處理，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。2.使用過程中應(yīng)正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。如因使用部門原因?qū)е略O(shè)備損壞，使用部門應(yīng)照價賠償。3.使用結(jié)束后，使用部門應(yīng)協(xié)助行政部門關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備連接線等，確保設(shè)備處于正常待機(jī)狀態(tài)。環(huán)境衛(wèi)生1.使用部門應(yīng)保持會場環(huán)境衛(wèi)生整潔，不得在會場內(nèi)亂扔垃圾、雜物。會議或活動結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)將會場清理干凈，恢復(fù)原狀。2.如需使用一次性水杯、餐具等物品，應(yīng)在活動結(jié)束后分類放置在指定地點(diǎn)，由行政部門統(tǒng)一處理。3.嚴(yán)禁在會場內(nèi)吸煙、飲食，如有特殊情況需要飲食，應(yīng)提前與行政部門溝通，并在指定區(qū)域進(jìn)行，確保飲食后會場環(huán)境清潔。安全管理1.進(jìn)入會場的人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，不得攜帶易燃易爆、危險(xiǎn)化學(xué)品等違禁物品進(jìn)入會場。2.使用部門應(yīng)確保會議或活動期間的人員安全，合理安排座位，避免人員擁擠。如遇緊急情況，應(yīng)按照公司制定的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散和處理。3.會場內(nèi)的電器設(shè)備、消防設(shè)施等應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。使用部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報(bào)告行政部門。費(fèi)用管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會場租賃費(fèi)用根據(jù)會場類型、使用時間、服務(wù)內(nèi)容等因素確定，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政部門會同財(cái)務(wù)部門定期制定并公布。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同類型會場的每小時/天租賃價格，以及可能產(chǎn)生的額外費(fèi)用項(xiàng)目，如設(shè)備租賃費(fèi)用、茶水服務(wù)費(fèi)用等。費(fèi)用結(jié)算1.行政部門在每次會場使用結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際使用情況填寫《會場租賃費(fèi)用結(jié)算單》，經(jīng)使用部門確認(rèn)簽字后提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對結(jié)算單進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定支付會場租賃費(fèi)用。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用結(jié)算存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時與行政部門和使用部門溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.對于外部會場供應(yīng)商的費(fèi)用結(jié)算，行政部門應(yīng)按照合同約定及時辦理付款手續(xù)。付款前，需提供相關(guān)發(fā)票及費(fèi)用明細(xì)清單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，由公司統(tǒng)一支付。費(fèi)用報(bào)銷1.使用部門因會場租賃產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時需提供《會場租賃申請表》、《會場租賃協(xié)議》、《會場租賃費(fèi)用結(jié)算單》及相關(guān)發(fā)票等憑證。2.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。對于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予報(bào)銷。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期對會場使用情況進(jìn)行檢查，包括會場設(shè)施設(shè)備的使用狀況、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面。檢查結(jié)果將以書面形式記錄，并反饋給相關(guān)部門。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時通知責(zé)任部門進(jìn)行整改。責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并將整改情況報(bào)告行政部門。3.公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，任何員工發(fā)現(xiàn)會場使用過程中存在違規(guī)行為或問題，均可向行政部門舉報(bào)。行政部門將對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理?？己藱C(jī)制1.將會場租賃管理納入部門績效考核體系，對在會場使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予適當(dāng)獎勵，對違反會場使用規(guī)定、造成不良影響的部門和個人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.考核指標(biāo)包括會場預(yù)訂的及時性、準(zhǔn)確性，會場使