優(yōu)化談話管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部談話管理，確保談話活動的有序開展，充分發(fā)揮談話在溝通信息、解決問題、促進工作、加強管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各級管理人員與員工之間的談話，包括但不限于績效溝通談話、入職引導(dǎo)談話、離職面談、違紀(jì)誡勉談話等各類談話場景。（三）談話原則1.坦誠溝通原則：談話雙方應(yīng)秉持真誠、坦率的態(tài)度，開誠布公地交流意見和想法，避免隱瞞或含糊其辭。2.尊重理解原則：尊重談話對象的人格、意見和感受，理解其立場和處境，營造良好的談話氛圍。3.客觀公正原則：談話內(nèi)容應(yīng)基于客觀事實，評價準(zhǔn)確，處理公正，避免主觀偏見和情緒化反應(yīng)。4.保密原則：對談話過程中涉及的個人隱私、商業(yè)秘密等信息嚴(yán)格保密，不得泄露。二、談話類型及流程（一）績效溝通談話1.周期每月定期進行績效溝通談話，由上級主管與下屬員工就當(dāng)月工作績效進行回顧和溝通。每季度進行一次全面的績效評估談話，總結(jié)季度工作表現(xiàn)，制定下季度績效目標(biāo)和改進計劃。2.流程準(zhǔn)備階段：上級主管提前收集和整理員工當(dāng)月/季度的工作成果、目標(biāo)完成情況、各項績效指標(biāo)數(shù)據(jù)等資料，并對員工的工作表現(xiàn)進行初步分析。同時，確定談話的時間、地點和時長，提前通知員工談話主題和大致內(nèi)容，讓員工有時間進行自我總結(jié)和思考。談話階段：開場：主管簡要介紹談話目的和議程，營造輕松的談話氛圍。員工自評：員工對自己當(dāng)月/季度的工作表現(xiàn)進行全面回顧，包括工作任務(wù)完成情況、取得的成績、遇到的問題及解決方法等，重點闡述自己在工作中的優(yōu)點和不足之處。主管評價：主管對員工的工作表現(xiàn)進行客觀評價，肯定成績，指出問題，并結(jié)合具體事例說明。同時，針對員工的不足之處，共同分析原因，探討改進措施。目標(biāo)設(shè)定與溝通：根據(jù)公司整體目標(biāo)和員工發(fā)展情況，主管與員工共同制定下階段的績效目標(biāo)和行動計劃，明確工作重點、任務(wù)要求和時間節(jié)點，并確保員工對目標(biāo)理解清晰，認(rèn)同且具備達(dá)成目標(biāo)的條件和資源?；咏涣鳎汗膭顔T工提出自己在工作中遇到的困難、對工作的想法和建議，主管認(rèn)真傾聽并給予回應(yīng)和指導(dǎo)，共同尋求解決方案，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。結(jié)束階段：主管對談話進行總結(jié)，明確雙方達(dá)成的共識和下一步工作方向，鼓勵員工積極努力實現(xiàn)績效目標(biāo)。員工對談話內(nèi)容表示理解和認(rèn)同，并承諾在今后工作中積極改進，努力提升績效。同時，主管與員工共同確認(rèn)下次績效溝通談話的時間。（二）入職引導(dǎo)談話1.時間：新員工入職后一周內(nèi)，由人力資源部門組織進行入職引導(dǎo)談話，同時安排其直接上級參與。2.流程公司概況介紹：由人力資源部門人員向新員工介紹公司的發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、企業(yè)文化、主要業(yè)務(wù)范圍及市場地位等基本情況，幫助新員工快速了解公司整體概況。介紹公司的規(guī)章制度，包括考勤制度、薪酬福利制度、請假制度、保密制度等，重點強調(diào)與員工切身利益相關(guān)的規(guī)定和注意事項，確保新員工知曉并遵守公司各項規(guī)章制度。部門情況介紹：新員工所在部門負(fù)責(zé)人介紹本部門的職能、團隊架構(gòu)、工作流程、業(yè)務(wù)重點及與其他部門的協(xié)作關(guān)系等內(nèi)容，使新員工對所在部門有清晰的認(rèn)識，明確自己在部門中的角色和職責(zé)。工作安排與指導(dǎo)：新員工直接上級與新員工進行一對一溝通，根據(jù)新員工的崗位說明書，詳細(xì)介紹其崗位職責(zé)和工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)和要求。同時，為新員工指定入職引導(dǎo)人，幫助新員工熟悉工作環(huán)境，解答工作中遇到的問題，提供必要的工作指導(dǎo)和支持?；咏涣鳎汗膭钚聠T工提問，了解其對公司及崗位的初步認(rèn)識和想法，解答他們的疑問和困惑，消除新員工的陌生感和不安情緒，增強其對公司的歸屬感和認(rèn)同感。結(jié)束：談話結(jié)束時，向新員工發(fā)放相關(guān)資料，如員工手冊、工作指南等，并告知新員工后續(xù)的培訓(xùn)計劃和工作安排。提醒新員工如有任何問題，可隨時與人力資源部門或直接上級溝通。（三）離職面談1.時機：員工提出離職意向后，在正式辦理離職手續(xù)前，由人力資源部門安排進行離職面談。2.流程準(zhǔn)備階段：人力資源部門提前了解員工的離職原因、工作表現(xiàn)、與同事及上級的關(guān)系等相關(guān)信息，以便更有針對性地開展面談。同時，確定面談時間、地點，并準(zhǔn)備好面談提綱。談話階段：開場：向離職員工表示感謝，說明面談目的是為了了解其離職原因，同時希望通過面談收集公司在管理和發(fā)展方面的意見和建議，以便公司不斷改進和完善。離職原因溝通：請離職員工詳細(xì)說明離職原因，傾聽其真實想法。對于因公司原因?qū)е聠T工離職的情況，要認(rèn)真記錄并表示歉意；對于因個人職業(yè)發(fā)展等原因離職的員工，表達(dá)理解和祝福。工作評價與反饋：詢問離職員工對在公司工作期間的整體感受，包括對工作內(nèi)容、工作環(huán)境、團隊氛圍、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格等方面的評價和意見。請員工分享在工作中取得的最大成就以及遇到的最困難的問題，了解公司在員工職業(yè)發(fā)展和工作支持方面存在的不足。公司改進建議：誠懇地邀請離職員工對公司的管理、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展、企業(yè)文化建設(shè)等方面提出寶貴的意見和建議，鼓勵其直言不諱，公司將認(rèn)真對待并研究改進。結(jié)束階段：對離職員工的配合表示感謝，告知其離職手續(xù)的辦理流程和時間節(jié)點，并詢問其是否還有其他需要幫助的地方。同時，承諾對員工提出的意見和建議進行整理和反饋，希望離職員工在未來的工作中繼續(xù)關(guān)注公司發(fā)展。（四）違紀(jì)誡勉談話1.觸發(fā)情形：當(dāng)員工出現(xiàn)違反公司規(guī)章制度、工作紀(jì)律或職業(yè)道德等行為，且情節(jié)較輕，尚不構(gòu)成解除勞動合同條件時，由上級主管或人力資源部門對其進行違紀(jì)誡勉談話。2.流程通知準(zhǔn)備：確定談話對象后，提前以書面或口頭形式通知其談話的時間、地點和事由，告知其應(yīng)認(rèn)真對待此次談話，積極配合。同時，人力資源部門或相關(guān)部門收集整理員工違紀(jì)行為的事實依據(jù)和相關(guān)證據(jù)材料，為談話提供支撐。談話階段：開場：嚴(yán)肅指出員工存在的違紀(jì)問題，明確告知其行為違反了公司的哪項規(guī)章制度或紀(jì)律要求，并出示相關(guān)證據(jù)材料，讓員工清楚認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性。原因分析：要求員工對自己的違紀(jì)行為進行解釋說明，分析產(chǎn)生問題的原因，是主觀故意還是客觀疏忽，是對規(guī)章制度不了解還是其他原因?qū)е?。批評教育：對員工進行嚴(yán)肅的批評教育，強調(diào)違紀(jì)行為可能對公司造成的負(fù)面影響以及對其自身職業(yè)發(fā)展的損害，讓員工認(rèn)識到錯誤的危害性，增強其紀(jì)律意識和責(zé)任意識。提出要求：向員工提出明確的整改要求和期限，要求其針對違紀(jì)問題制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。同時，告知員工如果再次出現(xiàn)類似違紀(jì)行為，公司將采取更嚴(yán)厲的處罰措施。員工表態(tài)：傾聽員工對違紀(jì)問題的認(rèn)識和態(tài)度，鼓勵其表達(dá)改正錯誤的決心和信心，要求員工在談話記錄上簽字確認(rèn)。跟蹤反饋：談話結(jié)束后，主管或相關(guān)部門對員工的整改情況進行跟蹤檢查，確保員工按要求完成整改。整改期滿后，對員工的整改效果進行評估，如整改到位，解除誡勉；如整改不力，視情節(jié)進行進一步處理。三、談話記錄與檔案管理（一）談話記錄1.每次談話均需安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、客觀地反映談話的全過程，包括談話時間、地點、談話雙方姓名、職位、談話主題、談話內(nèi)容摘要及談話結(jié)果等關(guān)鍵信息。2.記錄方式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，紙質(zhì)記錄需談話雙方簽字確認(rèn)；電子記錄需妥善保存，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止信息泄露和篡改。（二）檔案管理1.建立談話檔案，將各類談話記錄按照不同的談話類型、時間順序進行分類整理歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.談話檔案應(yīng)長期保存，作為公司了解員工情況、進行人力資源決策、處理勞動糾紛等方面的重要參考依據(jù)。同時，要做好檔案的保管和保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。四、談話效果評估與改進（一）效果評估1.定期對談話效果進行評估，評估方式可采用問卷調(diào)查、員工反饋、上級評價等多種形式，收集談話雙方對談話內(nèi)容、方式、效果等方面的意見和建議。2.評估指標(biāo)主要包括談話目標(biāo)達(dá)成情況、員工對談話內(nèi)容的理解和接受程度、員工行為改變情況、工作績效提升情況等，通過對這些指標(biāo)的分析和評估，全面了解談話效果。（二）改進措施1.根據(jù)談話效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題提出改進措施。如談話內(nèi)容不夠清晰明確的，應(yīng)進一步優(yōu)化談話提綱和表達(dá)方式；談話方式過于生硬的，應(yīng)注重溝通技巧和情感交流；談話記錄不完整的，應(yīng)加強記錄人員的培訓(xùn)，規(guī)范記錄要求等。2.將改進措施納入談話管理制度的持續(xù)優(yōu)化過程中，不斷完善談話管理流程和方法，提高談話質(zhì)量和效果，更好地發(fā)揮談話在公司管理中的作用。五、談話相關(guān)責(zé)任與監(jiān)督（一）談話責(zé)任1.談話組織者（上級主管或人力資源部門）應(yīng)認(rèn)真履行談話職責(zé)，按照規(guī)定的流程和要求組織開展談話活動，確保談話目的明確、內(nèi)容合理、方式恰當(dāng)、記錄準(zhǔn)確。2.談話雙方應(yīng)積極配合談話工作，如實提供有關(guān)信息，認(rèn)真傾聽對方意見，遵守談話紀(jì)律，共同推動談話取得良好效果。（二）監(jiān)督機制1.人力資源部門負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部