it采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT采購(gòu)行為，加強(qiáng)IT采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備、軟件、服務(wù)等的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，合理確定采購(gòu)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程中遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益。4.成本效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、采購(gòu)需求管理（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫(xiě)《IT采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的采購(gòu)需求，由相關(guān)部門(mén)共同協(xié)商確定需求，并指定牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)申請(qǐng)表。（二）需求審核1.申請(qǐng)表提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交至IT部門(mén)。2.IT部門(mén)從技術(shù)角度對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估，判斷其是否符合公司現(xiàn)有IT架構(gòu)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是否存在更優(yōu)的解決方案，審核通過(guò)后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)需求的預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、可行，審核通過(guò)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（三）需求變更1.在采購(gòu)過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新等原因需要變更采購(gòu)需求，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《IT采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容、原因及對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的影響。2.需求變更申請(qǐng)表按照需求提出的審核流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施變更。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的《IT采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，編制《IT采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)項(xiàng)目的基本信息、采購(gòu)方式、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)方式選擇1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大的IT設(shè)備和軟件，采用集中采購(gòu)方式，由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一組織招標(biāo)采購(gòu)。2.分散采購(gòu)：對(duì)于個(gè)性化需求較強(qiáng)、采購(gòu)量較小的IT設(shè)備和軟件，采用分散采購(gòu)方式，由需求部門(mén)自行組織采購(gòu)，但需遵循公司相關(guān)采購(gòu)規(guī)定。3.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。（三）采購(gòu)實(shí)施1.集中采購(gòu)采購(gòu)部門(mén)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.分散采購(gòu)需求部門(mén)自行組織采購(gòu)活動(dòng)，選擇供應(yīng)商并進(jìn)行談判。談判達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同，并將合同副本提交至采購(gòu)部門(mén)備案。3.單一來(lái)源采購(gòu)采購(gòu)部門(mén)與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格和條款。簽訂采購(gòu)合同，并將合同副本提交至采購(gòu)部門(mén)備案。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。（五）驗(yàn)收付款1.驗(yàn)收IT設(shè)備到貨后，由IT部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，按照合同要求檢查設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀、性能等是否符合要求。軟件安裝調(diào)試完成后，由使用部門(mén)進(jìn)行試用，檢查軟件的功能是否滿足需求，運(yùn)行是否穩(wěn)定。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《IT采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，簽字確認(rèn)。2.付款采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《IT采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。3.對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確保其具備相應(yīng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和能力。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.對(duì)于不合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.激勵(lì)措施對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，在下次采購(gòu)時(shí)給予優(yōu)先考慮，并在合作中給予一定的優(yōu)惠政策。定期組織供應(yīng)商座談會(huì)，聽(tīng)取供應(yīng)商的意見(jiàn)和建議，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作。2.約束措施在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少?gòu)項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、延誤交貨等，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對(duì)供應(yīng)商的違規(guī)行為進(jìn)行記錄，情節(jié)嚴(yán)重的，列入公司黑名單，禁止其參與公司今后的采購(gòu)活動(dòng)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)IT采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解IT產(chǎn)品和服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確交貨時(shí)間和違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商交貨期的跟蹤和監(jiān)督。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供履約保函，以降低交貨風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)IT采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，確保公司IT采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。