珠海采購(gòu)流程管理制度總則目的為規(guī)范公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于珠海公司及下屬各部門的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、原材料等各類物品及服務(wù)的采購(gòu)。基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)充分。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門設(shè)置公司設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)公司各類采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施。采購(gòu)部設(shè)采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)主管及采購(gòu)專員等崗位。采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)公司各部門需求及業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，編制年度、季度及月度采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：尋找、開(kāi)發(fā)、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃及審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。4.采購(gòu)成本控制：通過(guò)談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。5.采購(gòu)質(zhì)量控制：對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購(gòu)物品符合公司要求。6.采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等管理工作。7.采購(gòu)信息管理：收集、整理、分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，提供采購(gòu)報(bào)表及相關(guān)信息。其他部門職責(zé)1.需求部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明所需采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等。參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算及采購(gòu)合同付款條款。負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算。3.質(zhì)量部門制定采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購(gòu)申請(qǐng)：將填寫(xiě)完整的采購(gòu)申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部。緊急采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)注明“緊急”字樣，并說(shuō)明緊急原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間。采購(gòu)審批1.采購(gòu)專員初審：采購(gòu)專員收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、準(zhǔn)確，預(yù)算是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)。2.采購(gòu)主管審核：采購(gòu)主管對(duì)初審?fù)ㄟ^(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)必要性、采購(gòu)方式選擇是否恰當(dāng)?shù)?，并簽署審核意?jiàn)。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)，并簽署審核意見(jiàn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購(gòu)金額大小及重要性，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后方可進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。采購(gòu)金額較大或涉及重要項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)專員根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，明確采購(gòu)方式（如招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等）、采購(gòu)時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.選擇供應(yīng)商供應(yīng)商篩選：采購(gòu)專員通過(guò)多種渠道（如供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等）尋找潛在供應(yīng)商，并根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選。篩選出的供應(yīng)商數(shù)量一般不少于三家（特殊情況下可根據(jù)實(shí)際情況確定）。供應(yīng)商調(diào)查：對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、需求部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。確定供應(yīng)商：采購(gòu)主管根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.采購(gòu)談判：采購(gòu)專員與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄。4.簽訂采購(gòu)合同談判達(dá)成一致后，采購(gòu)專員負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并經(jīng)法務(wù)部門審核。采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并報(bào)財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部存檔。采購(gòu)驗(yàn)收1.到貨通知：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，在預(yù)計(jì)到貨日期前通知需求部門及質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量部門按照既定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，檢驗(yàn)不合格的及時(shí)通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.數(shù)量驗(yàn)收：需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)合同一致。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：需求部門和質(zhì)量部門完成驗(yàn)收后，共同出具《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨等事宜。采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.部門審核：采購(gòu)專員將付款申請(qǐng)表提交至采購(gòu)主管審核，審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同條款、驗(yàn)收情況、發(fā)票信息等。審核無(wú)誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)進(jìn)行審批，同意付款的簽字確認(rèn)。5.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門按照審批后的付款申請(qǐng)，安排資金支付給供應(yīng)商。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，確保付款安全、及時(shí)。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資供應(yīng)短缺等可能導(dǎo)致采購(gòu)成本上升或無(wú)法按時(shí)采購(gòu)到所需物資。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、生產(chǎn)能力不足、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等可能影響采購(gòu)物資的質(zhì)量和交貨期。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不完善、合同執(zhí)行不到位等可能引發(fā)法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)流程不規(guī)范、采購(gòu)人員違規(guī)操作等可能導(dǎo)致采購(gòu)效率低下、成本增加等問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估：分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率大小，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)公司造成的損失或影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：根據(jù)可能性評(píng)估和影響程度評(píng)估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定各類風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)。與主要供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。拓寬采購(gòu)渠道，尋找多個(gè)供應(yīng)商，避免因單一供應(yīng)商供應(yīng)不足而導(dǎo)致的供應(yīng)短缺問(wèn)題。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供足夠的擔(dān)?；虮ＷC金，以降低因供應(yīng)商違約造成的損失。在采購(gòu)合同中約定明確的違約責(zé)任和賠償條款，約束供應(yīng)商行為。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，完善合同條款，確保合同內(nèi)容合法、明確、完整。合同簽訂前進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。定期對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)完善采購(gòu)流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)流程監(jiān)控。加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估體系，對(duì)采購(gòu)人員的工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作質(zhì)量和效率。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的對(duì)比情況，計(jì)算采購(gòu)成本節(jié)約率。2.采購(gòu)質(zhì)量：采購(gòu)物資的合格率，反映采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求的程度。3.采購(gòu)效率：采購(gòu)周期（從采購(gòu)申請(qǐng)到物資到貨的時(shí)間）的長(zhǎng)短，體現(xiàn)采購(gòu)工作的及時(shí)性。4.供應(yīng)商滿意度：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或面談等方式了解供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)工作的滿意度。5.內(nèi)部客戶滿意度：需求部門對(duì)采購(gòu)部門采購(gòu)工作的滿意度，反映采購(gòu)服務(wù)的質(zhì)量。評(píng)估方法1.定期評(píng)估：每月或每季度對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行一次評(píng)估，形成采購(gòu)績(jī)效報(bào)告。2.數(shù)據(jù)分析：收集、整理采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、交貨期等，通過(guò)數(shù)據(jù)分析評(píng)估采購(gòu)績(jī)效。3.問(wèn)卷調(diào)查與面談：向供應(yīng)商和內(nèi)部客戶發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷或進(jìn)行面談，了解他們對(duì)采購(gòu)工作的評(píng)價(jià)和意見(jiàn)。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。2.績(jī)效改進(jìn)：針對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，分析原因，制定改進(jìn)措施，持續(xù)提高采購(gòu)管理水平。3.人員調(diào)整：根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)不稱職的采購(gòu)人員進(jìn)行調(diào)整，如培訓(xùn)、調(diào)崗或辭退