環(huán)衛(wèi)材料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司環(huán)衛(wèi)材料采購工作，確保采購活動(dòng)的規(guī)范、有序、高效進(jìn)行，保證環(huán)衛(wèi)作業(yè)所需材料的質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有環(huán)衛(wèi)材料的采購活動(dòng)，包括但不限于清潔工具、清潔劑、垃圾袋、掃帚、垃圾桶等各類直接用于環(huán)衛(wèi)作業(yè)的物資。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司環(huán)衛(wèi)作業(yè)的實(shí)際需求，合理安排采購計(jì)劃，避免盲目采購和過度儲備。質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購材料的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的材料符合環(huán)衛(wèi)作業(yè)要求。成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開公正原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與競爭，防止不正當(dāng)交易。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購管理委員會(huì)，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)人員、采購部門負(fù)責(zé)人等組成。采購管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，包括采購預(yù)算、采購政策、供應(yīng)商選擇等。2.采購部門職責(zé)采購計(jì)劃制定：根據(jù)公司環(huán)衛(wèi)作業(yè)需求和庫存情況，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃，并報(bào)采購管理委員會(huì)審批。供應(yīng)商管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)。采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批通過的采購申請，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等。采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行和存檔等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購信息管理：及時(shí)收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。3.需求部門職責(zé)提出采購需求：根據(jù)環(huán)衛(wèi)作業(yè)實(shí)際需要，向采購部門提交采購申請，詳細(xì)說明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與供應(yīng)商評估：協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估，提供相關(guān)意見和建議。驗(yàn)收采購材料：負(fù)責(zé)對采購回來的材料進(jìn)行驗(yàn)收，確保材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合采購合同要求。反饋使用情況：及時(shí)向采購部門反饋采購材料的使用情況，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)環(huán)衛(wèi)作業(yè)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。緊急采購需求應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），采購部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)提交采購管理委員會(huì)進(jìn)行審批。采購管理委員會(huì)根據(jù)采購申請的情況，進(jìn)行綜合審議和決策，審批通過后，采購部門方可組織實(shí)施采購。3.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)采購部門根據(jù)采購材料的特點(diǎn)和要求，從已建立的供應(yīng)商檔案中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)函應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式等內(nèi)容。采購部門應(yīng)收集至少三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并對報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較。4.比價(jià)與議價(jià)采購部門對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行詳細(xì)分析和比較，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、交貨期等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。對于選定的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其進(jìn)行議價(jià)，爭取獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。在議價(jià)過程中，采購人員應(yīng)保持客觀、公正的態(tài)度，不得泄露其他供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息。5.采購合同簽訂經(jīng)比價(jià)和議價(jià)確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)起草采購合同，并提交給公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門對采購合同的合法性、有效性和完整性進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。7.到貨驗(yàn)收采購材料到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨材料進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否與合同一致。驗(yàn)收合格的材料，需求部門應(yīng)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的材料，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。8.付款結(jié)算采購材料驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時(shí)辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門收到付款申請后，對相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。采購部門應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對采購付款情況，確保賬目清晰準(zhǔn)確。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合公司要求的潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步調(diào)查和評估。向潛在供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，要求其填寫公司基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息。采購部門根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查問卷的反饋情況，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等實(shí)際情況。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門根據(jù)供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面的指標(biāo)，對供應(yīng)商進(jìn)行量化評分。根據(jù)供應(yīng)商的評估得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商三類。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對于不合格供應(yīng)商，予以淘汰。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)。采購部門通過與需求部門溝通、查閱驗(yàn)收記錄、統(tǒng)計(jì)交貨延遲次數(shù)等方式收集供應(yīng)商的考核數(shù)據(jù)，并按照供應(yīng)商評估指標(biāo)體系進(jìn)行評分。根據(jù)供應(yīng)商的考核得分，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于考核不合格的供應(yīng)商，給予警告、減少采購份額、暫停合作等處罰措施。4.供應(yīng)商檔案管理采購部門為每個(gè)供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證、業(yè)績證明材料、合作記錄、考核評價(jià)記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和管理。五、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度環(huán)衛(wèi)作業(yè)計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價(jià)格變化趨勢，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照部門、項(xiàng)目等進(jìn)行分類匯總。采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排和資金狀況，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算進(jìn)行修改和完善，經(jīng)公司高層管理人員審批后，作為年度采購工作的依據(jù)。2.采購預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批后的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超出預(yù)算范圍進(jìn)行采購。在采購過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，并提交給采購管理委員會(huì)進(jìn)行審批。采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，對比實(shí)際采購金額與預(yù)算金額的差異，找出差異原因，采取有效措施進(jìn)行控制和改進(jìn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，確保采購資金的合理使用，防止資金浪費(fèi)和濫用。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。對于識別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整采購策略，采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價(jià)格，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，加大到貨驗(yàn)收力度，對不合格材料及時(shí)處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。付款風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款期限辦理付款手續(xù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商付款申請的審核，防止出現(xiàn)逾期付款或付款不當(dāng)?shù)惹闆r，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到或超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。定期對采購風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行評估和總結(jié)，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，提高采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平。七、廉潔自律規(guī)定1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺抵制各種利益誘惑，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品、宴請等不正當(dāng)利益。2.在采購活動(dòng)中，采購人員應(yīng)保持公正、公平、公開的態(tài)度，不得泄露采購信息，不得為供應(yīng)商謀取不當(dāng)利益。3.采購人員與供應(yīng)商存在利害關(guān)系可能影響采購公正性的，應(yīng)當(dāng)回避。4.嚴(yán)禁采購人員利用職務(wù)之便，通過關(guān)聯(lián)交易、虛假采購等方式謀