物資采購單位管理制度總則目的為了加強物資采購單位的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司物資采購單位的所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果的公正性。3.效益原則：以最低的采購成本獲取最優(yōu)的物資和服務(wù)，提高公司經(jīng)濟效益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的物資采購部門，負責(zé)公司各類物資的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要可下設(shè)不同的采購小組，分別負責(zé)不同類型物資的采購。采購部門職責(zé)1.制定和完善物資采購管理制度、流程和標準。2.負責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。3.根據(jù)公司需求，編制采購計劃，下達采購任務(wù)。4.組織采購談判，簽訂采購合同。5.負責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作。6.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。7.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。采購人員職責(zé)1.嚴格遵守公司采購管理制度和流程，履行采購職責(zé)。2.負責(zé)具體采購項目的實施，包括詢價、比價、議價等。3.與供應(yīng)商保持良好溝通，及時了解物資供應(yīng)情況和價格變動。4.協(xié)助驗收人員進行采購物資的驗收工作。5.負責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。6.保守采購工作中的商業(yè)秘密。采購計劃管理采購計劃的編制1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前向采購部門提交物資需求計劃。2.采購部門匯總各部門需求計劃后，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。采購計劃的審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批流程一般為：采購部門負責(zé)人審核→財務(wù)部門審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)，不得擅自更改。如因特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)按原審批流程辦理。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，建立供應(yīng)商候選名單。3.組織對候選供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽等。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行考核。2.考核指標包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面。3.采購部門根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解物資供應(yīng)情況和價格變動。2.定期與供應(yīng)商召開會議，總結(jié)合作經(jīng)驗，解決合作中存在的問題。3.對于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)及時給予回應(yīng)和解決，維護良好的合作關(guān)系。采購流程管理采購申請1.各部門根據(jù)實際需求，填寫采購申請表，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，按照采購計劃管理的要求進行審批。2.審批通過后，采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式。采購實施1.詢價：采購人員向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供物資的報價、交貨期、付款方式等信息。2.比價：對各供應(yīng)商的報價進行比較，分析其價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的優(yōu)勢和劣勢。3.議價：與選定的供應(yīng)商進行談判，爭取更優(yōu)惠的價格、交貨期和服務(wù)條款。4.簽訂合同：談判達成一致后，采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.驗收人員按照合同要求對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。3.驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核付款申請單無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購人員應(yīng)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的管理和考核，建立備用供應(yīng)商機制，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴格采購物資的驗收標準，加強對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：簽訂規(guī)范、詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同糾紛。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守國家法律法規(guī)和政策要求。2.積極配合社會審計機構(gòu)對公司采購活動的審計工作，提供真實、準確的資料。信息管理采購信息收集1.采購人員應(yīng)及時收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等相關(guān)采購信息。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類整理和存儲。采購信息共享1.采購部門應(yīng)定期將采購信息向相關(guān)部門進行共享，為公司決策提供參考依據(jù)。2.加強與供應(yīng)商的信息溝通，及時了解物資供應(yīng)情況和價格變動，確保采購工作的順利進行。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計劃1.根據(jù)采購人員的崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面的安排。培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓(xùn)：學(xué)習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司采購管理制度，增強法律意識。2.采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)：包括采購流程、談判技巧、供應(yīng)商管理、合同管理等方面的培訓(xùn)。3.專業(yè)知識培訓(xùn)：根據(jù)采購物資的特點，進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，如原材料知識、設(shè)備知識等。4.溝通技巧培訓(xùn)：提高采購人員與供應(yīng)商、內(nèi)部部門之間的溝通能力。培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請外部專家進行授課。2.外部培訓(xùn)：選派采購人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。3.實踐培訓(xùn)：通過實際采購項目的操作，提高采購人員的業(yè)務(wù)能力。職業(yè)發(fā)展1.建立采購人員職業(yè)發(fā)展通道，為采購人員提供晉升