物資申購報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司物資申購與報銷管理，規(guī)范物資采購行為，提高資金使用效益，保障公司正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在物資申購與報銷過程中的相關活動。（三）基本原則1.預算控制原則：物資申購應嚴格遵循公司預算安排，確保各項采購支出在預算范圍內(nèi)。2.審批規(guī)范原則：所有物資申購與報銷必須按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)審批不得采購與報銷。3.真實性原則：申購與報銷的物資必須是真實發(fā)生的，相關憑證應真實、合法、有效。4.效益優(yōu)先原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的物資，降低采購成本。二、物資申購管理（一）申購計劃1.各部門應根據(jù)本部門的工作任務、業(yè)務發(fā)展需求以及庫存情況，提前制定物資申購計劃。申購計劃應詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.對于臨時性或緊急性物資需求，部門負責人應填寫《臨時物資申購申請表》，說明申購原因、預計使用時間等，并按照審批流程及時提交申請。（二）申購審批1.物資申購審批流程如下：部門經(jīng)辦人填寫《物資申購申請表》，詳細注明物資信息、申購理由、預算金額等，并簽字確認。部門負責人對申購內(nèi)容進行審核，確認申購的必要性和合理性，簽字批準。財務部門對申購預算進行審核，確保申購金額在部門預算范圍內(nèi)，簽字審核。分管領導根據(jù)部門需求和預算情況進行審批，簽字批準?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體情況進行最終審批，簽字批準。2.對于預算外的物資申購，除上述審批流程外，還需提交專項報告，詳細說明申購原因、對公司業(yè)務的影響以及資金來源等，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，方可進行采購。（三）申購執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的物資申購計劃，由采購部門負責組織實施采購。采購部門應根據(jù)申購要求，選擇合適的供應商進行詢價、比價、議價，確保采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期符合公司要求。2.在采購過程中，采購人員應嚴格遵守公司采購相關規(guī)定，不得收受供應商賄賂或謀取其他不正當利益。如發(fā)現(xiàn)采購人員有違規(guī)行為，將嚴肅處理。三、物資采購管理（一）供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等進行記錄和評估。2.定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結果調(diào)整供應商合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于不符合要求的供應商，及時淘汰。（二）采購合同管理1.采購物資達到一定金額標準（具體標準由公司另行規(guī)定）的，必須簽訂采購合同。采購合同應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交法律部門或專業(yè)法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，由授權代表簽字蓋章生效。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如因供應商原因導致合同無法履行，應按照合同約定追究其違約責任。（三）采購驗收管理1.物資到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、外觀等。2.使用部門和質(zhì)量檢驗部門應根據(jù)驗收標準進行認真驗收，并填寫《物資驗收單》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時與供應商聯(lián)系處理。3.驗收合格的物資，由使用部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商退換貨等事宜，并跟蹤處理結果。四、物資報銷管理（一）報銷憑證要求1.物資采購報銷必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應與采購物資一致，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等。2.除發(fā)票外，還應附采購合同、驗收單、入庫單等相關憑證，以證明物資采購的真實性、合法性和完整性。3.發(fā)票應加蓋供應商發(fā)票專用章，如發(fā)票存在涂改、偽造等情況，不得作為報銷憑證。（二）報銷流程1.物資采購完成后，經(jīng)辦人應及時整理報銷憑證，并填寫《費用報銷單》，詳細注明報銷事由、報銷金額、所附憑證張數(shù)等信息。2.將《費用報銷單》及相關憑證提交部門負責人審核，部門負責人應核實報銷內(nèi)容的真實性、合理性，簽字確認。3.財務部門對報銷憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，報銷金額是否符合公司規(guī)定，所附憑證是否齊全等。審核通過后，簽字審核。4.分管領導根據(jù)審批權限對報銷進行審批，簽字批準。5.總經(jīng)理根據(jù)公司財務制度和實際情況進行最終審批，簽字批準。6.審批通過后，財務部門按照公司財務流程進行報銷付款。（三）報銷時間規(guī)定1.經(jīng)辦人應在物資采購完成并取得有效報銷憑證后的[具體天數(shù)]內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不予受理（特殊情況除外）。2.每月[具體日期]為集中報銷時間，各部門應在集中報銷時間前將審核通過的報銷單據(jù)提交財務部門。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對物資申購與報銷情況進行審計監(jiān)督，檢查物資采購是否符合公司規(guī)定的審批流程，報銷憑證是否真實、合法、有效，采購成本是否合理等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.財務部門在日常工作中應加強對物資申購與報銷的審核監(jiān)督，對不符合規(guī)定的報銷單據(jù)及時退回，并要求經(jīng)辦人補充或更正相關憑證。2.采購部門應定期向公司管理層匯報物資采購情況，包括采購計劃執(zhí)行情況、供應商合作情況、采購成本控制情況等，接受公司管理層的監(jiān)督檢查。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。（二）修訂