物料進出公司管理制度一、總則1.目的為了加強公司物料進出管理，規(guī)范物料出入流程，確保物料的安全、準確、及時流轉(zhuǎn)，提高公司運營效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物料的進出管理，包括原材料、半成品、成品、辦公用品、設(shè)備及配件等。3.職責(zé)分工采購部門：負責(zé)物料采購計劃的制定與執(zhí)行，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。倉庫管理部門：負責(zé)物料的驗收、存儲、發(fā)放及庫存管理，確保物料的安全與完整。生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃，合理領(lǐng)用物料，確保生產(chǎn)順利進行，并及時反饋物料需求及使用情況。質(zhì)量檢驗部門：負責(zé)對進出公司的物料進行質(zhì)量檢驗，確保物料符合質(zhì)量標準。其他相關(guān)部門：按照各自職責(zé)，配合做好物料進出管理工作。二、物料采購管理1.采購計劃采購部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單及庫存狀況，提前制定物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，如生產(chǎn)部門確認生產(chǎn)需求、財務(wù)部門審核資金預(yù)算等，確保采購計劃的合理性與可行性。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進行評估與審核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作或更換供應(yīng)商。3.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、財務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)準備工作。4.采購訂單下達根據(jù)采購合同，采購部門及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)詳細注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。在采購訂單下達后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。三、物料驗收入庫管理1.到貨通知采購部門在物料到貨前，應(yīng)及時通知倉庫管理部門做好收貨準備。到貨通知應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。倉庫管理部門根據(jù)到貨通知，安排好收貨人員、收貨場地及收貨設(shè)備等，確保收貨工作順利進行。2.數(shù)量驗收物料到貨后，倉庫收貨人員應(yīng)依據(jù)送貨單、采購訂單等憑證，對物料的數(shù)量進行核對驗收。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，并做好記錄。對于貴重物料或數(shù)量較大的物料，應(yīng)進行抽點驗收，確保數(shù)量準確無誤。3.質(zhì)量驗收質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)質(zhì)量標準，對到貨物料進行質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面。對于檢驗合格的物料，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)出具質(zhì)量檢驗報告，并在物料上加蓋合格標識；對于檢驗不合格的物料，應(yīng)出具不合格報告，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.入庫手續(xù)辦理經(jīng)數(shù)量與質(zhì)量驗收合格的物料，倉庫收貨人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、錄入庫存管理系統(tǒng)等。入庫單應(yīng)詳細注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等信息，并由收貨人員、倉庫主管等簽字確認。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)入庫單及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確與及時。四、物料存儲管理1.倉庫規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的特性、用途、出入庫頻率等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、設(shè)備區(qū)等。在每個存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標識牌，標明區(qū)域名稱、物料類別等信息，便于物料的存放與查找。2.物料存放物料應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，遵循先進先出的原則，確保物料在保質(zhì)期內(nèi)使用。對于易燃、易爆、有毒、有害等危險物料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施，如防火、防爆、防潮、防蟲等。物料存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放，確保倉庫通道暢通無阻。3.庫存盤點倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等信息。盤點過程中，應(yīng)認真核對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并編制盤點報告，報相關(guān)部門審批處理。五、物料發(fā)放管理1.領(lǐng)料申請生產(chǎn)部門及其他部門因工作需要領(lǐng)用物料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)料申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，方可提交給倉庫管理部門。2.發(fā)放審核倉庫管理部門收到領(lǐng)料申請表后，應(yīng)核對申請信息與庫存情況，確認是否有足夠的庫存。如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門補貨。對于貴重物料或限量發(fā)放的物料，倉庫管理部門應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行審核發(fā)放，確保物料的合理使用。3.物料發(fā)放經(jīng)審核無誤后，倉庫管理部門按照領(lǐng)料申請表的要求發(fā)放物料。發(fā)放過程中，應(yīng)認真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準確無誤。物料發(fā)放后，倉庫收貨人員應(yīng)在領(lǐng)料申請表上簽字確認，并更新庫存臺賬。同時，應(yīng)將領(lǐng)料申請表及時歸檔保存，以備查詢。4.超領(lǐng)處理如因特殊原因需要超領(lǐng)物料，領(lǐng)料部門應(yīng)填寫超領(lǐng)申請表，詳細說明超領(lǐng)原因及預(yù)計歸還時間等信息。超領(lǐng)申請表需經(jīng)部門負責(zé)人、生產(chǎn)主管、倉庫主管等相關(guān)人員審核簽字后，方可發(fā)放物料。超領(lǐng)物料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還倉庫，如未能按時歸還，應(yīng)說明原因并辦理相關(guān)手續(xù)。六、物料退貨管理1.退貨原因因質(zhì)量問題、規(guī)格不符、訂單變更等原因，公司需要將物料退還給供應(yīng)商時，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫退貨申請表，注明退貨原因、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。退貨申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.退貨審批采購部門收到退貨申請表后，應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨事宜，并辦理相關(guān)退貨審批手續(xù)。退貨審批應(yīng)明確退貨責(zé)任、退貨方式、退貨時間等內(nèi)容。對于重大退貨事項，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。3.退貨執(zhí)行采購部門根據(jù)退貨審批結(jié)果，安排退貨事宜。如由供應(yīng)商上門提貨，應(yīng)提前通知供應(yīng)商提貨時間及地點；如由公司安排退貨，應(yīng)選擇合適的運輸方式，確保物料安全、及時退回供應(yīng)商。在退貨過程中，倉庫管理部門應(yīng)協(xié)助做好退貨物料的清點、包裝等工作，并提供相關(guān)退貨憑證。4.退貨跟蹤采購部門應(yīng)跟蹤退貨執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物料是否已安全退回及處理結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)退貨過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。退貨完成后，采購部門應(yīng)將退貨相關(guān)資料整理歸檔，如退貨申請表、退貨審批單、退貨憑證等，以備查詢。七、物料報廢管理1.報廢申請因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)使用的物料，使用部門應(yīng)填寫報廢申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息。報廢申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。2.報廢鑒定倉庫管理部門收到報廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢物料進行鑒定，確認是否符合報廢條件。鑒定人員可包括質(zhì)量檢驗人員、設(shè)備維修人員等。對于價值較高的報廢物料，應(yīng)邀請專業(yè)機構(gòu)或人員進行評估鑒定，確保報廢處理的合理性與公正性。3.報廢審批經(jīng)鑒定符合報廢條件的物料，倉庫管理部門應(yīng)填寫報廢審批表，附上報廢申請表、鑒定報告等資料，報相關(guān)部門審批。報廢審批應(yīng)明確報廢責(zé)任、報廢方式、處理意見等內(nèi)容。對于重大報廢事項，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。4.報廢處理報廢審批通過后，倉庫管理部門應(yīng)按照審批意見對報廢物料進行處理。報廢處理方式可包括變賣、銷毀等。對于有回收價值的報廢物料，應(yīng)進行變賣處理，并做好變賣記錄；對于無回收價值的報廢物料，應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式進行銷毀處理，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。報廢處理完成后，倉庫管理部門應(yīng)及時更新庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤。八、物料盤點差異處理1.差異發(fā)現(xiàn)在庫存盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，倉庫管理部門應(yīng)及時記錄差異信息，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、差異金額等。2.差異調(diào)查倉庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對盤點差異進行調(diào)查，查明差異產(chǎn)生的原因。差異原因可能包括出入庫記錄錯誤、物料丟失、損壞、未及時入賬等。3.差異處理根據(jù)差異調(diào)查結(jié)果，倉庫管理部門應(yīng)提出差異處理意見，報相關(guān)部門審批。差異處理意見應(yīng)明確責(zé)任部門或責(zé)任人、處理措施及處理時間等內(nèi)容。對于因工作失誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其采取措施進行糾正；對于因不可抗力等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時調(diào)整庫存賬目，并做好相關(guān)記錄。4.差異跟蹤倉庫管理部門應(yīng)跟蹤差異處理情況，確保處理措施得到有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)差異處理過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。差異處理完成后，倉庫管理部門應(yīng)將差異處理結(jié)果進行總結(jié)分析，提出改進措施與建議，防止類似差異再次發(fā)生。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對物料進出管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、物料驗收入庫情況、物料存儲管理情況、物料發(fā)放管理情況、物料退貨管理情況、物料報廢管理情況等。監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.考核評價公司建立物料進出管理考核評價機制，對采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門及人員的物料進出管理工作進行考核評價。