物品長期庫存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品長期庫存管理，規(guī)范庫存物品的采購、存儲、使用及處置流程，確保公司資產(chǎn)安全，降低庫存成本，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有長期庫存物品的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品、辦公用品、設(shè)備及備件等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保庫存物品數(shù)量、質(zhì)量、價值等信息準(zhǔn)確無誤，賬實相符。2.安全性原則：保障庫存物品的存儲安全，防止損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.效益性原則：合理控制庫存水平，減少庫存積壓，降低庫存成本，提高資產(chǎn)使用效益。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行庫存管理操作，確保各項工作規(guī)范有序。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，合理編制采購計劃，確保庫存物品的適時供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物品的質(zhì)量、價格、交貨期等符合要求。3.負(fù)責(zé)采購物品的到貨驗收工作，對不合格品及時辦理退換貨手續(xù)。（二）倉儲部門1.負(fù)責(zé)庫存物品的入庫、存儲、保管、盤點(diǎn)等工作，確保庫存物品的安全和完整。2.建立庫存臺賬，及時記錄庫存物品的出入庫情況，定期與財務(wù)部門核對賬目。3.按照規(guī)定的存儲條件和方法，對庫存物品進(jìn)行分類存放，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。（三）使用部門1.根據(jù)實際工作需要，提出物品領(lǐng)用申請，合理使用庫存物品，避免浪費(fèi)。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的保管和使用，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。3.協(xié)助倉儲部門做好庫存物品的清查和盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和資料。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購計劃和采購合同，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.定期與倉儲部門核對庫存賬目，進(jìn)行成本核算，確保庫存資產(chǎn)的價值準(zhǔn)確反映在財務(wù)報表中。3.參與庫存物品的盤點(diǎn)工作，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）審計部門1.定期對庫存管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查庫存物品的采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.對庫存盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審計核實，確保盤點(diǎn)工作的真實性和準(zhǔn)確性。3.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、庫存物品采購管理（一）采購計劃編制1.各使用部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，填寫《物品采購申請表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到《物品采購申請表》后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況及公司資金狀況等因素，編制次月的《采購計劃》。《采購計劃》應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于臨時性、緊急性的采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，說明采購原因、所需物品的詳細(xì)信息及預(yù)計采購時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購部門應(yīng)在接到審批后的[X]個工作日內(nèi)完成采購任務(wù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進(jìn)行綜合評估，選擇符合公司要求的供應(yīng)商。2.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實地考察，確保其具備良好的生產(chǎn)經(jīng)營能力和信譽(yù)。3.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。4.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ诓环弦蟮墓?yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉儲部門做好驗收準(zhǔn)備工作。倉儲部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收，并根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真檢查采購物品的外觀、包裝、標(biāo)識等是否完好，數(shù)量是否準(zhǔn)確，質(zhì)量是否符合要求。對于需要進(jìn)行檢驗檢測的物品，應(yīng)按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗檢測，確保其質(zhì)量合格。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格型號不符等問題，驗收人員應(yīng)及時與采購部門溝通，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退貨處理。同時，驗收人員應(yīng)填寫《采購物品驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收情況及處理結(jié)果。4.采購物品經(jīng)驗收合格后，驗收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并將采購物品移交倉儲部門辦理入庫手續(xù)。倉儲部門應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果及時更新庫存臺賬。四、庫存物品存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)庫存物品的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫的存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、設(shè)備備件區(qū)等，并進(jìn)行明顯標(biāo)識。2.倉庫內(nèi)應(yīng)設(shè)置貨架、貨柜等存儲設(shè)備，確保庫存物品分類存放，便于查找和管理。對于貴重物品、易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合庫存物品的存儲要求。倉儲部門應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行清掃和整理，清除雜物和灰塵，確保倉庫環(huán)境整潔衛(wèi)生。（二）庫存物品入庫1.采購物品到貨后，倉儲部門應(yīng)根據(jù)驗收人員簽字確認(rèn)的送貨單，對采購物品進(jìn)行核對和清點(diǎn)，無誤后辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)將采購物品按照規(guī)定的存儲區(qū)域和位置進(jìn)行存放，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對于自制的半成品、成品等，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫《產(chǎn)品入庫單》，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、生產(chǎn)批次等信息，并將產(chǎn)品移交倉儲部門。倉儲部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行驗收和入庫，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確。3.對于因業(yè)務(wù)需要借入、借出的庫存物品，應(yīng)辦理相應(yīng)的借入、借出手續(xù)。借入物品時，借入部門應(yīng)填寫《物品借入申請表》，注明借入物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借入時間、歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借出物品時，借出部門應(yīng)填寫《物品借出申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。倉儲部門應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果辦理借入、借出手續(xù)，并在庫存臺賬上進(jìn)行記錄。（三）庫存物品保管1.倉儲部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)庫存物品的保管工作，保管人員應(yīng)熟悉庫存物品的特性和保管要求，定期對庫存物品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保庫存物品的安全和完整。2.保管人員應(yīng)按照規(guī)定的存儲條件和方法，對庫存物品進(jìn)行分類存放，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。對于易受潮、易變質(zhì)的物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防霉措施；對于易燃易爆物品，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲和管理；對于貴重物品，應(yīng)實行專人專管，確保其安全。3.庫存物品應(yīng)建立標(biāo)識制度，在每件物品上標(biāo)明名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、保質(zhì)期等信息，便于識別和管理。對于有保質(zhì)期要求的物品，保管人員應(yīng)定期檢查其保質(zhì)期情況，對臨近保質(zhì)期的物品應(yīng)及時進(jìn)行處理，避免造成浪費(fèi)。4.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材、安全設(shè)施和防護(hù)用品，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時，倉庫應(yīng)制定安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，防止發(fā)生安全事故。（四）庫存物品盤點(diǎn)1.倉儲部門應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實相符。盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)兩種方式。定期盤點(diǎn)應(yīng)每月進(jìn)行一次，由倉儲部門組織實施；不定期盤點(diǎn)由公司審計部門或其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要進(jìn)行安排。2.盤點(diǎn)前，倉儲部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等信息，并在盤點(diǎn)表上記錄實際盤點(diǎn)情況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)結(jié)果，包括賬實相符情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。4.對于盤盈的庫存物品，應(yīng)查明原因，屬于采購數(shù)量多計、供應(yīng)商多送等原因造成的，應(yīng)辦理退庫手續(xù)或與供應(yīng)商協(xié)商解決；屬于記賬錯誤等原因造成的，應(yīng)及時調(diào)整賬目。對于盤虧的庫存物品，應(yīng)查明原因，屬于保管不善、丟失被盜等原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于正常損耗等原因造成的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行核銷。五、庫存物品使用管理（一）物品領(lǐng)用1.使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至倉儲部門。2.倉儲部門收到《物品領(lǐng)用申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄出庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行采購。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取物品后妥善保管和使用，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。對于貴重物品、易燃易爆物品等，領(lǐng)用人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用和管理。（二）物品使用監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門領(lǐng)用物品使用情況的監(jiān)督和管理，確保物品得到合理使用，避免浪費(fèi)和濫用。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門領(lǐng)用物品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對各部門的費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，對于物品領(lǐng)用頻繁、費(fèi)用支出較大的部門，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其使用情況是否合理。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.審計部門應(yīng)定期對庫存物品的使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)使用、浪費(fèi)等問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保公司資產(chǎn)的安全和有效使用。六、庫存物品處置管理（一）庫存物品報廢1.對于已損壞、過期、變質(zhì)等無法繼續(xù)使用的庫存物品，倉儲部門應(yīng)填寫《庫存物品報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至財務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定對報廢物品進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷其賬面價值。審計部門應(yīng)對報廢物品的處置情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保報廢程序合規(guī)、處置結(jié)果合理。3.經(jīng)審批同意報廢的庫存物品，倉儲部門應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行處置，如出售給廢品回收公司、進(jìn)行銷毀等。處置過程中應(yīng)做好記錄，包括處置時間、地點(diǎn)、方式、收入等信息，并將處置結(jié)果報財務(wù)部門備案。（二）庫存物品調(diào)撥1.因公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移等原因，需要對庫存物品進(jìn)行調(diào)撥時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《庫存物品調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息，并經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至倉儲部門。2.倉儲部門應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果辦理庫存物品的調(diào)撥手續(xù)，在庫存臺賬上調(diào)整相關(guān)記錄，確保賬實相符。調(diào)撥過程中，應(yīng)確保庫存物品的安全和完整，避免發(fā)生損壞、丟失等情況。（三）庫存物品變賣1.對于閑置、積壓的庫存物品，在不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的前提下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行變賣處理。倉儲部門應(yīng)填寫《庫存物品變賣申請表》，詳細(xì)說明變賣物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、變賣原因、預(yù)計變賣價格等信息，并提交至財務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.