物料收發(fā)規(guī)定管理制度一、總則1.目的為加強公司物料收發(fā)管理，規(guī)范物料收發(fā)流程，確保物料收發(fā)準確、及時、有序，保障公司生產經營活動的正常進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物料的收發(fā)管理，包括原材料、輔助材料、半成品、成品、辦公用品、設備備件等。3.職責分工采購部門：負責根據生產計劃和庫存情況，及時采購所需物料，確保物料的供應滿足生產需求。與供應商溝通協調，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保物料按時、按質、按量到貨。倉庫管理部門：負責物料的驗收、存儲、保管、發(fā)放等工作。對入庫物料進行嚴格檢驗，確保物料質量符合要求；按照規(guī)定的存儲方式和條件，妥善保管物料，保證物料的安全和完整；根據生產部門的領料單，及時、準確地發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。生產部門：根據生產計劃，提前向倉庫管理部門提交領料申請，明確所需物料的名稱、規(guī)格、數量等信息。在生產過程中，合理使用物料，控制物料消耗，避免浪費。質量檢驗部門：負責對采購的物料和生產過程中的半成品、成品進行質量檢驗。對入庫物料進行抽檢或全檢，確保物料質量合格后方可辦理入庫手續(xù)；對生產過程中的產品進行質量檢驗，防止不合格品流入下一道工序或出廠。財務部門：負責審核物料采購發(fā)票、入庫單、領料單等相關憑證，進行賬務處理，確保物料收發(fā)的財務數據準確無誤。對物料的成本進行核算和控制，提供相關財務報表和分析數據。二、物料采購管理1.采購計劃制定生產部門應根據年度生產計劃、月度生產計劃以及庫存情況，提前編制物料需求計劃，明確所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、需求時間等信息，并提交給采購部門。采購部門結合生產部門的物料需求計劃、現有庫存水平以及市場供應情況，綜合考慮物料的采購周期、價格波動等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應包括采購物料的名稱、規(guī)格、數量、預計采購時間、采購預算等內容，并報相關領導審批。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估和審核，選擇優(yōu)質供應商合作。定期對供應商進行評估和考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同應報法律部門審核備案。3.采購訂單下達根據采購計劃，采購部門及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物料的名稱、規(guī)格、數量、交貨日期、交貨地點、質量要求等詳細信息，并確保訂單內容準確無誤。在采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保物料按時、按質、按量到貨。如遇供應商交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施進行處理，如要求供應商加快交貨、更換物料、賠償損失等。4.采購驗收物料到貨前，采購部門應提前通知倉庫管理部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。質量檢驗部門按照相關質量標準和檢驗規(guī)范，對到貨物料進行質量檢驗。檢驗方式可采用抽檢或全檢，檢驗內容包括物料的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。對于檢驗合格的物料，質量檢驗部門應出具檢驗報告，并在物料上加蓋合格標識。倉庫管理部門負責對到貨物料的數量、規(guī)格、型號等進行核對驗收。核對無誤后，倉庫管理部門應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。如發(fā)現物料數量短缺、規(guī)格不符、質量問題等情況，應及時通知采購部門和供應商處理。三、物料入庫管理1.入庫準備倉庫管理部門應根據物料的特性和存儲要求，提前做好倉庫的清理、整理和布局調整工作，確保倉庫環(huán)境整潔、通風良好、安全可靠。準備好必要的驗收工具和設備，如量具、檢驗儀器、磅秤等，并確保其精度和準確性符合要求。安排專人負責物料的驗收工作，明確驗收人員的職責和工作流程。2.驗收流程物料到貨后，倉庫管理部門驗收人員首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商等信息是否相符。對物料的外觀、包裝進行檢查，查看是否有破損、變形、受潮、污染等情況。按照質量檢驗部門的要求，對物料進行質量檢驗。檢驗合格的物料，質量檢驗部門應在物料上加蓋合格標識，并出具檢驗報告。倉庫管理部門驗收人員根據送貨單和檢驗報告，對物料的數量進行清點核實。對于數量準確、質量合格的物料，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商、入庫日期等信息，并由驗收人員、倉庫管理人員簽字確認。3.入庫存儲倉庫管理人員根據物料的類別、特性、用途等因素，將入庫物料分類存放，并做好標識。標識應清晰、準確，注明物料的名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期等信息。按照規(guī)定的存儲方式和條件，對物料進行妥善保管。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。定期對庫存物料進行盤點，確保物料賬實相符。盤點內容包括物料的數量、質量、存儲狀態(tài)等方面。如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整處理。四、物料存儲管理1.存儲環(huán)境要求根據物料的特性和存儲要求，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，確保不同物料分類存放，避免相互混淆和交叉污染。保持倉庫環(huán)境整潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合物料存儲要求。對于對溫濕度敏感的物料，應配備相應的溫濕度調節(jié)設備。倉庫應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護設施，確保物料的安全存儲。2.物料標識管理對庫存物料應進行清晰、準確的標識，標識內容應包括物料的名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期、保質期（如有）等信息。標識應采用耐久性好、不易褪色的材料制作，確保標識的清晰和完整。對于標識損壞或模糊不清的物料，應及時更換標識。3.庫存盤點管理倉庫管理部門應定期組織庫存盤點工作，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。在盤點前，倉庫管理人員應做好盤點準備工作，包括清理倉庫、核對賬目、準備盤點工具等。盤點過程中，應認真清點物料的數量、規(guī)格、型號等信息，并與庫存賬目進行核對。盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括賬實相符情況、盤盈盤虧數量及原因等。對于盤盈盤虧的物料，應及時查明原因，并按照規(guī)定的審批程序進行處理。五、物料發(fā)放管理1.領料申請生產部門根據生產計劃和實際需求，提前向倉庫管理部門提交領料申請。領料申請應明確所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途等信息，并由生產部門負責人簽字審批。領料申請應采用統一的格式，如領料單。領料單應包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、領料部門、領料日期、用途等內容，并由領料人、審批人簽字確認。2.發(fā)放審批倉庫管理部門收到領料申請后，應首先核對領料申請的內容是否完整、準確，審批手續(xù)是否齊全。對于不符合要求的領料申請，應及時退回生產部門補充或修改。倉庫管理人員根據庫存情況，對領料申請進行審核。如庫存充足，應及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應及時通知采購部門安排采購，并告知生產部門預計到貨時間。對于貴重物料、危險物料等特殊物料的發(fā)放，應按照公司相關規(guī)定進行嚴格審批，確保發(fā)放過程的安全和準確。3.物料發(fā)放倉庫管理人員根據審批后的領料單，按照先進先出的原則，及時、準確地發(fā)放物料。發(fā)放過程中，應認真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數量等信息，確保發(fā)放的物料與領料單一致。物料發(fā)放后，倉庫管理人員應在領料單上簽字確認，并更新庫存賬目。同時，應將領料單的一聯交給領料部門，一聯留存?zhèn)}庫作為記賬憑證。4.發(fā)放記錄倉庫管理部門應建立物料發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄物料的發(fā)放日期、名稱、規(guī)格、型號、數量、領料部門、領料人等信息。發(fā)放記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以便查詢和核對。對于發(fā)放的物料，倉庫管理人員應跟蹤其使用情況，如發(fā)現物料浪費、丟失等異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、物料退庫管理1.退庫原因生產過程中產生的剩余物料、邊角料、不合格品等應及時辦理退庫手續(xù)。因生產計劃變更、訂單取消等原因導致已領用但未使用的物料，應及時退庫。2.退庫申請由生產部門或相關使用部門填寫退庫申請單，注明退庫物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、退庫原因等信息，并由部門負責人簽字審批。退庫申請單應采用統一的格式，確保內容清晰、準確。3.退庫驗收倉庫管理部門收到退庫申請單后，應組織相關人員對退庫物料進行驗收。驗收內容包括物料的數量、規(guī)格、型號、質量等方面。對于退庫的剩余物料、邊角料等，應檢查其是否完好無損、是否符合規(guī)定的質量標準。對于退庫的不合格品，應按照不合格品管理規(guī)定進行處理。驗收合格的退庫物料，倉庫管理人員應辦理入庫手續(xù)，并在退庫申請單上簽字確認。驗收不合格的退庫物料，應及時通知退庫部門進行整改或處理。4.退庫記錄倉庫管理部門應建立物料退庫記錄臺賬，詳細記錄退庫物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、退庫日期、退庫部門、退庫原因等信息。退庫記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以便查詢和核對。七、物料盤點差異處理1.差異發(fā)現在庫存盤點過程中，如發(fā)現賬實不符的情況，倉庫管理人員應及時記錄差異情況，包括差異物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、賬存數、實存數等信息。2.差異原因分析倉庫管理部門應組織相關人員對盤點差異原因進行分析。差異原因可能包括物料收發(fā)記錄錯誤、物料損壞丟失、盤點過程中的失誤等。通過查閱相關憑證、核對賬目、調查相關人員等方式，查找導致差異的具體原因。3.差異處理審批根據差異原因分析結果，倉庫管理部門提出差異處理建議，報相關領導審批。差異處理建議應包括差異調整的金額、調整的會計科目、處理的責任人等內容。對于盤盈盤虧金額較大或涉及重要物料的差異處理，應提交公司管理層進行審批。4.差異處理執(zhí)行經審批后的差異處理建議，由倉庫管理部門負責組織實施。對于盤盈的物料，應及時辦理入庫手續(xù)，并調整庫存賬目；對于盤虧的物料，應按照規(guī)定的審批程序進行處理，如追究相關責任人的責任、進行賠償等。在差異處理執(zhí)行過程中，應確保處理結果準確無誤，并及時更新庫存賬目和相關記錄。八、物料報廢管理1.報廢申請對于已損壞、過期、變質等無法使用的物料，由使用部門或倉庫管理部門填寫報廢申請單，注明報廢物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、報廢原因等信息，并由部門負責人簽字審批。報廢申請單應采用統一的格式，確保內容清晰、準確。2.報廢鑒定質量檢驗部門或相關技術人員對報廢申請的物料進行鑒定，確認其是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物料，應出具報廢鑒定報告。報廢鑒定報告應包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、報廢原因、鑒定結論等內容，并由鑒定人員簽字確認。3.報廢審批報廢申請單和報廢鑒定報告提交給相關領導進行審批。審批過程中，應綜合考慮物料的價值、報廢對生產經營的影響等因素。對于價值較高的物料報廢，應提交公司管理層進行審批。4.報廢處理經審批后的報廢物料，由倉庫管理部門負責組織處理。報廢處理方式可包括變賣、銷毀等。在報廢處理過程中，應做好相關記錄，如報廢處理日期、處理方式、處理收入等信息。對于變賣報廢物料的收入，應及時上繳公司財務部門。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內部審計部門定期對物料收發(fā)管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括物料采購、入庫、存儲、發(fā)放、退庫、盤點、報廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。采購部門、倉庫管理部門、生產部門等相關部門應配合內部審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.考核指標制定物料收發(fā)管理的考核指標，包括物料采購及時率、物料驗收合格率、庫存準確率、物料發(fā)放差錯率、物料退庫及時率等。明確各考核指標