物業(yè)項目合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司物業(yè)項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物業(yè)項目合同的管理，包括但不限于物業(yè)服務合同、采購合同、租賃合同、外包服務合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的法律審核，對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草工作，協(xié)助解決合同履行過程中的法律問題。負責合同糾紛的處理，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.項目管理部門負責物業(yè)項目合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。負責與合同對方的溝通協(xié)調，維護良好的合作關系。3.財務部門參與合同的審核，對合同的財務條款進行審查，提出財務意見和建議。負責合同款項的收付管理，確保資金安全。定期對合同執(zhí)行情況進行財務分析，為公司決策提供依據。（二）合同管理人員職責1.熟悉國家法律法規(guī)及公司合同管理制度，掌握合同管理流程。2.負責合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等具體工作。3.跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。4.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關資料和信息。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目立項：項目管理部門根據公司業(yè)務發(fā)展需要，提出物業(yè)項目合同立項申請，明確合同的基本內容、簽訂主體、預算金額等。2.合同起草：項目管理部門負責合同的起草工作，合同條款應明確、具體、完整，符合法律法規(guī)及公司要求。合同起草完成后，應提交給法務部門進行法律審核。3.法律審核：法務部門對合同進行法律審核，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等，提出法律意見和建議。項目管理部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善。4.合同審批：合同經法律審核通過后，提交給公司相關領導進行審批。審批流程應明確各級審批權限和審批標準，確保合同符合公司利益和戰(zhàn)略要求。5.合同簽訂：合同經審批通過后，由項目管理部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同對方具備合法的主體資格和履約能力。合同簽訂后，應及時將合同副本送法務部門、財務部門等相關部門備案。（二）合同簽訂注意事項1.合同簽訂主體應具備合法的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、資質證書等。2.合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。3.合同中的權利義務應公平合理，不得損害公司利益。4.合同中的違約責任應明確具體，具有可操作性。5.合同簽訂應采用書面形式，由雙方簽字（蓋章）確認。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.項目管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤和記錄。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。3.如發(fā)現合同對方存在違約行為，應及時向對方發(fā)出書面通知，要求對方限期整改，并承擔相應的違約責任。（二）合同款項支付1.財務部門應根據合同約定和項目管理部門提供的付款申請，審核付款條件是否成就，金額是否準確。2.付款申請經財務部門審核通過后，提交給公司相關領導進行審批。審批通過后，財務部門按照合同約定及時支付款項。3.財務部門應建立合同款項支付臺賬，對每筆付款進行詳細記錄，確保資金支付安全、準確。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應經合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更協(xié)議簽訂后，項目管理部門應及時將變更情況通知法務部門、財務部門等相關部門，并辦理相關備案手續(xù)。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或出現法定終止情形的，合同自動終止。2.合同終止后，項目管理部門應及時對合同履行情況進行總結和評估，辦理相關結算手續(xù)。3.合同終止后，合同資料應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門、項目管理部門等相關部門應定期對合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素。2.風險識別和評估應采用科學的方法和工具，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等。3.根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低合同風險。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險較大且無法有效控制的合同，應采取風險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或終止合同履行。2.風險減輕：對于風險較小的合同，可采取風險減輕措施，如加強合同管理、增加擔保條款等。3.風險轉移：對于部分風險可通過購買保險、簽訂免責條款等方式進行風險轉移。4.風險接受：對于一些風險較小且公司能夠承受的合同，可采取風險接受措施，但應密切關注風險變化情況，及時調整應對措施。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.依法合規(guī)原則：合同糾紛的處理應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.協(xié)商解決原則：合同糾紛發(fā)生后，應首先通過協(xié)商解決，盡量避免訴訟或仲裁。3.及時處理原則：合同糾紛應及時處理，避免糾紛擴大化，給公司造成更大損失。（二）糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生：合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，項目管理部門應及時收集相關證據資料，分析糾紛原因，提出初步處理意見。2.協(xié)商解決：項目管理部門應與合同對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應注意保留相關證據資料。3.第三方調解：如協(xié)商不成，可尋求第三方調解機構進行調解。調解過程中，應尊重調解機構的意見，積極配合調解工作。4.仲裁或訴訟：如調解不成，可根據合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應委托專業(yè)律師代理，維護公司合法權益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，項目管理部門應及時將合同副本及相關資料收集整理，移交公司檔案管理部門。2.合同履行過程中產生的補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、會議紀要等資料也應及時收集整理，一并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.合同檔案應包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、會議紀要、審批文件、付款憑證等相關資料。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內。2.檔案管理部門應建立合同檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱完畢后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.