物業(yè)鑰匙歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)鑰匙的管理，規(guī)范鑰匙的歸檔流程，確保鑰匙的安全、完整和可追溯性，保障物業(yè)管理工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項目中涉及的所有鑰匙，包括但不限于業(yè)主戶門鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙、辦公室鑰匙等。（三）職責(zé)分工1.物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)鑰匙的日常收集、使用和歸還管理工作。定期對鑰匙進(jìn)行盤點，并配合檔案管理部門進(jìn)行鑰匙的歸檔工作。2.檔案管理部門制定鑰匙歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和流程，指導(dǎo)物業(yè)管理部門進(jìn)行鑰匙的整理和歸檔。負(fù)責(zé)鑰匙檔案的建立、存儲和保管，確保檔案的安全和完整。對鑰匙檔案進(jìn)行定期檢查和維護，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。3.使用部門或個人嚴(yán)格按照規(guī)定使用鑰匙，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或損壞鑰匙。使用完畢后及時歸還鑰匙，并確保鑰匙的完好無損。二、鑰匙的分類與標(biāo)識（一）鑰匙分類1.業(yè)主戶門鑰匙：指業(yè)主住宅單元門、房間門等的開啟鑰匙。2.公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙門禁系統(tǒng)鑰匙：包括小區(qū)大門、單元樓門禁等門禁設(shè)備的鑰匙。電梯機房鑰匙：用于開啟電梯機房門的鑰匙。配電室鑰匙：配電室各設(shè)備柜門及房間門的鑰匙。消防設(shè)施設(shè)備鑰匙：如消防栓箱門、防火卷簾門控制箱等鑰匙。其他公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙：如路燈控制箱、給排水井蓋等鑰匙。3.辦公室鑰匙：公司內(nèi)部各辦公室、會議室等房間的鑰匙。（二）鑰匙標(biāo)識1.所有鑰匙應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括鑰匙所屬區(qū)域、用途、編號等信息。2.標(biāo)識應(yīng)清晰、牢固，不易磨損或褪色?？刹捎谜迟N標(biāo)簽、刻印等方式進(jìn)行標(biāo)識。3.對于業(yè)主戶門鑰匙，應(yīng)在鑰匙上標(biāo)注業(yè)主姓名、房號等信息，以便快速準(zhǔn)確識別。三、鑰匙的收集與交接（一）鑰匙收集1.新交付項目在房屋交付前，工程部門應(yīng)將業(yè)主戶門鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙等統(tǒng)一移交給物業(yè)管理部門。移交時應(yīng)填寫《鑰匙移交清單》，詳細(xì)記錄鑰匙的名稱、數(shù)量、編號等信息，并雙方簽字確認(rèn)。物業(yè)管理部門接收鑰匙后，應(yīng)對鑰匙進(jìn)行初步核對和整理，確保鑰匙的準(zhǔn)確性和完整性。2.日常維修與更換維修人員在進(jìn)行設(shè)施設(shè)備維修、更換鎖具等工作后，應(yīng)及時將新鑰匙或維修后歸還的鑰匙交回物業(yè)管理部門。業(yè)主因鑰匙丟失、損壞等原因申請重新配制鑰匙時，物業(yè)管理部門在為業(yè)主配制鑰匙后，應(yīng)將原鑰匙收回，并做好記錄。（二）鑰匙交接1.內(nèi)部交接物業(yè)管理部門內(nèi)部人員之間進(jìn)行鑰匙交接時，應(yīng)填寫《鑰匙交接登記表》，注明交接日期、交接人、接交人、鑰匙名稱及數(shù)量等信息，并雙方簽字確認(rèn)。交接過程中，接交人應(yīng)對鑰匙進(jìn)行仔細(xì)核對，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、標(biāo)識清晰、功能正常。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與交接人溝通并記錄。2.與其他部門交接物業(yè)管理部門與其他部門（如工程部門、客服部門等）因工作需要進(jìn)行鑰匙交接時，同樣應(yīng)填寫《鑰匙交接登記表》，辦理相關(guān)交接手續(xù)。在涉及到跨部門合作完成的工作任務(wù)中，如聯(lián)合維修、應(yīng)急處理等，各部門應(yīng)明確鑰匙的使用和歸還責(zé)任，確保鑰匙在流轉(zhuǎn)過程中的安全和有序。四、鑰匙的歸檔流程（一）整理1.物業(yè)管理部門在收到鑰匙后，應(yīng)按照鑰匙的分類和標(biāo)識要求，對鑰匙進(jìn)行進(jìn)一步整理。將相同類型、區(qū)域的鑰匙集中放置，并檢查鑰匙的完整性和標(biāo)識的清晰度。2.對于標(biāo)識不清或損壞的鑰匙，應(yīng)及時進(jìn)行補充標(biāo)識或修復(fù)處理，確保鑰匙能夠準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行歸檔。（二）編號1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)鑰匙的分類和用途，為每一把鑰匙或每一組鑰匙編制唯一的編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于記憶和查詢。2.編號可采用數(shù)字、字母組合的方式，例如：“YZH001”表示業(yè)主戶門鑰匙，其中“YZ”代表業(yè)主戶門，“H”表示號樓棟號，“001”為該樓棟內(nèi)的具體房號對應(yīng)的鑰匙編號。對于公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙，可根據(jù)設(shè)施設(shè)備的類別和位置進(jìn)行編號，如“JXF01”表示配電室鑰匙，“JX”代表配電室，“F”表示樓層，“01”為該樓層配電室的鑰匙編號。3.在鑰匙上或鑰匙標(biāo)識牌上標(biāo)注相應(yīng)的編號，確保編號與鑰匙一一對應(yīng)。（三）登記1.物業(yè)管理部門按照編號順序，填寫《鑰匙歸檔登記表》，詳細(xì)記錄每把鑰匙的編號、名稱、所屬區(qū)域、用途、取得時間、保管人等信息。2.登記表應(yīng)一式兩份，一份由物業(yè)管理部門留存，作為日常鑰匙管理的參考依據(jù)；另一份隨鑰匙一同移交檔案管理部門，作為鑰匙檔案的重要組成部分。（四）歸檔存儲1.檔案管理部門收到物業(yè)管理部門移交的鑰匙及《鑰匙歸檔登記表》后，按照編號順序?qū)㈣€匙放入專門的鑰匙柜或鑰匙箱中進(jìn)行存儲。鑰匙柜或鑰匙箱應(yīng)具備良好的密封性、防火性和防盜性，確保鑰匙的安全存放。2.在鑰匙存儲區(qū)域，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明鑰匙的類別、區(qū)域范圍等信息，便于快速查找。同時，建立電子檔案目錄，將鑰匙的編號、名稱、所屬區(qū)域等信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和統(tǒng)計。3.對于一些特殊用途的鑰匙，如應(yīng)急救援鑰匙、重要設(shè)備的備用鑰匙等，應(yīng)單獨存放，并進(jìn)行特殊標(biāo)識和管理，確保在緊急情況下能夠迅速找到并使用。五、鑰匙的使用與歸還（一）使用規(guī)定1.因工作需要使用鑰匙時，使用部門或個人應(yīng)提前向物業(yè)管理部門提出申請，填寫《鑰匙使用申請表》，注明使用鑰匙的名稱、用途、使用時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意。2.物業(yè)管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實申請人身份和使用需求后，發(fā)放相應(yīng)的鑰匙，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括鑰匙編號、名稱、申請人、發(fā)放時間等信息。3.使用人員在使用鑰匙過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自將鑰匙轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞或丟失，應(yīng)及時向物業(yè)管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.在使用公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙時，使用人員應(yīng)熟悉設(shè)施設(shè)備的操作規(guī)程，確保操作安全。使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉相關(guān)設(shè)施設(shè)備，并將鑰匙歸還物業(yè)管理部門。（二）歸還流程1.使用人員使用完畢鑰匙后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將鑰匙歸還物業(yè)管理部門。歸還時，使用人員應(yīng)與鑰匙保管人員共同核對鑰匙的數(shù)量、完整性和標(biāo)識等信息，確認(rèn)無誤后在《鑰匙歸還登記表》上簽字。2.物業(yè)管理部門在收到歸還的鑰匙后，應(yīng)對鑰匙進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞、丟失或標(biāo)識不清等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求使用人員進(jìn)行說明和處理。對于損壞的鑰匙，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換；對于丟失的鑰匙，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償處理。3.鑰匙保管人員在確認(rèn)鑰匙歸還無誤后，將鑰匙放回原存放位置，并在《鑰匙歸檔登記表》上更新鑰匙的使用狀態(tài)和歸還時間等信息。六、鑰匙的盤點與清查（一）盤點周期1.物業(yè)管理部門應(yīng)定期對鑰匙進(jìn)行盤點，每月至少進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次大盤點。2.檔案管理部門應(yīng)配合物業(yè)管理部門進(jìn)行鑰匙盤點工作，確保盤點結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）盤點內(nèi)容1.核對鑰匙的數(shù)量是否與《鑰匙歸檔登記表》記錄一致，檢查鑰匙是否齊全，有無丟失或損壞情況。2.檢查鑰匙的標(biāo)識是否清晰、準(zhǔn)確，編號是否與登記表相符。3.確認(rèn)鑰匙的存放位置是否正確，鑰匙柜或鑰匙箱是否完好無損。（三）清查結(jié)果處理1.如在盤點過程中發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量不符、標(biāo)識錯誤、存放位置異常等問題，應(yīng)及時查明原因，并記錄在《鑰匙盤點清查表》中。2.對于丟失的鑰匙，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找，并根據(jù)實際情況進(jìn)行補辦或賠償處理。同時，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查和責(zé)任追究。3.對于損壞的鑰匙，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換，確保鑰匙能夠正常使用。4.根據(jù)盤點清查結(jié)果，對《鑰匙歸檔登記表》和電子檔案目錄進(jìn)行更新和調(diào)整，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性。七、鑰匙的保密與安全管理（一）保密措施1.所有參與鑰匙管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對鑰匙的相關(guān)信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.鑰匙檔案的查閱和使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自查閱或復(fù)印鑰匙檔案資料。3.在鑰匙的收集、交接、使用等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸鑰匙，防止鑰匙信息的泄露。（二）安全管理1.加強對鑰匙存儲區(qū)域的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)備，確保鑰匙的安全存放。2.定期對鑰匙柜或鑰匙箱進(jìn)行檢查和維護，確保其正常使用。如發(fā)現(xiàn)損壞或故障，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換。3.對于因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響鑰匙安全的情況，應(yīng)提前制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的防范和保護措施，確保鑰匙的安全。八、鑰匙的報廢與銷毀（一）報廢條件1.鑰匙因磨損、損壞等原因無法正常使用，且無法修復(fù)的，可申請報廢。2.因物業(yè)項目改造、拆除等原因，相關(guān)設(shè)施設(shè)備已不再使用，對應(yīng)的鑰匙也可申請報廢。（二）報廢申請與審批1.物業(yè)管理部門或使用部門發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報廢條件時，應(yīng)填寫《鑰匙報廢申請表》，詳細(xì)說明鑰匙報廢的原因、編號、名稱等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.《鑰匙報廢申請表》經(jīng)物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀流程1.經(jīng)審批同意報廢的鑰匙，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容