物業(yè)裝修合同管理制度一、總則1.目的為規(guī)范物業(yè)裝修合同的管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障裝修工程順利進(jìn)行，確保小區(qū)環(huán)境和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目中涉及的裝修合同管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：裝修合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。公平公正原則：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)。風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)對裝修合同的風(fēng)險評估和防控，確保公司利益不受損失。二、裝修合同的簽訂管理1.合同簽訂流程意向溝通：物業(yè)客服人員在接到業(yè)主裝修申請后，應(yīng)及時與業(yè)主進(jìn)行溝通，了解裝修需求和意向，向業(yè)主介紹公司的裝修管理規(guī)定和流程。資格審核：對業(yè)主的裝修資格進(jìn)行審核，包括業(yè)主身份、房屋產(chǎn)權(quán)證明等，確保業(yè)主有權(quán)進(jìn)行裝修。同時，審核裝修公司的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績等情況，要求裝修公司提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)證件。現(xiàn)場勘查：安排物業(yè)工程人員對裝修現(xiàn)場進(jìn)行勘查，了解房屋結(jié)構(gòu)、水電線路等情況，向業(yè)主和裝修公司說明禁止改動的部位和注意事項(xiàng)。勘查人員應(yīng)填寫《裝修現(xiàn)場勘查記錄表》。合同起草：根據(jù)勘查結(jié)果和業(yè)主需求，由公司法務(wù)人員或相關(guān)部門起草裝修合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、裝修工程內(nèi)容、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用及支付方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：裝修合同起草完成后，應(yīng)提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、工程部、客服部等。各部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見，確保合同合法合規(guī)、公平合理、風(fēng)險可控。合同簽訂：經(jīng)審核通過的裝修合同，由業(yè)主和裝修公司簽字蓋章后生效。合同一式多份，業(yè)主、裝修公司、物業(yè)公司各執(zhí)一份，同時報(bào)公司存檔。2.合同主要條款雙方當(dāng)事人信息：明確業(yè)主和裝修公司的名稱、地址、聯(lián)系方式等。裝修工程內(nèi)容：詳細(xì)描述裝修工程的范圍、項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)等，包括但不限于墻面地面裝修、水電改造、門窗安裝、家具制作等。工期：約定裝修工程的開工日期、竣工日期和總工期，明確工期延誤的責(zé)任和處理方式。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：參照國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確裝修工程的質(zhì)量要求，如裝修材料的品牌、規(guī)格、型號，施工工藝的標(biāo)準(zhǔn)等。同時，約定質(zhì)量驗(yàn)收的程序和標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用及支付方式：明確裝修工程的總費(fèi)用及各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，約定支付方式和時間節(jié)點(diǎn)。一般可分為預(yù)付款、進(jìn)度款和尾款，預(yù)付款比例不宜過高，進(jìn)度款應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度分期支付，尾款應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后支付。違約責(zé)任：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，如違約金的數(shù)額、賠償方式等。違約責(zé)任應(yīng)具有可操作性和合理性，以保障合同的順利履行。爭議解決方式：約定雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，一般可選擇協(xié)商、仲裁或訴訟。選擇仲裁或訴訟的，應(yīng)明確具體的仲裁機(jī)構(gòu)或法院。三、裝修合同的履行管理1.業(yè)主責(zé)任按照合同約定按時足額支付裝修費(fèi)用。監(jiān)督裝修公司按照合同約定和裝修管理規(guī)定進(jìn)行裝修施工，確保裝修工程質(zhì)量和安全。配合物業(yè)公司對裝修工程進(jìn)行監(jiān)督檢查，提供必要的協(xié)助和支持。如發(fā)現(xiàn)裝修公司存在違約行為或裝修工程質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知物業(yè)公司，并要求裝修公司整改。2.裝修公司責(zé)任按照合同約定組織施工，確保裝修工程按時竣工，質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。遵守國家法律法規(guī)和物業(yè)公司的裝修管理規(guī)定，文明施工，不得影響其他業(yè)主的正常生活。負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保施工安全。如發(fā)生安全事故，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。按照合同約定采購裝修材料和設(shè)備，確保材料和設(shè)備的質(zhì)量符合要求，并向物業(yè)公司提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件。定期向物業(yè)公司匯報(bào)裝修工程進(jìn)度，接受物業(yè)公司的監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時整改。3.物業(yè)公司責(zé)任按照合同約定為業(yè)主和裝修公司提供必要的服務(wù)和支持，如協(xié)助辦理裝修手續(xù)、協(xié)調(diào)解決施工過程中的問題等。對裝修工程進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知業(yè)主和裝修公司整改。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括裝修工程質(zhì)量、安全、環(huán)保等方面。協(xié)調(diào)處理業(yè)主與裝修公司之間的糾紛，維護(hù)小區(qū)的和諧穩(wěn)定。按照合同約定收取裝修管理費(fèi)用，用于裝修管理工作的開展。四、裝修合同的變更管理1.變更情形裝修工程內(nèi)容發(fā)生變更，如增加或減少裝修項(xiàng)目、改變裝修材料或施工工藝等。工期發(fā)生變更，如提前或推遲開工日期、延長或縮短工期等。費(fèi)用發(fā)生變更，如裝修工程總費(fèi)用的調(diào)整、單項(xiàng)費(fèi)用的增減等。其他合同條款發(fā)生變更，如雙方協(xié)商一致對違約責(zé)任、爭議解決方式等條款進(jìn)行修改。2.變更程序提出變更申請：裝修工程需要變更的，由業(yè)主或裝修公司提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對工期和費(fèi)用的影響等。審核與評估：物業(yè)公司收到變更申請后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核與評估。審核部門包括工程部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等。工程部負(fù)責(zé)評估變更對裝修工程質(zhì)量和工期的影響，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評估變更對費(fèi)用的影響，法務(wù)部負(fù)責(zé)審核變更的合法性和合規(guī)性。協(xié)商與確定：經(jīng)審核評估后，物業(yè)公司應(yīng)組織業(yè)主和裝修公司進(jìn)行協(xié)商，就變更的具體內(nèi)容、工期、費(fèi)用等達(dá)成一致意見，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原裝修合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。備案與存檔：變更協(xié)議簽訂后，物業(yè)公司應(yīng)將變更協(xié)議報(bào)公司存檔，并及時通知相關(guān)部門進(jìn)行備案。同時，對裝修合同的相關(guān)條款進(jìn)行修改和調(diào)整，確保合同的準(zhǔn)確性和完整性。五、裝修合同的終止管理1.終止情形裝修工程竣工并通過驗(yàn)收，合同履行完畢。雙方協(xié)商一致提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方協(xié)商解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止程序提出終止申請：裝修工程竣工或出現(xiàn)合同終止情形的，由業(yè)主或裝修公司提出書面終止申請，說明終止的原因和時間。審核與確認(rèn)：物業(yè)公司收到終止申請后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核與確認(rèn)。審核部門包括工程部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等。工程部負(fù)責(zé)對裝修工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收，確認(rèn)工程質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對裝修費(fèi)用的支付情況，確認(rèn)雙方是否存在費(fèi)用糾紛；法務(wù)部負(fù)責(zé)審核終止合同的合法性和合規(guī)性。辦理終止手續(xù)：經(jīng)審核確認(rèn)后，物業(yè)公司應(yīng)組織業(yè)主和裝修公司辦理終止手續(xù)。終止手續(xù)包括結(jié)清裝修費(fèi)用、退還裝修保證金（如有）、交接相關(guān)資料等。雙方應(yīng)簽訂書面終止協(xié)議，明確合同終止的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。備案與存檔：終止協(xié)議簽訂后，物業(yè)公司應(yīng)將終止協(xié)議報(bào)公司存檔，并及時通知相關(guān)部門進(jìn)行備案。同時，對裝修合同進(jìn)行歸檔管理，妥善保存相關(guān)資料。六、裝修合同的檔案管理1.檔案內(nèi)容裝修合同原件及相關(guān)附件，如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。業(yè)主和裝修公司的資質(zhì)證明文件、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等復(fù)印件。裝修申請資料，包括業(yè)主身份信息、房屋產(chǎn)權(quán)證明、裝修設(shè)計(jì)圖紙等。裝修現(xiàn)場勘查記錄表、裝修工程質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告、裝修費(fèi)用結(jié)算清單等相關(guān)資料。與裝修合同履行相關(guān)的其他文件和資料，如業(yè)主投訴記錄、裝修公司整改通知等。2.檔案整理物業(yè)公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)裝修合同檔案的整理工作，按照檔案管理的要求，對裝修合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類、編號、裝訂。裝修合同檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、年份、合同編號等順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。對每份裝修合同及相關(guān)資料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件名稱、編號、日期、頁碼等信息，方便查閱。3.檔案保管裝修合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案管理人員應(yīng)定期對裝修合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.檔案查閱因工作需要查閱裝修合同檔案的，應(yīng)填寫《裝修合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司應(yīng)建立健全裝修合同管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對裝修合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查和評估。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對裝修合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同的簽訂、履行是否符合規(guī)定，費(fèi)用支付是否合理，有無違規(guī)操作等問題。各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，加強(qiáng)對裝修合同管理工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保裝修合同管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.外部監(jiān)督接受業(yè)主和相關(guān)部門的監(jiān)督，及時處理業(yè)主的投訴和建議，不斷改進(jìn)裝修合同管理工作。積極配合政府有關(guān)部門的檢查和監(jiān)督，如建設(shè)行政主管部門、房地產(chǎn)管理部門等，確保裝修合同管理工作符合法律法規(guī)和政策要求。八、違約責(zé)任1.業(yè)主、裝修公司或物業(yè)公司違反本制度及裝修合同約定的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括支付違約金、賠償損失、繼