物業(yè)公司后勤管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)物業(yè)公司后勤管理工作，提高后勤服務(wù)質(zhì)量和效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司全體后勤工作人員，包括但不限于行政、財(cái)務(wù)、采購、倉庫管理、車輛管理等崗位。3.基本原則服務(wù)至上原則：后勤工作要以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平。勤儉節(jié)約原則：合理使用公司資源，杜絕浪費(fèi)，降低后勤運(yùn)營成本。規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范后勤工作流程，確保管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。高效協(xié)作原則：后勤各崗位之間要密切配合，協(xié)同工作，形成高效的工作團(tuán)隊(duì)，共同完成后勤保障任務(wù)。二、行政管理制度1.辦公用品管理采購：各部門根據(jù)工作需要，提前填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。行政部匯總后統(tǒng)一采購，采購時(shí)要選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。發(fā)放：辦公用品由行政部統(tǒng)一保管，根據(jù)各部門的實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放。領(lǐng)用人需在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。使用與節(jié)約：員工要愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，要妥善保管，以便再次使用。盤點(diǎn)：行政部定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，要及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施。2.文件檔案管理文件收發(fā)：公司收到的文件、信件等由行政部統(tǒng)一簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或人員。發(fā)文時(shí)，由擬稿人填寫發(fā)文審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，交行政部編號(hào)、打印、蓋章，并發(fā)放給收件人。文件歸檔：各部門要及時(shí)將本部門形成的文件、資料整理歸檔，定期移交行政部。行政部要按照檔案管理的要求，對(duì)各類文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，確保檔案的完整、安全。檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部查閱。查閱檔案時(shí)要愛護(hù)檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或帶出檔案室。3.印章管理印章種類：公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。印章保管：公章由行政部專人保管，合同專用章由法務(wù)部專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部專人保管。印章保管人要妥善保管印章，確保印章的安全。印章使用：使用印章時(shí)，需填寫印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，到印章保管人處蓋章。印章保管人要認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表上的審批簽字，確保印章使用的合法性、真實(shí)性。印章登記：印章保管人要建立印章使用登記簿，對(duì)每次印章使用的時(shí)間、事由、申請(qǐng)人等進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查閱。4.會(huì)議管理會(huì)議組織：公司各類會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)組織安排，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。會(huì)議組織人員要提前做好會(huì)議通知、場地布置、資料準(zhǔn)備等工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議記錄：會(huì)議組織人員要指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間等。會(huì)議記錄要及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議跟進(jìn)：會(huì)議組織人員要對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。對(duì)于未按時(shí)完成的事項(xiàng)，要督促責(zé)任人盡快落實(shí)，并將落實(shí)情況記錄在案。三、財(cái)務(wù)管理制度1.財(cái)務(wù)預(yù)算管理預(yù)算編制：財(cái)務(wù)部每年年底根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，編制下一年度的財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤預(yù)算等。各部門要根據(jù)公司的預(yù)算要求，結(jié)合本部門的工作實(shí)際，編制本部門的預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部審核匯總。預(yù)算執(zhí)行：財(cái)務(wù)部要嚴(yán)格按照預(yù)算控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，要及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算調(diào)整：因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算調(diào)整后，財(cái)務(wù)部要及時(shí)更新預(yù)算數(shù)據(jù)，并對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行重新監(jiān)控。2.費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷流程：員工因工作需要發(fā)生的費(fèi)用支出，要按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，需填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部予以報(bào)銷。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：公司制定了各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，員工要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。如因特殊情況需要超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。報(bào)銷時(shí)間：員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷，一般不得超過一個(gè)月。逾期未報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部有權(quán)不予受理。3.資金管理資金收付：財(cái)務(wù)部要嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的財(cái)務(wù)制度，辦理資金收付業(yè)務(wù)。資金收付要做到手續(xù)齊全、憑證真實(shí)、賬目清晰，確保資金的安全。銀行賬戶管理：公司開設(shè)的銀行賬戶要由財(cái)務(wù)部專人管理，定期核對(duì)銀行賬戶余額，確保賬實(shí)相符。銀行賬戶的開立、變更、注銷等要按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。資金安全：財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)資金安全管理，采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼、定期備份數(shù)據(jù)等，防止資金被盜取或挪用。同時(shí)，要定期對(duì)資金安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.財(cái)務(wù)審計(jì)管理內(nèi)部審計(jì)：公司設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，定期對(duì)公司的財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等進(jìn)行審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)部門要獨(dú)立開展審計(jì)工作，客觀公正地評(píng)價(jià)公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，提出審計(jì)意見和建議。外部審計(jì)：公司每年聘請(qǐng)具有資質(zhì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)公司的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性、合法性和完整性。外部審計(jì)報(bào)告要及時(shí)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。審計(jì)整改：對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，公司要及時(shí)進(jìn)行整改。整改責(zé)任部門要制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時(shí)反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。內(nèi)部審計(jì)部門要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。四、采購管理制度1.采購計(jì)劃制定需求分析：各部門根據(jù)工作需要，定期對(duì)物資需求進(jìn)行分析，填寫物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。計(jì)劃編制：采購部根據(jù)各部門提交的物資需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃要明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等。計(jì)劃審批：采購計(jì)劃編制完成后，報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。如遇緊急采購情況，可先采購，但事后要及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：采購部要建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商考核：采購部要定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，要及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。供應(yīng)商合作：采購部要與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)，共同解決合作中出現(xiàn)的問題。3.采購流程采購申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，填寫物資采購申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部。采購審批：采購部收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購物資的必要性、合理性進(jìn)行審核。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購實(shí)施：采購部根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員要與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。物資驗(yàn)收：物資到貨后，采購部要及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門要按照合同要求對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。采購付款：物資驗(yàn)收合格后，采購部要及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，要按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行支付。付款申請(qǐng)需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購監(jiān)督與控制內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。外部監(jiān)督：采購部要接受公司內(nèi)部其他部門和員工的監(jiān)督，對(duì)于員工反映的采購問題，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，要積極配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。成本控制：采購部要通過優(yōu)化采購流程、合理選擇供應(yīng)商、批量采購等方式，降低采購成本。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)采購成本的分析和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本變動(dòng)情況，采取有效措施進(jìn)行控制。五、倉庫管理制度1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫選址：倉庫選址要綜合考慮交通便利、安全可靠、環(huán)境適宜等因素，確保倉庫的正常運(yùn)營。倉庫分區(qū)：倉庫要根據(jù)物資的類別、用途、存儲(chǔ)條件等進(jìn)行分區(qū)，如原材料區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、維修備件區(qū)等。各分區(qū)要設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資的存放和查找。貨架擺放：倉庫內(nèi)要合理擺放貨架，貨架的排列要整齊有序，便于物資的存儲(chǔ)和搬運(yùn)。貨架上要標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、貨位號(hào)等信息，確保物資存放的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.物資入庫管理入庫通知：采購部在物資采購合同簽訂后，要及時(shí)通知倉庫做好入庫準(zhǔn)備。倉庫管理人員要根據(jù)采購合同和送貨清單，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息。物資驗(yàn)收：物資到貨后，倉庫管理人員要按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量證明文件等。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，要及時(shí)與采購部和供應(yīng)商溝通解決。入庫登記：物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員要及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫單，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商等信息。物資入庫單要一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部。3.物資存儲(chǔ)管理分類存放：物資要按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，不同類別的物資要分開存放，避免混淆。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。標(biāo)識(shí)管理：物資存放區(qū)域要設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、貨位號(hào)等信息。標(biāo)識(shí)牌要清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，便于物資的查找和管理。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員要定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期一般為每月一次，盤點(diǎn)時(shí)要詳細(xì)記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，要及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。4.物資出庫管理出庫申請(qǐng)：各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，要填寫物資出庫申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交倉庫。倉庫管理人員要根據(jù)物資出庫申請(qǐng)表，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。物資發(fā)放：倉庫管理人員要按照物資出庫申請(qǐng)表的要求，及時(shí)發(fā)放物資。發(fā)放時(shí)要認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資準(zhǔn)確無誤。物資發(fā)放后，要在物資出庫單上簽字確認(rèn)，并更新庫存臺(tái)賬。出庫登記：物資出庫后，倉庫管理人員要及時(shí)辦理出庫手續(xù)，填寫物資出庫單，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出庫時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息。物資出庫單要一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部。5.倉庫安全管理安全制度：倉庫要建立健全安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高倉庫管理人員的安全意識(shí)。安全設(shè)施：倉庫要配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行。安全檢查：倉庫管理人員要定期對(duì)倉庫進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施、電器設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、物資存儲(chǔ)等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，要及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保倉庫的安全。六、車輛管理制度1.車輛調(diào)度管理用車申請(qǐng)：公司員工因工作需要用車時(shí)，要提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息。用車申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。車輛調(diào)度：行政部根據(jù)用車申請(qǐng)表的內(nèi)容，結(jié)合車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進(jìn)行車輛調(diào)度。車輛調(diào)度要遵循先急后緩、合理安排的原則，確保車輛的高效使用。派車通知：行政部在車輛調(diào)度確定后，要及時(shí)向駕駛員下達(dá)派車通知。駕駛員接到派車通知后，要做好出車準(zhǔn)備，按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)接送乘客。2.車輛使用管理駕駛員職責(zé)：駕駛員要嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。出車前要對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好；行車途中要注意觀察路況，確保行車安全；收車后要對(duì)車輛進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理車輛故障。乘車規(guī)定：乘車人員要遵守乘車規(guī)定，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔。乘車時(shí)要系好安全帶，不得在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等。如因乘車人員的原因造成車輛損壞或事故，乘車人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。車輛維修與保養(yǎng)：車輛維修與保養(yǎng)由行政部統(tǒng)一安排。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時(shí)，要及時(shí)向行政部報(bào)告。行政部根據(jù)車輛的實(shí)際情況，安排車輛到指定的維修廠進(jìn)行維修和保養(yǎng)。車輛維修和保養(yǎng)費(fèi)用要按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)銷。3.車輛費(fèi)用管理燃油費(fèi)：車輛燃油費(fèi)由行政部統(tǒng)一充值，駕駛員憑加油發(fā)票到行政部報(bào)銷。行政部要建立燃油費(fèi)臺(tái)賬，對(duì)車輛的燃油消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制燃油費(fèi)用。過路費(fèi)：車輛過路費(fèi)由駕駛員在出車時(shí)墊付，回公司后憑過路費(fèi)發(fā)票到行政部報(bào)銷。行政部要對(duì)過路費(fèi)進(jìn)行審核，確保過路費(fèi)的合理性和真實(shí)性。停車費(fèi)：車輛停車費(fèi)由駕駛員在出車時(shí)墊付，回公司后憑停車費(fèi)發(fā)票到行政部報(bào)銷。行政部要對(duì)停車費(fèi)進(jìn)行審核，確保停車費(fèi)的合理性和真實(shí)性。4.車輛安全管理安全教育：行政部要定期組織駕駛員進(jìn)行安全教育，提高駕駛員的安