物業(yè)公司印鑒管理制度一、總則1.目的為規(guī)范物業(yè)公司印鑒的管理，確保印鑒使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各下屬分公司、項(xiàng)目部涉及的各類印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。3.定義（1）印鑒：指物業(yè)公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中使用的，代表公司意志，具有法律效力的各類印章。（2）印鑒使用：指將印鑒加蓋在文件、合同、票據(jù)、報(bào)表等書(shū)面材料上的行為。（3）印鑒保管：指對(duì)印鑒進(jìn)行存放、維護(hù)和管理的工作。二、印鑒的種類及用途1.公司公章（1）用于以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告、決議等；（2）簽訂各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律效力的文件；（3）證明公司身份、資質(zhì)、資信等相關(guān)文件；（4）其他需要以公司名義加蓋公章的事項(xiàng)。2.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，具有法律效力。3.財(cái)務(wù)專用章（1）用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)；（2）在銀行預(yù)留印鑒，辦理各類銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。4.法定代表人章（1）與財(cái)務(wù)專用章配合使用，用于銀行票據(jù)背書(shū)、支票簽發(fā)等財(cái)務(wù)支付業(yè)務(wù)；（2）在特定文件、合同等上代表法定代表人簽字確認(rèn)。5.部門章（1）各職能部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的發(fā)布；（2）在授權(quán)范圍內(nèi)，代表部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，但不具有對(duì)外的法律效力。三、印鑒的刻制與啟用1.印鑒刻制（1）因工作需要刻制印鑒的，由使用部門填寫(xiě)《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（3）新刻制的印鑒必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定，確保印鑒的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合要求。2.印鑒啟用（1）新印鑒刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門領(lǐng)取，并填寫(xiě)《印鑒啟用登記表》。（2）使用部門領(lǐng)取印鑒后，應(yīng)在登記表上注明啟用日期、領(lǐng)用人等信息，并簽字確認(rèn)。（3）印鑒啟用前，應(yīng)在印鑒使用部門內(nèi)部進(jìn)行公示，明確印鑒的使用范圍、審批流程等相關(guān)規(guī)定，確保全體員工知曉。四、印鑒的保管1.保管原則（1）實(shí)行專人保管制度，確保印鑒安全。（2）嚴(yán)禁將印鑒委托他人代管或外借，特殊情況需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，防止印鑒丟失、損壞或被盜用。2.保管人員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)印鑒的日常保管工作，確保印鑒存放安全，如保險(xiǎn)柜存放等，并定期檢查印鑒的完整性。（2）嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程使用印鑒，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（3）記錄印鑒使用情況，包括使用日期、文件名稱、用印份數(shù)、申請(qǐng)人等信息，并定期將使用記錄報(bào)行政部門備案。（4）如發(fā)現(xiàn)印鑒丟失、損壞或被盜用等情況，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)告。3.保管地點(diǎn)（1）公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印鑒應(yīng)存放在公司指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并由專人負(fù)責(zé)保管。（2）部門章可根據(jù)工作需要，由各部門自行指定專人保管，但應(yīng)確保保管安全，并報(bào)行政部門備案。五、印鑒的使用1.使用流程（1）用印申請(qǐng)人填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱、用印份數(shù)、使用部門等信息，并簽字確認(rèn)。（2）將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。（3）申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。（4）對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、金額較大的合同等用印申請(qǐng)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（5）經(jīng)審批同意后，用印申請(qǐng)人將申請(qǐng)表交至印鑒保管人員處，保管人員根據(jù)審批意見(jiàn)，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印鑒，并在《印鑒使用登記表》上記錄相關(guān)信息。2.使用要求（1）用印必須在公司內(nèi)部進(jìn)行，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印鑒。（2）加蓋印鑒應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確，確保印鑒的完整性和可識(shí)別性。（3）用印文件應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。（4）涉及多頁(yè)的文件，應(yīng)逐頁(yè)加蓋騎縫章。六、印鑒的廢止與銷毀1.印鑒廢止（1）因公司名稱變更、部門撤銷、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致印鑒不再使用的，由行政部門及時(shí)通知相關(guān)部門，并填寫(xiě)《印鑒廢止申請(qǐng)表》。（2）申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門負(fù)責(zé)收回廢止印鑒，并進(jìn)行封存。2.印鑒銷毀（1）對(duì)于廢止的印鑒，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫(xiě)《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印鑒名稱、廢止原因、銷毀方式等信息。（2）申請(qǐng)表經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員，共同對(duì)廢止印鑒進(jìn)行銷毀。（3）銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。（4）銷毀后的印鑒應(yīng)妥善保存相關(guān)記錄，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督（1）行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印鑒的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印鑒管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（2）審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印鑒的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印鑒使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。2.違規(guī)處理（1）對(duì)于違反印鑒管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。（2）對(duì)未經(jīng)審批擅自使用印鑒的，責(zé)令立即停止違規(guī)行為，并對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育；造成公司損失的，依法追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（3）對(duì)