燃氣公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范燃氣公司采購管理工作，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資和服務(wù)的及時供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于燃氣公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等各類采購事項。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查，保障采購信息的真實性、準確性和完整性。公平競爭原則：通過公平競爭機制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠、服務(wù)優(yōu)良。效益優(yōu)先原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，注重采購成本控制，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，嚴格履行采購合同約定，維護公司良好形象。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構(gòu)。采購管理委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責人等組成，負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰(zhàn)略、采購預(yù)算、采購政策、供應(yīng)商選擇等。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構(gòu)。采購部門負責具體采購業(yè)務(wù)的組織實施，包括采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購談判、合同簽訂與執(zhí)行、采購驗收等工作。采購部門應(yīng)根據(jù)公司采購需求，合理安排采購人員，明確各崗位職責，確保采購工作順利進行。3.其他相關(guān)部門職責需求部門：負責提出采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、服務(wù)標準等，并對采購需求的合理性和準確性負責。需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)信息，參與采購談判、驗收等環(huán)節(jié)。財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用，確保采購資金的安全和合理使用。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購成本進行分析和核算，為采購決策提供財務(wù)支持。質(zhì)量部門：負責對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保采購物資和服務(wù)符合公司質(zhì)量要求。質(zhì)量部門應(yīng)參與采購合同質(zhì)量條款的制定和審核，在采購驗收環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，對不合格品提出處理意見。法務(wù)部門：負責對采購合同進行法律審核，確保采購合同的合法性、合規(guī)性和有效性。法務(wù)部門應(yīng)參與采購談判，提供法律意見和建議，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購計劃管理1.采購計劃的編制年度采購計劃：采購部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、固定資產(chǎn)投資計劃、維修改造計劃等，結(jié)合庫存狀況，編制下一年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并報采購管理委員會審議批準。月度采購計劃：采購部門應(yīng)于每月底前，根據(jù)年度采購計劃和當月生產(chǎn)經(jīng)營實際需求，編制下月度采購計劃。月度采購計劃應(yīng)在年度采購計劃框架內(nèi)，對采購物資和服務(wù)的具體需求進行細化和調(diào)整，確保采購工作的及時性和準確性。月度采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后執(zhí)行。臨時采購計劃：因生產(chǎn)經(jīng)營急需或其他特殊原因，無法納入年度或月度采購計劃的采購需求，由需求部門填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物資或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、緊急程度等內(nèi)容，經(jīng)需求部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，交采購部門辦理臨時采購。采購部門應(yīng)根據(jù)臨時采購申請表及時安排采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。2.采購計劃的調(diào)整采購計劃一經(jīng)批準，應(yīng)嚴格執(zhí)行。如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)填寫采購計劃調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)需求部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，交采購部門進行調(diào)整。采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并將調(diào)整情況通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和分析，篩選出符合公司采購要求的潛在供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：采購部門應(yīng)對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、技術(shù)水平、管理水平、售后服務(wù)、價格水平等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、樣品檢驗、業(yè)績評價等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。供應(yīng)商確定：采購部門將合格供應(yīng)商名單提交采購管理委員會審議批準后，確定為公司正式供應(yīng)商。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商考核考核指標：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標體系，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行考核?？己酥笜藨?yīng)具體、量化、可操作，能夠客觀反映供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)。考核周期：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要對供應(yīng)商當月的供貨質(zhì)量、交貨期等方面進行評價；季度考核在月度考核的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商一個季度的綜合表現(xiàn)進行評估；年度考核則對供應(yīng)商全年的表現(xiàn)進行全面評價。考核方式：采購部門可通過數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、用戶反饋等方式對供應(yīng)商進行考核。考核結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商針對存在的問題進行整改。對考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取警告、暫停合作、終止合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟?，以提高供?yīng)商的積極性和合作意愿。激勵方式可包括價格優(yōu)惠、增加訂單量、延長付款期、頒發(fā)榮譽證書等。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商座談會，及時了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中存在的問題，實現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間、用途等內(nèi)容，并經(jīng)需求部門負責人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請的合理性、必要性進行審核。對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)提交采購管理委員會審議批準。采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門方可開展采購活動。3.采購實施采購方式選擇：采購部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、市場供應(yīng)情況、采購金額等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。發(fā)布采購信息：采購部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、外部采購平臺、報刊雜志等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動。采購信息應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、供應(yīng)商資格要求、采購文件獲取方式、投標截止時間、開標時間等內(nèi)容，確保潛在供應(yīng)商能夠及時了解采購信息。供應(yīng)商響應(yīng)：潛在供應(yīng)商在收到采購信息后，應(yīng)按照采購文件的要求，編制響應(yīng)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交給采購部門。響應(yīng)文件應(yīng)包括報價文件、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容，確保響應(yīng)文件的真實性和完整性。采購評審：采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審，評審內(nèi)容包括報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，選擇符合采購要求的供應(yīng)商，并確定成交供應(yīng)商。對于招標采購項目，采購部門應(yīng)組建評標委員會，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應(yīng)商。采購合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購合同的合法性、合規(guī)性和有效性。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門。4.采購驗收驗收準備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購物資或服務(wù)的技術(shù)要求和驗收標準，準備驗收所需的工具和場地。質(zhì)量部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收程序、驗收方法、驗收標準等內(nèi)容。到貨驗收：采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行檢查和測試，確保采購物資或服務(wù)符合采購合同要求。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，驗收人員應(yīng)及時記錄，并要求供應(yīng)商限期整改。驗收報告：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、采購物資或服務(wù)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，交采購部門存檔。對于驗收合格的采購物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的采購物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)按照采購合同約定，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨、降價等措施，直至達到驗收要求。5.采購付款付款申請：采購部門在采購物資或服務(wù)驗收合格后，根據(jù)采購合同約定，填寫付款申請表，詳細說明采購項目名稱、采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。付款申請表經(jīng)采購部門負責人審核簽字后提交財務(wù)部門。付款審批：財務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。對于金額較小的付款申請，由財務(wù)部門負責人審批；對于金額較大的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。付款申請經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。付款執(zhí)行：財務(wù)部門按照審批通過的付款申請表，及時安排資金支付給供應(yīng)商。付款方式可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行等多種形式。財務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時將付款憑證交采購部門存檔，并更新應(yīng)付賬款臺賬。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。通過風險識別與評估，確定風險的可能性和影響程度，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風險應(yīng)對措施市場風險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況，合理安排采購計劃，適當儲備物資，與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，以降低市場風險對采購成本和供應(yīng)的影響。供應(yīng)商風險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風險。同時，建立供應(yīng)商備份機制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保采購供應(yīng)的連續(xù)性。質(zhì)量風險應(yīng)對：嚴格采購物資和服務(wù)的質(zhì)量控制，加強對供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，在采購驗收環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，對不合格品及時處理，確保采購物資和服務(wù)符合公司質(zhì)量要求。合同風險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴格合同簽訂流程，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛，降低合同風險。法律風險應(yīng)對：加強采購人員的法律意識培訓，提高法律素養(yǎng)。在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，應(yīng)及時咨詢法務(wù)部門，進行法律審核，防范法律風險。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應(yīng)