測量檔案存檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司測量檔案的管理，確保測量檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與測量工作相關的檔案資料的存檔管理，包括但不限于測量原始記錄、測量報告、測量儀器設備資料、測量技術方案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司的測量檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則測量檔案應如實反映測量工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則保證測量檔案資料的齊全、完整，涵蓋測量工作的各個環(huán)節(jié)和方面。4.保密性原則對于涉及公司機密或敏感信息的測量檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善測量檔案存檔管理制度，并組織實施。2.接收、整理、分類、編號、裝訂測量檔案，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立測量檔案目錄數據庫，便于查詢和檢索。4.負責測量檔案的存儲、保管，確保檔案的安全和完好。5.按照規(guī)定的期限和程序，對測量檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.為公司各部門提供測量檔案的查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。（二）測量部門職責1.負責本部門測量檔案資料的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的真實、完整。2.在測量工作完成后，及時將檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好測量檔案的管理工作，提供必要的協助和支持。（三）其他部門職責1.在工作中涉及到測量檔案資料的，應妥善保管并及時移交檔案管理部門。2.按照規(guī)定的程序和要求，申請查閱、借閱測量檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.測量原始記錄：包括測量數據的記錄表格、現場草圖、觀測手簿等。2.測量報告：各類測量項目的成果報告，如地形測量報告、工程測量報告等。3.測量儀器設備資料：儀器設備的購置合同、說明書、校準證書、維修記錄等。4.測量技術方案：測量項目的技術設計書、實施方案、變更記錄等。5.與測量工作相關的其他資料，如項目委托書、驗收報告等。（二）收集要求1.測量人員應在測量工作完成后及時整理相關資料，確保資料的準確性和完整性。2.資料應使用耐久性強的書寫材料書寫或打印，字跡清晰、工整。3.對于電子文檔，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.按照測量項目或時間順序對檔案資料進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進行裝訂。4.在檔案資料首頁附上目錄清單，注明資料名稱、編號、日期等信息。四、檔案分類與編號（一）分類標準1.按照測量工作的類型，分為地形測量檔案、工程測量檔案、變形監(jiān)測檔案等。2.根據測量項目的性質和用途，進一步細分具體類別，如建筑工程測量檔案、道路橋梁測量檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+項目類別代碼+順序號”的格式。2.年份用四位數字表示，如“2023”。3.項目類別代碼根據分類標準設定，例如地形測量檔案代碼為“DT”，工程測量檔案代碼為“GC”等。4.順序號為該類別檔案的流水號，從“001”開始依次編排。5.示例：2023年的一份建筑工程測量檔案編號為“2023GC005”。五、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門等。（二）存儲方式1.采用密集架或檔案柜進行檔案存儲，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應分別存儲在不同的介質和地點。（三）保管期限1.測量檔案的保管期限根據其重要性和使用價值分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括具有重要歷史價值、涉及公司核心機密或對公司發(fā)展有重大影響的測量檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要是公司一般性測量項目的檔案資料。4.短期保管的檔案保管期限為10年，如一些臨時性測量工作的檔案。（四）保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案的保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、存儲環(huán)境、設備設施等。2.發(fā)現問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱測量檔案的，應填寫《測量檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應在接到申請表后及時提供檔案查閱服務，并安排專人負責監(jiān)督查閱過程，確保檔案資料的安全。3.查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱測量檔案的，除填寫《測量檔案查閱申請表》外，還應經檔案管理部門負責人簽字批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案內容。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現問題應及時追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的測量檔案進行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、測量部門專業(yè)人員等組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要性、使用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫《測量檔案銷毀申請表》。（二）銷毀程序1.《測量檔案銷毀申請表》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《測量檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊存檔。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應建立測量檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息、目錄、全文等錄入系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化存儲和管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能，提高檔案管理的工作效率和服務水平。（二）數據維護與安全1.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數據進行備份，確保數據